Travel - Bien connaître son niveau d'assurance

"Les assurances appliquées aux déplacement professionnels doivent rentrer dans le scope du travel manager. C'est encore plus vrai dans le cadre d'une évolution naturelle vers le "mobility management", prône l'AFTM. Mieux vaut alors connaître le niveau de couverture de ses déplacement professionnels.... Mais "le sujet est complexe", a souligné Julien Chambert, président de CBT conseil, lors d'un Café des connaissances organisé fin mai par l'AFTM. "Parce qu'il y a plusieurs assurances, plusieurs problématiques, des contrats et des interlocuteurs très différents. Cette responsabilité est éclatée entre plusieurs fonctions, pour quatre niveaux de risques différents."

En plus de, ou justement à cause de cette méconnaissance et, de fait, d'un manque de communication de l'entreprise à ce sujet, les voyageurs ne connaissent pas bien le niveau d'assurance de leur entreprise et peuvent être amenés à prendre des garanties qui vont faire doublons avec celles déjà prévues par l'entreprise. "Sur un parcours voyageur, un collaborateur est, en moyenne, sollicité six fois pour souscrire des assurances complémentaires", a commenté Julien Chambert.

Ce manque d'information a été bien illustré dans une enquête sur les "Assurances et déplacements professionnels", réalisé par l'AFTM en novembre 2015 (et qui a donné lieu à un guide, consultable en ligne sur le site de l'AFTM), qui indiquaient que "pratiquement toutes les entreprises pensent être correctement assurées mais près de la moitié n'ont rien documenté sur le sujet". C'est d'ailleurs un vrai paradoxe, soulignait l'AFTM. Car, si 89 % des sondés déclaraient estimer que leurs voyageurs en déplacement sont assurés plus que correctement, ils indiquaient à 41.05% que la politique assurance n'est pas inscrite dans leur PVE.

L'étude faisaient également apparaître que si 89% des sondés pensent être plus que correctement assurés, 44%... pensent que leurs dirigeants ne sont pas sensibles aux obligations légales. En, outre, 26 % des sondés avaient indiqué qu'aucune information relative aux assurances n'est disponible au sein de leur structure.

Il faut donc, non seulement faire un bon état des lieux de son niveau de couverture afin de s'assurer qu'il correspond aux besoins de l'entreprise et des ses voyageurs, mais aussi le communiquer, afin de faire des économies.

Lire la suite en page 2 : la check-list pour auditer ses assurances

Dans le cadre d'un audit de ses assurances, Julien Chambert a préconisé la check-list suivante:

- Recensement des contrats existants et des responsables au sein de l'entreprise;

- analyse des destinations fréquentes

- analyse des voyageurs fréquents et occasionnels

- recensement des moyens de paiement et préconisations

- documentation de la politique d'assurance et communication aux salariés

- création d'une grille de choix (en fonction des moyens de paiement et des contrats - quand souscrire une assurance et pour quelles prestations?)

- Encourager l'information et la connaissance des voyageurs

Sachant qu'il n'y a pas d'intérêt à souscrire trop d'assurances puisque "les assurance ne se cumulent pas: il y a un un plafond pour chaque partie du millefeuille et que chacun prend sa part."

Bien s'informer sur les exclusions

Julien Chambert attire l'attention de l'organisation sur divers points de vigilance qu'il convient de ne pas négliger au niveau des garanties qui, souvent, se révèlent inadaptées à l'activité de l'entreprise:

- Vérifier les exclusions générales aux contrats (grèves, attentats, catastrophes naturelles,...)

- Vérifier les exclusions : sur la durée, sur les destinations, liées au comportement des voyageurs

- vérifier la hauteur des garanties proposées ("il faut savoir quels risques on prend, encore plus avec les nouveaux acteurs")

- vérifier que les garanties s'appliquent aussi en dehors des heures de travail

- vérifier les franchises applicables en cas de sinistre

- vérifier les montants maximums de dédommagement (sur un sinistre et annuellement)

En ce qui concerne les assurances liées aux moyens de paiement, Aude Jean, sales and account manager de AirPlus, a rappelé que "l'assurance s'applique uniquement si le voyage a été réglé par carte". Autre point de vigilance : "L'assurance varie selon qu'il s'agisse d'une carte affaires (l'assurance est liée uniquement à la personne porteuse de la carte) ou d'une carte logée (la garantie s'applique automatiquement pour chaque voyageur, collaborateur ou invité)".

Ne pas faire l'impasse sur l'assistance/prévention

Mais l'assurance ne fait pas tout, puisque l'entreprise a une obligation en termes de prévention des risques : "La politique voyage doit comprendre une partie prévention des risques; un volet santé/ sécurité", a souligné Julien Chambert. C'est ici qu'intervient le volet assistance. Un pan bien distinct de l'assurance, comme l'a souligné Didier Remy, directeur des partenariats Europe du sud de International SOS: "l'assurance est le moyen de fournir un dédommagement en fonction du problème survenu, alors que l'assistance est une prestation de service qui donne un supplément matériel et logistique au voyage. L'assistance comprend aussi des actions de prévention et de conseil." La prévention, qui permet de prévenir les risques et notamment de diminuer la sinistralité: "les études que nous avons menées avec des assureurs, montrent que les actions de prévention permettent de diviser par deux la sinistralité", a commenté Didier Remy. Prévoir et prévenir les situations délicates permet aussi de mieux gérer les crises lorsqu'elles surviennent.