Pourquoi dématérialiser ses factures fournisseurs

Selon les acteurs interrogés, près de 30 % du temps utilisé par un service comptable est occupé à répondre aux demandes de statut de traitement des factures. S'y ajoute parfois un coût de traitement papier estimé entre 14 et 17 €, contre 11 € pour un circuit numérique automatisé. Il est pertinent, dans ce cas, de se demander si le passage à un projet de facture numérique n'est pas indispensable.

Aujourd'hui plébiscitée, la "démat'" a pourtant été longtemps perçue comme un processus obscur. Par dématérialisation, il faut comprendre le remplacement d'un système fondé sur des documents papier par une réalisation informatique et automatisée. Avec, à la clé, des gains rapidement mesurables.

Productivité, mobilité et agilité

À l'instar de nombreux projets informatiques, la dématérialisation est motivée en premier lieu par des gains de productivité. " En passant d'un traitement manuel à une automatisation / numérisation des factures entrantes, nos clients constatent des gains de productivité de 60 % en moyenne, avec un ROI mesurable au bout de 6 à 18 mois ", souligne François Lacas, directeur marketing opérationnel d'Itesoft. Par ailleurs, la fluidification et la sécurisation apportées sont appréciées : la daf est en mesure, à tout moment, de savoir à quel niveau de traitement se trouvent les documents, tout en connaissant l'identité de la personne qui les traite.

" La "démat'" apporte une dimension de contrôle interne grâce à la traçabilité, tout en éliminant le risque de fraude avec d'éventuelles fausses factures ", précise Christophe Rivayran, directeur business unit dématérialisation et processus de Dimo Gestion (intégrateur de solutions de dématérialisation de factures fournisseurs). Chez Pernod Ricard, le chantier de dématérialisation des factures s'est inscrit dans le cadre d'un projet global de changement d'ERP et d'outils de reporting. " Souffrant d'un processus manuel d'approbation des factures selon différents niveaux d'autorisation, nous déplorions un nombre incalculable de copies de factures, avec un suivi budgétaire imprécis ", remarque Frédéric André, le DSI.

Autre atout de la "démat'" : rendre l'entreprise plus agile. En effet, les grandes firmes, en constante mutation, sont souvent équipées de plusieurs ERP qui coexistent. Or, le passage à une "démat'" fournisseurs permet de s'adapter rapidement, non seulement en créant des liens immédiats entre les entités comptables, juridiques, d'acheteurs, etc., mais également en procurant une réactivité sans faille. Un avantage apprécié chez Pernod Ricard : " Comme nous avons de nombreux sites répartis dans le monde, la dématérialisation permet de faire valider nos factures via smartphone ou tablette quelle que soit la localisation des responsables ", commente Frédéric André.

Reste à choisir le moment du déploiement. La question du timing pouvait se poser il y a quelques années lorsque seuls des enjeux ­économiques ou organisationnels primaient. Désormais, en raison des nombreux bénéfices procurés par la dématéralisation, toutes les opportunités sont bonnes pour lancer le projet. Quelques cas favorables sont néanmoins à souligner : lorsque l'entreprise profite d'une refonte de son ERP, lorsqu'elle optimise les process internes ou lors de la création de CSP (Centres de services partagés), qui nécessite d'être équipé d'outils de ce type pour centraliser la fonction comptable.

Un climat client-fournisseur apaisé

Enfin, dématérialiser ses factures fournisseurs améliore souvent les rapports avec ces derniers. En effet, les relations entre clients et fournisseurs sont parfois tendues, surtout lorsque le client traîne les pieds pour régler ses factures. Mettre en place un process qui garantit, d'une part, le respect des délais de paiement et, d'autre part, une meilleure visibilité, est gage de succès. Il est, en effet, aujourd'hui très facile d'accompagner son projet de "démat'" en créant un portail web (extranet) à destination de ses fournisseurs. " Ces derniers, en fonction du niveau d'approbation accordé, auront accès à l'état d'avancement du règlement de leurs factures : date de réception, statut (validation, en alerte), etc. ", précise François Lacas (Itesoft).

Dans le même ordre d'idées, il est tout à fait envisageable de mettre en place un système de réception des factures automatisé via EDI (échange de données informatisées) : le fournisseur dépose ses documents, qui seront injectés dans les workflows du client. " On peut même imaginer que le portail web puisse, en temps réel, prendre en compte la mise à jour de fiches fournisseurs (changement de domiciliation bancaire) dans l'ERP ", conclut l'expert.