[Avis d'expert] Pilotage fournisseurs : pourquoi et comment le faire ?

Dans le cadre d'une relation acheteur-fournisseur il est rare que tout se passe comme prévu et de nombreux aléas peuvent venir perturber la bonne réalisation des tâches confiées au fournisseur. L'exécution du contrat doit être suivie et analysée pour minimiser les risques et atteindre ses objectifs en termes de qualité, coûts et délais. En cela, le pilotage fournisseurs est un élément clé de la réussite de la relation, au même titre que le pilotage d'un projet.

Dans les faits, en quoi cela consiste-t-il ?

Le pilotage fournisseurs : qu'est-ce que c'est ?

On désigne par "pilotage fournisseurs", la gestion de la relation avec son fournisseur. Pour faire simple, il s'agit de mettre en place un suivi pour comparer le réalisé avec le prévisionnel, disposer d'indicateurs communs qui représenteront une base de discussions mais aussi de mettre en place des actions correctives lorsque l'écart est trop important.

Il ne s'agit pas là de défiance envers le fournisseur mais bien d'assurer une relation équitable et conforme à ce qui a été convenu.

Par le suivi mis en place, il est aisé de disposer de suffisamment d'informations pour évaluer le fournisseur et remonter les points bloquants afin de les corriger. On peut alors aisément mesurer la performance du fournisseur et établir (ou pas) une relation de confiance sur une base solide et tangible.

Le pilotage fournisseurs : comment le mettre en place ?

Idéalement, le pilotage fournisseurs doit être convenu avant l'exécution d'un contrat et ses modalités discutées avant sa signature. Cependant, lorsqu'il s'agit d'un ancien fournisseur (par exemple, un contrat à durée indéterminée), il est important d'en discuter et de convenir par avenant des différents points liés à la mise en place du pilotage à venir. Pour toute renégociation ou nouvelle négociation, voici les étapes clés de la mise en oeuvre du pilotage fournisseurs.

Définir les SLA attendus et les KPI du contrat

Il est important dès la réalisation du cahier des charges de se poser les bonnes questions. Quels sont les objectifs attendus du fournisseur ? Quels sont les points clés mesurables pour assurer la réussite des objectifs ?

Ces données permettent de définir les KPI ou indicateurs de performance. Suivant le secteur d'activité et les exigences attendues du fournisseur, ces indicateurs sont très différents d'un contrat à un autre. Dans le cas d'un fournisseur de marchandises, on peut, par exemple, mesurer un taux de service ou un délai de livraison ; pour un prestataire de services, on peut mesurer un nombre de passages ou d'heures effectuées. Il n'y a pas de restrictions au nombre d'indicateurs de performance à mettre en place tant que cela ne devient pas trop chronophage à mesurer et à analyser.

Suite à cela, il faut définir un seuil d'acceptabilité, c'est-à-dire le seuil en-deçà duquel le fournisseur ne répond plus aux exigences attendues. Le seuil doit être réaliste et prendre en compte les difficultés et aléas que peuvent rencontrer les fournisseurs, tout en garantissant un degré de satisfaction suffisant des objectifs. Ainsi un seuil à 100% ou 99% peut-être contesté par le fournisseur. C'est pourquoi ces seuils doivent être discutés et convenus d'un commun accord.