[Avis d'expert] 10 fonctionnalités pour profiter des avantages d'un logiciel de gestion des contrats

Si vous envisagez un renouvellement de votre logiciel de gestion des contrats, voici la liste des 10 fonctionnalités incontournables à prendre en compte pour profiter pleinement des avantages d'un logiciel de gestion des contrats, selon Anand Veerkar, Chief Sales Officer, Icertis :

1. Le tableau de bord personnalisé

Un logiciel de gestion des contrats se doit d'être flexible et son tableau de bord ne doit pas être verrouillé par les administrateurs. Les besoins de chaque utilisateur peuvent varier au gré de l'évolution de l'entreprise et de ses objectifs. Selon son rôle, il peut se concentrer sur la rapidité des renouvellements ou sur l'application de certains termes des contrats. Recherchez un système de gestion des contrats qui fournit un tableau de bord personnalisé afin de répondre aux exigences uniques de chaque rôle que l'utilisateur pourra configurer sans l'aide d'un administrateur.

2. Recherches globales

Si votre plateforme actuelle ne vous permet pas d'effectuer des recherches globales sur les contrats associés, les documents liés, les commentaires, les notes et les historiques pour afficher des dépendances ou identifier des responsabilités potentielles, votre entreprise pourrait être menacée. Un logiciel de gestion des contrats efficace propose des fonctions de recherche polyvalentes qui capturent le texte intégral des documents, des métadonnées et toutes les informations associées, de sorte que rien de vital ne soit omis.

3. Application mobile native

Les smartphones sont légion au sein des activités commerciales, l'accès mobile aux processus contractuels est donc essentiel. Recherchez un système de gestion des contrats capable de créer, modifier, approuver ou rejeter des contrats à partir de tout appareil doté d'une application mobile native. Les notifications push concernant les tâches, les vues de tableau de bord, la recherche et l'approbation de contrats, les mises à jour de notes et d'autres actions liées aux contrats sur les dispositifs mobiles favorisent une utilisation plus large, une adoption plus rapide et une gestion des contrats plus efficace à tous les niveaux de l'entreprise.

4. Autorisations utilisateur

Si vous ne parvenez pas à gérer les autorisations utilisateur liées aux contrats sensibles, il est temps d'évoluer. Votre logiciel de gestion des contrats doit inclure un système complet de Contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) qui régit l'accès aux données contractuelles à un niveau granulaire en fonction des rôles utilisateur, des zones géographiques, des services et des autorisations d'accès, protégeant ainsi les données sensibles.

5. Configuration facile

Votre plateforme de gestion des contrats nécessite-t-elle un développement de code personnalisé chaque fois que vous souhaitez créer de nouveaux workflows, règles et champs ? Une solution efficace de gestion des contrats doit permettre aux super-utilisateurs de modifier et configurer aisément l'application en fonction d'un nouveau processus métier, évitant ainsi toute modification de code.

6. Suivi du portefeuille

Votre entreprise est-elle en mesure de superviser un portefeuille de contrats ayant des relations contractuelles interdépendantes avec une interface contextuelle flexible et intuitive ? Votre logiciel de gestion des contrats doit permettre à votre équipe de gérer les contrats-cadres de service, les relations parent-enfant et les hiérarchies contractuelles complexes pour donner une vue d'ensemble des contrats de toute l'entreprise.

7. Évaluation des risques

Recherchez une solution permettant aux utilisateurs de configurer des modèles qui assurent le suivi des risques dans différentes catégories, notamment financières, contractuelles, performances et tierces. Les utilisateurs devraient également être en mesure de consulter et exploiter des données internes et externes pour déterminer les scores de risque, en assurer une surveillance proactive et accroître la visibilité des intervenants.

8. Intégration en profondeur des applications classiques

L'un des principaux facteurs de perte de productivité dans une entreprise est le passage d'une application à l'autre. L'intégration avec des applications telles que Salesforce ou Microsoft Office 365 permet aux équipes de créer, afficher, approuver et collaborer sur des contrats au sein des applications utilisées quotidiennement. La possibilité d'accéder aux données contractuelles et d'effectuer des actions pendant l'application du choix de l'utilisateur garantit une adoption réussie.

9. Capacité de signature électronique

Les logiciels de gestion des contrats doivent permettre de numériser chaque étape du cycle de vie du contrat, y compris son exécution. Assurez une exécution rapide et sécurisée du contrat avec un système qui s'intègre facilement aux solutions de signature électronique telles que Adobe Sign,Docusign et d'autres plateformes de signature électronique.

10. Temps de déploiement acceptable

Les projets de transformation numérique sont souvent complexes et peuvent être ralentis par des délais de déploiement trop importants. Un logiciel de gestion des contrats rigide qui nécessite des ressources techniques de configuration et d'adaptation peut mettre en danger les projets en les prolongeant. Veillez à ce que votre solution soit hautement configurable et flexible afin de procéder au déploiement en quelques semaines, plutôt qu'en quelques mois.

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour être en mesure de déployer rapidement une solution de gestion des contrats à l'échelle de votre entreprise, facile à utiliser et intelligente.

Par Anand Veerkar, Chief Sales Officer, Icertis