Optimiser ses dépenses de fournitures de bureau

Un contrôle et un suivi plus fins ?

Dans tous les cas, l'important est de mettre l'accent sur la traçabilité des dépenses, en instaurant un suivi méthodique. La plupart des fournituristes peuvent fournir des rapports très détaillés, jusqu'à mentionner la consommation individuelle de chacun. "Cela peut donner l'occasion d'effectuer des benchmarks de dépenses entre services ; l'idée étant de sensibiliser les salariés et non pas de les contrôler", rappelle Alain Alleaume. Cela peut aussi avoir pour incidence de dissuader des réassorts intempestifs, au moment de la rentrée des classes par exemple.

Un plus grand besoin de contrôler les achats qui peut se traduire par le recours à l'e-procurement, un processus de commandes sur le Web, depuis lequel le salarié peut après s'être identifié avoir accès à l'ensemble des tarifs négociés et réaliser lui-même son panier d'achats de fournitures de bureau. La validation de ce panier peut être soumise à une acceptation interne, selon les règles de l'entreprise. "L'approbation interne me paraît adéquate au-delà d'un certain montant déterminé en interne et dès lors qu'une commande compor­te un produit qui ne figure pas parmi les références négociées en amont par la direction des achats", avance Alain Alleaume.

Il n'est pas utile de disposer d'une solution d'e procurement en propre ; les distributeurs proposent cette automatisation des commandes sur leur site, dans un espace dédié ou via un extranet développé à cet effet, avec un accès à une liste d'articles à prix négociés par le service achats. Un budget par service peut également être décidé en amont. Dès que ce seuil est atteint, les salariés n'ont plus la possibilité d'opérer une commande. Encore une fois, il ne s'agit pas de les contrôler mais plutôt de les responsabiliser.

Témoignage: "Nous avons diminué les références pour améliorer les tarifs unitaires"

Remy Peltier, responsable des achats responsables à la direction des achats de CNP Assurances

Chez CNP Assurances, l'optimisation des dépenses de fournitures de bureau ne se traduit pas par la passation d'un appel d'offres annuel. "Cela prend énormément de temps et surtout cela génère des coûts cachés difficiles à quantifier, et notamment le temps d'adaptation des collaborateurs qui peut atteindre jusqu'à un an, pour un gain global limité. Il est plus judicieux de développer un partenariat et de conclure un contrat sur trois-quatre ans avec un fournisseur de qualité tout en ajustant en permanence les références choisies", commente Remy Peltier, responsable des achats responsables à la direction des achats de CNP Assurances.

C'est plutôt en restreignant les produits sélectionnés, en donnant sa préférence aux empreintes "vertes", que le groupe massifie les quantités unitaires. 3000 références du catalogue fournisseurs, qui en comptabilise près de 9800, sont proposées en interne. "Les petits papiers repositionnables comptent deux fournisseurs au choix contre cinq auparavant, dont l'un provenant d'une marque de distributeur", illustre Remy Peltier. Une manière de négocier des prix plus bas tout en contribuant à parfaire sa politique RSE, le groupe mettant l'accent sur des produits respectueux de l'environnement lors de leur conception et de leur transport. "Notre fournituriste s'efforce d'optimiser ses tournées mais aussi le chargement de ses camions pour ne pas transporter d'air, en adaptant en conséquence la grandeur de ses cartons." Les commandes, d'un montant minimal de 75 euros, sont passées par les assistantes, une quarantaine d'acheteuses au total. Ce processus remporte la satisfaction des collaborateurs, moins de 5% d'entre eux ayant émis des réserves. Dans un avenir proche, CNP Assurances prévoit de recourir à un logiciel d'e-procurement ou à un workflow de validation de commande pour améliorer le délai de traitement des commandes et donc de ses factures - estimé à 49 jours - et ainsi asseoir son pouvoir de négociation auprès des fournisseurs.

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