Programme MICE : pour booster l'adhésion en interne, suivez l'exemple Estée Lauder

Susciter l'adhésion des assistantes

D'autant que les assistantes, nombreuses à apprécier de jouer les organisatrices d'événements, voient parfois l'arrivée de nouvelles contraintes - référencements achats, accords négociés, etc.-, comme une ingérence dans leur travail. "Il est donc primordial de susciter leur adhésion en les impliquant dans les projets de rationalisation et en définissant en amont des règles de fonctionnement bien établies", poursuit Agnès Benveniste. Si cette conduite du changement n'est pas prise en compte, la capture de la totalité des dépenses MICE s'avère alors difficile, avec un risque que le tracking ne porte que sur une partie des coûts .

"Dès le départ, il est donc primordial de sensibiliser les assistantes à l'enjeu d'une telle démarche : optimiser les coûts en favorisant le respect des accords négociés par l'agence dans le cadre d'un 'preferred hotels programm' mis en place par celle-ci. Et ce, tout en faisant valoir aux assistantes les gains qu'elles en retireront: leur dégager plus de temps pour gérer d'autres tâches à valeur ajoutée", conseille Agnès Benveniste. Le rôle des agences dans ce type de stratégie s'avère alors crucial : bien comprendre la culture d'entreprise et les habitudes afin de proposer une organisation ad hoc, permettant aux assistantes de continuer à plancher sur les événements mais différemment, avec un accompagnement plus ou moins important. Un moyen d'instaurer une relation partenariale favorisant l'acceptation mutuelle. "Leur intervention peut continuer à être la même mais avec des règles gravées dans le marbre : obligation de passer commande auprès de l'agence afin de permettre un meilleur tracking des dépenses et un reporting des datas, réalisé par l'agence", développe Agnès Benveniste.

Relation gagnant gagnant

C'est l'option retenue par Estée Lauder : "Nous avons décidé d'oeuvrer en partenariat avec les clients internes pour favoriser une relation gagnant-gagnant. Ainsi, ces derniers gardent la main sur l'organisation de leurs évènements, en émettant leurs besoins dans le cadre d'un process désormais 100 % structuré. De notre côté, nous centralisons les flux, en appui avec l'agence, tout en pilotant les volets sourcing, contractualisation...", indique Corinne Melka. Une intervention large des achats passant au crible tous les leviers d'optimisation propres à une telle famille. "Comme veiller à négocier les conditions d'annulation particulières des événements ou encore favoriser certaines synergies entre les programmes MICE et travel ", conclut Corinne Melka, en rappelant toutefois "la nécessité de limiter une telle convergence aux domaines qui s'y prêtent, tant il s'agit de deux métiers différents".