Achats publics : négociation et sourcing, des nouveaux outils à manier avec précaution
Les acheteurs publics peuvent désormais recourir au sourcing et à la négociation, pratiques consacrées par la réforme de la commande publique. Des pratiques qui doivent cependant être maniées avec précaution. Témoignages d'acheteurs lors du colloque organisé par l'APASP.
Je m'abonne"Nous pratiquons le sourcing maintenant que la pratique est consacrée mais cependant il faut être extrêmement vigilant", explique Aude Boilley-Rayroles directrice achat centraux, hôteliers, alimentaires et technologiques au sein de l'AP-HP à l'occasion du colloque organisé par l'APASP. Ainsi,le sourcing est désormais autorisé d'après l'article 4 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016, deux ans après que le Conseil d'État en ait autorisé la pratique.
Le sourcing crée ainsi de nouvelles relations entre l'acheteur public et ses fournisseurs. Une évidence pour la directrice achats de l'AP-HP : "La fonction achat est créatrice de revenu si elle est partie prenante dans la relation fournisseur. Elle doit exister dans le dialogue c'est une nécessité".
Formaliser sa stratégie de sourcing
Pour elle, cette nouvelle opportunité de sourcing permet de "d'améliorer la performance et de mieux déterminer les besoins grâce à une meilleure identification du tissu économique". Et "faire du sourcing doit permettre une réingénierie du cahier des charges et de mieux structurer le process". Il ne doit pas se limiter "à vendre son cahier des charges auprès des fournisseurs", de l'avis d'Aude Boilley-Rayroles. Ainsi, "la stratégie de sourcing doit être formalisée en amont pour la partager et la consolider".
Enfin, le sourcing est aussi une "bonne façon de permettre à des entreprises de se faire connaître". Ainsi, le temps de sourcing doit être "un temps de rencontre de confrontation de deux entités".
Pour cela, elle conseille que les rencontres avec les fournisseurs aient lieu bien avant la publication du DCE soit "suffisamment en amont pour amener de la réflexion". Cela mobilise au moins 2 collaborateurs à l'AP-HP "pour éviter un huis-clos" et être préparé pour recueillir les informations attendues et "faire l'objet d'un compte-rendu écrit".
Pour les informer au mieux, la directrice achats suggère de savoir comment on se situe dans la stratégie fournisseurs des répondants au marché, leur expliquer les (nouvelles) règles de la commande publique (démat, ...), mais aussi sur le circuit d'achat et d'approvisionnement de sa structure. Elle conseille également de convier le titulaire du marché en cours et ses sous-traitants pour les besoins récurrents. Il s'agit aussi de rencontrer les fournisseurs avec l'aide des CCI.
Elle cite également le sourcing comme l'opportunité d'étayer la stratégie d'allotissement, tester les formes de prix et les formules de révision envisagées, étayer le choix des critères de jugement et leur pondération mais aussi mieux percevoir les contraintes liées aux pratiques de la collectivité ("savoir comment on est perçu par les fournisseurs"). Côté pratique, il s'agit aussi de savoir comment organiser au mieux le traitement des propositions spontanées des entreprises.
Lire la suite en page 2
Le colloque sur la réforme des marchés publics organisé par l'Association Pour l'Achat dans les Services Publics (APASP).
Négocier sans fragiliser la sécurité juridique
Si le sourcing requiert une nouvelle organisation dans le traitement des réponses et dans l'information à apporter aux fournisseurs potentiels, c'est aussi une formidable opportunité pour les acheteurs publics, au même titre que la négociation. "Il s'agit de profiter des nouveaux espaces de la négociation tout en veillant à ne pas fragiliser la sécurité juridique", explique Clodyne Delacroix directrice des achats CCI Ile de France.
La négociation est ainsi consacrée par l'article 25 du décret d'application de la réforme. La directrice des achats de la CCI IDF rappelle qu'on peut "amorcer la négociation mais se réserver le droit de ne pas négocier". Autres faits, La négociation ne doit pas entraîner des modifications substantielles du cahier des charges (pas de modification des critères, les prix unitaires ne peuvent pas devenir des prix forfaitaires, etc...). Mais elle peut porter sur la qualité, les délais ou l'application d'exécution.
Elle conseille de rédiger un règlement consultatif clair et prévoyant les tours de négociation, ne pas fermer le cahier des charges comme pour un appel d'offres, ou encore veiller à rédiger un rapport de négociation montrant les principes d'égalité de traitement et enfin ne pas négocier avec un trop grand nombre de candidats ("2 à 3 entreprises maximum").
