DossierTravel manager : un acteur clé en pleine mutation

3 - {Témoignage} La technologie au service du Travel Manager

Nathalie Heitzmann revient sur son métier de Travel Manager au sein du groupe pharmaceutique Ipsen. Pour elle, "l'évolution technologique permet de faciliter la vie du voyageur".

Quelle est votre formation initiale et pourquoi vous être orientée vers le métier de Travel Manager?
Nathalie Heitzmann. J'ai une formation de contrôleur de gestion. Au début de ma carrière, j'ai exercé ce métier et me suis formée à la consolidation comptable groupe sur laquelle j'ai travaillé plusieurs années avant de revenir au contrôle de gestion.
Après de nombreuses années au sein de la direction financière, j'ai choisi de m'orienter vers les achats à l'occasion de la création de la direction des achats groupe. L'analyse des dépenses a révélé que le poste "Voyages" représentait des montants significatifs qu'il a fallu comprendre et maîtriser. Ce fut un nouveau challenge pour moi.

Quelles évolutions avez-vous pu constater dans votre rôle de Travel Manager ?
L'évolution principale est bien entendu l'évolution technologique qu'il faut suivre, comprendre et adapter à nos outils existants et constamment se poser la question "peut-on encore intégrer un nouvel outil à la solution actuelle ou bien faut-il tout reconstruire en remettant toute la solution à plat ?" L'évolution technologique permet aussi de faciliter la vie du voyageur avec des applications mobiles lui donnant accès à l'information sur son voyage et lui simplifiant les démarches de réservations et d'enregistrement. Sans parler de tous les outils proposés par les compagnies aériennes et les aéroports : enregistrement en ligne, passage en douane facilité, réservation de parking, suivi des vols, etc. Une attention de plus en plus marquée a été portée à la sécurité des voyageurs au cours des dernières années, ce qui implique encore et toujours des évolutions technologiques à supporter et à mettre en place. Par ailleurs, le besoin croissant de visibilité sur les dépenses nous conduit aujourd'hui à trouver des solutions qui pourraient donner le coût par voyageur en englobant toutes les dépenses (air, train, hôtel, location de voiture, notes de frais, téléphone mobile, voiture de fonction, ...) ce qui élargit naturellement le domaine d'actions du Travel Manager qui devient Mobility Manager.

Quels outils et process avez-vous mis en place pour améliorer la gestion des déplacements depuis le début de votre carrière de Travel Manager ?
La première action fut la mise en place d'une politique de voyages au niveau du groupe. Ce qui a permis de communiquer sur les dépenses de voyages et déplacements en éveillant les consciences sur le sujet, de démarrer un travail de changement de comportement des voyageurs. Ensuite le travail de changement de comportement des voyageurs et des personnes en charge des réservations a été fait au travers de réunions d'information / formations sur des sujets spécifiques, des communications annuelles systématiques de la politique voyages, des communications périodiques sur le niveau des dépenses et la conformité à la politique de voyages, de l'affichage des bonnes pratiques, des enquêtes régulières sur la satisfaction des utilisateurs sur les outils proposés. Tout ceci nécessite un investissement en temps afin de suivre et comprendre les évolutions du marché.

Quels ont été vos différents domaines d'intervention au poste de Travel Manager ?
Aujourd'hui, l'évolution vers une fonction de mobility management incluant le MICE est assez naturelle même si toutes les entreprises n'ont pas encore la maturité pour évoluer vers une fonction globale.