Programme MICE : pour booster l'adhésion en interne, suivez l'exemple Estée Lauder

Chez Estée Lauder Compagnies Europe, "Nous souhaitions canaliser les demandes de meetings gérées ça et là en interne par les assistantes de chaque service, et ce, pour rationaliser les processus et avoir plus de visibilité sur une telle famille d'achats", explique Corinne Melka, director travel & meetings EMEA au sein du spécialiste des cosmétiques. C'est pourquoi, il y a deux ans, la société a mis en oeuvre un programme d'optimisation des dépenses meetings & events. Le point d'orgue de cette politique de meeting management : le recours à l'outil Cvent, permettant de structurer et centraliser l'émission de chaque besoin. "Plus encore, l'outil favorise le lancement d'appels d'offres de façon homogène et simultanée auprès des prestataires événementiels et hôteliers", précise l'intéressée.

A l'image d'Estée Lauder, de plus en plus de grands comptes emploient les grands moyens pour rationaliser leurs dépenses MICE (Meeting, Event, Congress, Exhibition). En première ligne dans

un tel chantier : les acheteurs travel "souvent en charge de l'optimisation des 'petits' événements, notamment internes, échappant aux directions marketing, qui elles, se concentrent sur les grosses opérations stratégiques déjà structurées", développe Agnès Benveniste, directrice générale adjointe meetings de CWT Meetings & Events France. [photo ci-contre]

Bâtir un programme MICE efficace

"D'une manière générale, le MICE représente pour les acheteurs travel, une nouvelle famille d'achats".

Mais comment optimiser de telles manifestations atomisées dans toute l'entreprise, ralliant parfois quelques dizaines de participants seulement ? "C'est bien là tout l'enjeu car ces opérations peuvent représenter un coût non négligeable, rappelle Agnès Benveniste , en rappelant que "l'univers du MICE reste inconnu des travel managers " Sauf dans des secteurs plus matures tels que l'industrie pharmaceutique.

"D'une manière générale, le MICE représente pour les acheteurs travel, une nouvelle famille d'achats intégrée dans leur scope depuis quelques années. D'où la nécessité, pour ces derniers, d'agir avec pragmatisme face à ce nouveau défi". Et ce, pour construire un programme MICE propre à canaliser des dépenses éclatées, gérées par une multitude d'assistantes. C'est dire la difficulté de consolider de tels coûts. "Cela suppose un travail conséquent en terme de collecte de bons de commandes, factures, etc., afin d'avoir une vue globale sur qui achète quoi en interne : les assistantes impliquées, les volumes consommés par service, etc.", indique Christine Estrabeau, directrice France au sein de l'agence événementielle Banks Sadler.

Un travail préalable essentiel pour bâtir un programme MICE ad hoc, et favoriser son adoption en interne. Car si le recours à une agence spécialisée est essentiel pour implémenter ces règles de gestion des meetings, il est loin d'être suffisant. "Et pour cause : en externalisant l'organisation de tels événements, le risque est de 'déposséder' les assistantes alors en charge de planifier ces missions. D'où la nécessité d'anticiper la phase de conduite au changement, une étape clé de réussite d'un tel projet", indique Christine Estrabeau.