Optimiser ses dépenses de fournitures de bureau

C'est un achat qui n'est pas purement stratégique mais qui reste non moins tactique... "Le catalogue des fournitures de bureau figure parmi les catalogues les plus consultés dans l'entreprise", reconnaît Alain Alleaume, associé au cabinet Altaris. Inutile pour autant de faire preuve d'un excès de zèle en publiant tous les 12 mois un nouvel appel d'offres. "Une mise en concurrence tous les deux-trois ans suffit, d'autant que c'est un travail très chronophage sur cette famille d'achats, qui compte une myriade de références", indique Yann Auger, directeur du développement durable et des achats du Groupe SOS. Ce dernier s'y attelait justement au début de l'année 2017.

Résultat, le nombre de références présentes dans le catalogue fournitures que l'entreprise met à disposition de ses collaborateurs a diminué de moitié, passant de 3000 à 1500 produits disponibles - dont 40% estampillés "verts" - de manière à obtenir des remises tarifaires plus conséquentes. "Nous nous sommes concentrés sur deux références de papier, à savoir un papier 100% recyclé, labellisé FSC et Ecolabel européen, et un papier labellisé Ecolabel et PEFC. Grâce à l'effet volume, nous réduisons ainsi l'écart de prix qui subsiste avec un papier fabriqué à base de matière vierge. Pour les stylos, nous privilégions des modèles rechargeables ou conçus avec des matières recyclées. L'optimisation du catalogue de références reste un travail de longue haleine sur lequel nous allons continuer d'axer nos efforts", commente Yann Auger. Le marché des fournitures de bureau, "qui représente 12 milliards d'euros à l'année", évalue Jean-Luc Kopp, CEO chez Direct-Fournitures, a subi de profondes mutations de ses acteurs et de leurs pratiques de vente durant cette dernière décennie. Distributeurs, VADistes, retailers ou encore pure players rivalisent pour tirer leur épingle du jeu, avec des catalogues qui comptent parfois plus de 15000 références, des prix d'entrée très bas, ou avec des services dont sont demandeuses les directions achats, comme la dématérialisation des flux avec un workflow de validation de commande.

À l'affût des bonnes affaires ?

Que vous décidiez ou non de conclure un contrat-cadre avec un fournisseur, rien ne vous empêche de rester à l'affût des bons plans ou des déstockages, fréquemment mis en avant par les "fournituristes" - en s'inscrivant à leurs newsletters, par exemple - pour adopter un comportement d'achat opportuniste. "Chaque mois, La Vitrine des Marques met à l'honneur une marque de renom fortement dégriffée, jusqu'à 50%", illustre Jean-Luc Kopp. L'achat par lot reste, bien sûr, souvent plus rentable, à condition de disposer d'une zone de stocka­ge suffisante. Attention néanmoins au surstockage, qui peut contribuer à une surconsommation des colla­bo­ra­teurs, surtout si le local où sont entreposées les fournitures est libre d'accès.