Gestion des notes de frais : la version papier s'efface petit à petit

Le sujet produit un sourire entendu chez Flucticiel, intégrateur de solutions de gestions de frais de déplacement développées par Notys : "C'est un problème hautement "politique" dans les entreprises", explique le directeur commercial, Ralph Robail. Et une source d'économies importante.

Selon une étude réalisée en 2005 par Cegos, les notes de frais représentaient près de 1,3 % du chiffre d'affaires de toutes les sociétés en France. Le coût unitaire de traitement par salarié oscille entre 20 et 60 euros par mois. "Il s'agit du troisième poste de dépenses après les impôts et les salaires", commente Yan Mortreux, directeur général gestion des frais France chez Edenred.

Du côté d'American Express, on évalue le total dépensé à 25 milliards d'euros en France en 2012 pour les seuls frais de déplacements et d'hôtellerie. À ce total, il convient également d'ajouter diverses consommations télécoms, de connexions internet, etc. Mises bout à bout, ces factures finissent par peser sur des sociétés contraintes par une conjoncture peu porteuse. Le temps des remboursements "à l'aveuglette" ou sur simple remise de factures, sans vérification, décline doucement, mais sûrement. "Les entreprises ont tout intérêt à maîtriser les coûts liés aux déplacements professionnels. Elles peuvent ainsi faire des économies sur les coûts directs mais aussi réaliser des gains en termes de productivité. Il s'agit aussi des dépenses les plus faciles à couper, avec celles de la communication", glisse Yan Mortreux.

Outre une réduction du confort des voyages, de leur fréquence, ou même de leur arrêt total, les états-majors dotent toutes leurs équipes nomades, commerciales ou pas, de cartes de paiements et équipent leurs directions achats ou services généraux de solutions permettant un suivi en temps réel et l'établissement de tableaux de bord. Concur - repris le mois dernier par SAP -, American Express et bien d'autres géants des services aux entreprises ou de la high-tech, prospectent ce marché estimé à plus de 30 milliards d'euros dans l'Hexagone. Avec des propositions plus fines. Désormais, les dépenses se contrôlent a priori.