Gestion des notes de frais : la version papier s'efface petit à petit

Des notes de frais, souvent gonflées

La crise n'explique pas, à elle seule, le succès de ces solutions qui ont aussi vocation à diminuer la fraude. Selon un sondage d'American Express, plus de 70 % des salariés interrogés ont avoué avoir "gonflé" leurs notes de frais. ICertains présentent deux fois la même facturette de carte bancaire... glissée au milieu d'autres justificatifs, à un mois d'intervalle, pour se faire rembourser deux fois la même dépense. Ralph Robail, de Flucticiel, chiffre les économies réalisables à 20 % des montants réglés, au moins. À condition de mener toutefois au préalable un patient travail de persuasion de toutes les parties concernées par la mise en place de ces programmes.

Les cartes corporate offrent un réel gain de temps puisque les dépenses des collaborateurs sont immédiatement débitées et transmises au siège. Plus besoin pour eux de remplir des papiers. D'où l'implication très forte des directions générales dans les processus de décision, de négociation et d'implémentation de ces programmes. Ou pas. ­Car, comme le souligne Ralph Robail, "l'autonomie laissée aux salariés nomades ou en déplacement ­contribue à maintenir la paix sociale dans beaucoup d'entreprises".

Chez American Express, comme chez d'autres fournisseurs de cartes de paiements ou d'interface de traitement de ces dépenses, on évoque également les craintes liées à la suppression de postes dans les services achats ou comptabilité. L'argument purement factuel de la "baisse des erreurs de saisie" et de leurs conséquences financières n'emporte finalement pas toujours l'adhésion des décideurs.