Optimiser ses dépenses de fournitures de bureau

Lorsque le critère prix est décisif, les marques de distributeur peuvent s'avérer être une bonne ­alternative aux produits d'appel. "Acheter du premier prix peut donner l'impression de faire des économies mais se révéler, au final, une mauvaise affaire car le produit peut se prévaloir d'une durée de vie largement inférieure. Il faut regarder le coût global d'un produit et non se concentrer uniquement sur son coût d'achat", rappelle Laurent Perraguin, directeur de la relation client chez Bruneau.

Les MDD affichent des prix jusqu'à 15 à 20% moins élevés que les grandes marques. "Cela peut être envisagé sur des produits banalisés", admet Alain Alleaume. Autre solution économe, s'orienter vers des produits reconditionnés - comme les cartouches d'imprimantes -, un choix qui peut s'avérer vertueux sur les plans économique et écologique. "Vérifiez que la source du reconditionnement soit bien mentionnée. À défaut, la qualité de l'encre peut laisser à désirer et venir amoindrir les économies réalisées au moment de l'achat", met en garde Laurent Perraguin. L'impression de documents est justement un créneau sur lequel il est nécessaire de se pencher et où il est possible de dégager rapidement des économies, notamment en définissant une politique d'impression en interne. Elle peut consister en quelques règles de bonnes pratiques, parmi lesquelles la généralisation de l'impression recto verso et en noir et blanc. Recourir à des modèles d'imprimantes multifonctions peu gourmands en encre est préconisé. D'ailleurs, ce produit doit davantage être apprécié comme un achat de service dont le coût peut être parfaitement maîtrisé, d'après Alain Alleaume. "Le contrat de service que vous négociez avec le fabricant s'appuie sur des indicateurs de performance tels que le coût à la copie, le temps d'attente maximum pour la gestion des files d'attente, la distance maximale qui sépare un salarié d'une imprimante... Ces indicateurs sont un moyen d'optimiser durablement la consommation en encre et en papier, grâce à la mutualisation des ressources."

Installer un distributeur automatique de fournitures dans ses locaux

Rarissimes sont les entreprises qui n'ont pas installé des distributeurs de boissons ou des machines à café dans leurs locaux. Plus récents, les distributeurs automatiques de fournitures de bureau commencent eux aussi à faire leur entrée dans les grands groupes. Le principe est équivalent : les salariés sont munis d'un badge qui leur permet d'accéder à son contenant, à savoir jusqu'à une petite centaine de références produits préalablement sélectionnées par le client. Ce dispositif peut ainsi venir dédouaner le service achats de la passation de commandes et du réassort des produits disponibles, généralement pris en charge par le fournisseur. "Cela permet de réduire jusqu'à 20% la consommation de fournitures des salariés. Cela s'explique par un choix plus restreint de produits et par la traçabilité assurée des dépenses", avance Laurent Perraguin. Des casiers contenant des fournitures plus volumineuses, comme des classeurs, peuvent venir compléter l'offre, avec un même accès par badge. Le point à ne pas négliger : la sélection des références. Elle va nécessiter de consulter les statistiques d'achats internes ou peut être l'occasion de constituer un panel d'utilisateurs témoins, en sélectionnant quelques salariés volontaires. "Il faut aller à l'essentiel en réfléchissant aux usages. Réduire le catalogue de références est nécessaire sans toutefois être trop restrictif pour ne pas que les salariés s'en détournent", synthétise Alain Alleaume. Cette démarche peut être doublement avantageuse dans la mesure où elle permet un calibrage plus adapté aux besoins des usagers tout en contribuant, dans le même temps, à mieux faire accepter le changement en cours.

Bien sûr, la sélection d'une liste produits peut être revue au moment de la réunion annuelle de suivi du contrat. Elle peut être l'occasion d'ajouter au catalogue un nouveau produit phare en négociant son prix, ou au contraire d'en retirer certains à faible consommation.