Problème de couple acheteur/fournisseur : Comment réussir son divorce

Les relations du couple acheteur/fournisseur sont complexes. Elles peuvent devenir compliquées. Avec le temps, il peut arriver que les objectifs divergent, que la confiance s'érode et que l'on ne puisse plus rien attendre de l'autre. Quand le couple acheteur/fournisseur vacille, il est parfois nécessaire d'y mettre un terme.

Si la fidélité a du bon, elle n'est pas toujours récompensée. Nous allons vous aider à vous poser les bonnes questions pour bien se séparer.

1) Une décision à réfléchir

Agir de manière impulsive peut se révéler contre-productif et risqué. Le fournisseur pourrait finir par vous manquer ! Prenez le temps, vous n'êtes pas pressés...

Quand la relation est pérenne, on se pardonne facilement les petits écarts : une livraison incomplète, un paiement décalé, etc. Une fois que la décision de se séparer est prise, on devient plus exigeant ; tout peut devenir une source de conflits. Il faudra donc être irréprochable pour éviter l'escalade et les procédures juridiques longues et coûteuses, aux issues incertaines.

Il est dans l'intérêt de tous d'être ouverts aux compromis pour faciliter cette décision lourde de conséquences. L'écoute et l'ouverture ne sont pas un signe de faiblesse mais d'intelligence. On arrive souvent à résoudre un conflit en se parlant ouvertement.

L'acheteur devra faire attention à ce qui lui appartient, ou pas : la propriété intellectuelle. Certains outils/processus/brevets, etc. ne vous appartiennent finalement peut-être pas ! On s'en rend définitivement compte quand le partenaire a récupéré ses affaires et quitté les lieux.

Enfin, arrêter une relation peut conduire à la disparition du partenaire et engager la responsabilité du client. Les tribunaux pourraient être saisis. Il n'est pas rare de se rendre compte de l'état de dépendance économique au moment où l'on décide de se séparer.

2) La décision est prise : attention à la durée de préavis

Le risque de rupture abusive des relations commerciales établies est fréquent dans les entreprises.

Les principaux critères retenus par les tribunaux sont la continuité ou la croyance légitime dans la continuité des relations.

La rupture des relations commerciales n'est pas une faute ; seule la brutalité de la rupture est punissable. L'acheteur doit tenir compte de la durée de la relation commerciale et respecter une durée minimale de préavis, basée sur les usages ou accords interprofessionnels.

Si la relation commerciale est établie, le préavis est environ d'un mois par année de relation mais il est très variable. Il considère la dépendance du fournisseur, le volume d'affaires, la durée de la relation etc. Face à ces incertitudes sur la durée du préavis qui ont longtemps alimenté les contentieux et laissé les acteurs, même de bonne foi, dans le flou, le législateur est intervenu en précisant qu'en cas de litige entre les parties sur la durée du préavis, la responsabilité de l'auteur de la rupture ne peut être engagée du chef d'une durée insuffisante dès lors qu'il a respecté un préavis de 18 mois.

En cas de préavis insuffisant, le fournisseur sera en droit de demander des indemnités basées sur la perte de marge brute sur coûts variables, un préjudice moral ou d'image etc. De son côté, l'acheteur doit rester vigilant et s'assurer ponctuellement qu'il ne représente pas un pourcentage de chiffre d'affaires significatif auprès de son fournisseur pour pallier toute situation de dépendance économique préjudiciable en cas de rupture des relations avec son fournisseur.

A noter, la remise en concurrence systématique des fournisseurs par le biais d'appel d'offres peut caractériser l'absence de relations commerciales établies. Les relations précaires protègent l'acheteur : la fidélité peut se retourner contre lui.

En fonction de pourquoi l'acheteur souhaite mettre un terme à la relation, la durée du préavis n'est peut-être pas l'élément déterminant. Si le partenaire n'exécute pas ses obligations contractuelles, le client pourra invoquer la résolution du contrat pour faute. Il faudra caractériser la ou les fautes, donner un temps raisonnable au fournisseur pour y remédier avant de pouvoir légitiment dénoncer le contrat et ses obligations. Pour être enrichissante, une relation doit être vécue activement et pas subie. Les indicateurs et leur suivi permettent de piloter la relation, d'échanger et mettre en place les actions correctives qui s'imposent. Ces échanges pourront être utilisés en cas de litige : les paroles s'envolent, les écrits restent.

Si le prestataire souhaite augmenter ses prix, l'acheteur pourra "suggérer" au vendeur de demander une hausse de prix par écrit et de fixer une date butoir pour l'acceptation de sa nouvelle offre. La jurisprudence a déjà dédouané l'acheteur du préavis quand le vendeur est à l'origine de la dénonciation des accords commerciaux.

Il est à noter que l'ensemble des points ci-dessus peuvent être encadrés par le biais d'un contrat écrit définissant les droits et obligations de chacune des parties. Ce cadre contractuel permettra ainsi, tant à l'acheteur qu'au fournisseur, de connaître, dès le commencement de leur relation commerciale, les conditions d'exécution et de terminaison de celle-ci, fermant ainsi la porte à de nombreux contentieux potentiels, faute de règles du jeu établies. De même, rien n'interdit aux parties de contractualiser leur accord amiable sur les modalités de sortie, fermant, là encore, la porte à de potentiels contentieux judiciaires.

3) Qui aura la garde des salariés : la reprise du personnel

Dans le cas de certaines prestations de services, à l'instar des prestations de nettoyage et de gardiennage, la rupture des relations commerciales est accompagnée d'une reprise du personneld'origine légale ou liée à la convention collective applicable. Si celle-ci peut parfois être dénoncée par la jurisprudence, elle demeure un usage.

Le transfert du personnel n'est pas une obligation pour la société sortante qui peut décider de conserver ses salariés pour les redéployer chez d'autres clients.

4) "Le monde d'après" : comment éviter d'être déçu

Avoir un nouveau fournisseur peut être source de déconvenues. Ce qui était clair avec le fournisseur d'avant ne l'est plus forcément : spécifications obsolètes, absence d'historique etc.

Une fois la relation terminée, l'entreprise se retrouve souvent confrontée à ses propres faiblesses organisationnelles ou systémiques. Il s'agit d'une opportunité mais après la phase de découverte, les exigences augmenteront, tant d'un point de vue acheteur que fournisseur. Il ne sera peut-être pas opportun de changer trop souvent de prestataire. Les clients peuvent rapidement avoir une mauvaise réputation. Cette réputation sera préjudiciable quand il sera dans l'intérêt du client de s'engager sur le long terme sans avoir recours à une batterie d'avocats.

Pour conclure, chaque relation client/fournisseur est unique. Il n'est pas rare d'être en conflit avec le partenaire. Rompre les relations commerciales n'est pas toujours simple, surtout en l'absence de contrat écrit !

Pour être heureux en couple acheteur/fournisseur, ne soyez pas impulsifs. La rupture ne résout pas les problèmes organisationnels : elle peut au mieux les masquer temporairement. Il est toujours utile de se remettre en question, d'évoluer et de s'améliorer pour être sûr de ne pas connaître les mêmes problèmes avec le prochain partenaire.

Une fois que la décision est prise, il faudra garantir que la décision n'entrave pas la bonne marche de la société cliente. La réputation est de plus en plus importante pour les entreprises qui ont besoin d'attirer et de retenir les meilleurs.