DossierPanorama des familles d'achats dans les voyages d'affaires

1 Le marché des voyages d'affaires

2 L'aérien

Selon le rapport "Industry Forecast 2017" consacré au voyages d'affaires par le bureau de conseil travel Advito, les tarifs aériens devraient rester relativement stables en 2017. Dans le détail, les tarifs en classe affaires connaîtront, en moyenne, une légère hausse en 2017, qui pourra atteindre 1%, tandis que ceux de la classe économique resteront stables. Les acheteurs de voyages doivent cependant s'attendre à des variations de plus grande ampleur d'une région à l'autre. À titre d'exemple, les tarifs de classe affaires pour les vols régionaux resteront inchangés en Europe et en Amérique latine tandis qu'ils augmenteront de 3% en Asie et dans le Pacifique Sud-Ouest. Les tarifs de classe économique sur les vols intercontinentaux devraient dans le même temps baisser légèrement partout dans le monde, sauf en Europe. Advito prévoit un léger changement pour les tarifs de classe économique sur les vols régionaux, avec 2% de baisse en Amérique latine.

3 L'hôtellerie

Selon les prévisions d'Advito, les tarifs hôteliers iront crescendo dans toutes les régions en 2017, Amérique du Nord en tête. Les tarifs aux États-Unis et au Canada devraient progresser de 3 à 5 % avec une hausse légèrement inférieure pour les hôtels mexicains. Dans le Pacifique Sud-Ouest et au Moyen-Orient, les tarifs hôteliers augmenteront également en raison d'une offre insuffisante et d'une demande forte. En Europe, une modeste reprise économique et quelques nouvelles offres feront monter les tarifs jusqu'à 2% de plus.

4 La location courte durée

Après un recul en 2011 et 2012, le marché de la location courte durée a repris des couleurs ces dernières années, avec une croissance de 10% en volume sur l'année 2014. Selon une étude menée par Carigami, site de comparaison de location de véhicules en ligne, le prix des location en France est en baisse, avec un tarif quotidien moyen établi à 36,35 euros en 2015 (auprès des loueurs recensés par ce site).

Retour sur les principales caractéristiques du marché du voyage d'affaires en 2017.

5 L'élaboration d'une politique de voyages

6 Les règles de base

Première étape, il est nécessaire de consolider toutes les données voyages de l'entreprise: nombre de voyageurs, destinations privilégiées, moyens de locomotion utilisés, etc. Cette base permet de définir des règles de déplacements pour les collaborateurs de l'entreprise mais également de négocier des contrats-cadres avec les principaux prestataires par famille d'achats. Comme pour toute nouvelle politique achats, le soutien de la direction générale est indispensable pour sensibiliser les salariés aux enjeux économiques et environnementaux liés aux déplacements, surmonter les résistances au changement et promouvoir le respect des règles définies.

Les règles de déplacement doivent être claires et précises. Dans certaines organisations, il s'agit plutôt de recommandations. Pour réduire les coûts, les spécialistes conseillent néanmoins de les rendre obligatoires et applicables à l'ensemble des collaborateurs. De même, dans les grands groupes, il est préférable d'éviter les différences entre les filiales.

Le suivi de la politique voyages, via la mise en place d'indicateurs-clés, est indispensable. De même, les entreprises oublient souvent de communiquer autour des règles de déplacement établies, soit pour de simples piqûres de rappel, soit pour informer les collaborateurs des économies réalisées.

7 La réservation en ligne

Pour les voyages simples, c'est-à-dire un aller-retour, la réservation en ligne s'est imposé comme le moyen le plus facile et économique pour organiser un déplacement professionnel. En revanche, pour les voyages complexes, c'est-à-dire avec plusieurs escales ou étapes, le recours à une agence de voyages d'affaires est recommandé. En effet, grâce à sa connaissance des marchés fournisseurs, celle-ci est à même de faire gagner un temps précieux en organisant les déplacements et, la plupart du temps, d'optimiser les coûts.

Dans les grandes entreprises dont le budget voyages dépasse 20 millions d'euros par an, la réservation en ligne renvoie à l'utilisation d'un Self Booking Tool (SBT), c'est-à-dire un outil de réservation en ligne. Concrètement, il s'agit d'une plateforme logicielle interfacée avec l'offre des fournisseurs (compagnies aériennes et ferroviaires, chaînes hôtelières, loueurs de courte de durée, etc.) où sont paramétrées toutes les règles de déplacement définies dans l'entreprise.

L'utilisation d'un SBT permet donc de faire respecter la politique voyages et d'éviter que les collaborateurs ne réservent leurs déplacements sur des sites grand public, au mépris des accords-cadres signés avec des prestataires. À noter que les SBT ne sont pas nécessairement l'apanage des grandes entreprises et qu'ils peuvent être mutualisés entre plusieurs PME, via une agence de voyages notamment.

8 Les leviers d'économies par famille d'achats

> L'aérien

Les grandes entreprises sont habituées à négocier le prix des billets d'avion auprès d'une ou plusieurs compagnies sur les principaux axes empruntés par leurs collaborateurs. Généralement, il s'agit d'une remise arrière accordée en fin d'année et basée sur le volume d'achats réalisé. Ainsi, même si les tarifs proposés par d'autres compagnies au moment de la réservation peuvent être plus avantageux, le prix du billet de la compagnie référencée, au final, reviendra moins cher à l'entreprise.

Remise arrière ou pas, il existe d'autres moyens de limiter le coût des billets. Les spécialistes conseillent ainsi de privilégier les réservations au moins 14 jours avant la date du départ, qui plus est en achetant un billet dit à contrainte, c'est-à-dire remboursable ou échangeable moyennant une pénalité. En effet, ces billets peuvent être jusqu'à 50 % moins chers qu'un billet "classique" et plusieurs études montrent que seule une minorité de voyages d'affaires (entre 20 et 35%) sont annulés ou modifiés.

Autre source d'économies: la classe autorisée. De plus en plus d'entreprises imposent à leurs collaborateurs de réserver un billet en classe économique pour les trajets dont la durée de vol est inférieure à deux heures. Au-delà, la classe affaires reste privilégiée. Toutefois, certaines compagnies, à l'image d'Air France, proposent sur certains vols un nouveau type de classe, mi-affaires mi-économique, contribuant là encore à réduire le budget voyages des entreprises.

> Le rail

En Europe et particulièrement en France, le train s'est imposé face à l'avion pour les trajets inférieurs à trois heures. Et ce, essentiellement pour des raisons pratiques et, depuis peu, pour des considérations écologiques. En revanche, en termes de coûts, le rail ne se révèle pas moins cher que l'aérien.

Sur un marché très peu concurrentiel, seules les très grandes organisations peuvent négocier le prix des billets de train sur certains axes, via un système de remise arrière en fin d'année.

Sur le même modèle que l'aérien, la politique voyages définie dans l'entreprise peut demander aux collaborateurs de réserver leur billet au moins 14 jours avant la date de leur départ. Ces billets à contrainte, c'est-à-dire remboursables ou échangeables moyennant une pénalité, permettent, au final, de générer des économies intéressantes. De même, les voyageurs d'affaires ont plutôt l'habitude de se déplacer en première classe Pour réduire les coûts, certaines entreprises imposent la seconde classe pour les trajets inférieurs à deux heures, avec une économie moyenne de 20%.

> L'hôtellerie

De l'avis de nombreux consultants spécialisés dans les voyages d'affaires, l'hôtellerie est le poste de dépenses le plus mal maîtrisé par les entreprises, tout du moins celui pour lequel les pistes d'optimisation sont les plus nombreuses.

Tout d'abord, contrairement à une famille d'achats classique, la globalisation n'est pas toujours la solution la plus économique. En effet, il est parfois plus facile de négocier un prix avantageux auprès d'un établissement indépendant que d'une chaîne hôtelière. À condition, bien sûr, de garantir un minimum d'achat: 7000 euros par établissement estimait Carlson Wagonlit Travel (CWT) en 2011. De plus, le prix des nuitées est très fluctuant sur le marché hôtelier. Ainsi, le meilleur tarif disponible à un instant "t" est parfois inférieur aux prix négociés. Cependant, comme dans le secteur aérien, négocier les tarifs peut s'avérer avantageux si l'entreprise obtient une remise arrière accordée en fin d'année et basée sur le volume d'achats réalisé. Si le marché est à la hausse, il est vivement conseillé de négocier une clause dite "de la dernière chambre disponible", selon laquelle l'établissement doit appliquer le tarif négocié par l'entreprise, même s'il ne reste plus de chambre libre correspondant à la réservation initiale.

Un moyen radical pour réduire les coûts dans cette famille d'achats est de baisser le standing des établissements référencés, en passant par exemple d'un trois à un deux étoiles. Ainsi, selon CWT la différence de prix entre deux catégories peut atteindre en moyenne 25%. Une économie non négligeable d'autant que, toujours selon CWT les voyageurs d'affaires sont plus sensibles à la localisation de leurs hôtels, c'est-à-dire la proximité de leur lieu de travail, qu'à leur confort.

> La location automobile courte durée

Il est possible de négocier un contrat-cadre avec un ou plusieurs loueurs à partir de 50000 euros de budget annuel. Dans un premier temps, il convient de négocier les tarifs publics proposés par ces prestataires. Ces tarifs sont calculés en fonction de la catégorie du véhicule (compacte, berline, etc.) et de la durée de la location, puis exprimés en euros par kilomètre. Les remises accordées en fonction du volume d'affaires peuvent atteindre 50% des prix publics.

Pour négocier un tel accord-cadre, il faut s'appuyer sur des données très précises. Dès lors, certaines statistiques se révèlent plus pertinentes que d'autres. Par exemple, il est plus opportun de négocier un prix déterminé en fonction de la durée de location la plus fréquente dans l'entreprise (un jour, deux jours, une semaine, etc.) plutôt que de se baser sur une moyenne. Idem concernant les véhicules: plutôt que d'obtenir un barème quelle que soit la catégorie, un donneur d'ordres a tout intérêt à cibler un seul type de modèle. Dernier exemple: au lieu d'un tarif global au niveau national, voire international, les services achats peuvent négocier un prix attractif pour les destinations où les collaborateurs de l'entreprise sont amenés à se rendre et à recourir à la location courte durée régulièrement. Par ailleurs, il est possible de négocier le prix de certains services comme la livraison et la reprise d'un véhicule sur site, l'assistance (dépannage, véhicule de remplacement), etc. Il est également recommandé de négocier l'annulation des frais en cas de perte ou de vol d'un véhicule, ou encore les frais de remplissage du réservoir avant restitution.

Indépendamment du prix, certains critères sont à prendre en compte pour sélectionner un ou plusieurs loueurs: le maillage territorial, la taille du parc, l'existence de partenariats avec d'autres transporteurs (comme Air France ou la SNCF), etc. Plusieurs études, réalisées par les loueurs, montrent aussi que la lisibilité des prix et le temps d'attente au comptoir font partie des principaux critères de sélection des donneurs d'ordres.

La mise en place d'une politique voyages au sein de l'entreprise permet de mieux maîtriser les coûts liés aux déplacements des collaborateurs. Retrouvez ici les principales étapes et règles de base pour initier un tel projet.

9 La gestion des frais professionnels

Les entreprises les plus efficaces dans la gestion des frais professionnels présentent six caractéristiques. Elles définissent clairement leur politique de voyages, collaborent avec leurs fournisseurs, automatisent les processus de gestion, centralisent les activités administratives, privilégient autant la satisfaction des utilisateurs que la réduction des coûts et, enfin, exploitent les informations de gestion pour améliorer sans cesse le processus.

10 L'optimisation des frais professionnels

Les quatre grands postes de gestion des frais professionnels sont la préparation des voyages (organisation et réservation), les avances de trésorerie, la facturation centrale et la gestion des notes de frais. Les meilleures pratiques se répartissent alors selon ces postes.

Pour maîtriser ses frais professionnels, il faut avant toute chose mettre en oeuvre une politique de voyages centralisée et, surtout, un contrôle de son respect en interne. Pour ce faire, les méthodes les plus répandues sont le recours à des fournisseurs référencés, l'autorisation préalable des dépenses, l'utilisation des services d'une agence de voyages, l'automatisation du traitement des frais de déplacement et les contrôles ponctuels a posteriori sur les notes de frais.

Concernant les avances de trésorerie, celles en espèces sont à proscrire. L'utilisation d'une carte corporate à facturation individuelle s'impose davantage. Par ailleurs, il convient d'utiliser des solutions de paiement dématérialisées pour rationaliser les flux. Les avances permanentes ne sont attribuées que lorsque la sécurité, l'éloignement ou le faible niveau de salaire du collaborateur en font une nécessité.

Les formulaires de notes de frais doivent être automatisés et préremplis. Un logiciel peut intégrer des paramètres RH comme la hiérarchie d'approbation ou encore les plafonds de dépense. La transmission est électronique et les données sont intégrées directement dans le système comptable. Enfin, il est conseillé de mener quelques audits ponctuels sur 10 à 20% des notes de frais.

11 L'utilisation de cartes corporate

La gestion des avances de cash peut être considérablement allégée grâce à l'adoption de cartes corporate, qui permettent souvent de moins dépenser. Ces cartes sont éditées au nom de la société et débitées soit sur le compte de l'entreprise, soit sur celui du collaborateur, avec un différé de paiement allant de 30 à 45 jours. Cette solution fait, d'une part, gagner du temps à la comptabilité et permet, d'autre part, de délester les salariés des lourdeurs que génèrent les avances de cash. À noter que les émetteurs de cartes offrent tous des services dédiés aux PME et donnent accès à des relevés détaillés, permettent de réaliser des contrôles quasiment en temps réel. Tout dérapage devient ainsi repérable: les notes de restaurant antidatées ou les montants gonflés ne sont donc plus possibles car toutes les informations transitent par un terminal de paiement électronique.

Comment améliorer la gestion des frais professionnels au sein de votre organisation? Voici quelques pistes de réflexion.

12 Le marché du tourisme d'affaires

Face à une conjoncture difficile, les entreprises ont été contraintes de revoir l'organisation et le déroulement de leurs conventions/séminaires. Ainsi, Coach Omnium, qui réalise chaque année un Baromètre tourisme d'affaires, nommé étude MICE, en partenariat avec Bedouk Meetings & Events Media, fait état depuis 2009 d'un marché en dent de scies, sans visibilité. "Les entreprises passent leurs commandes à la dernière minute, y compris dans le secteur de l'incentive, organisée de façon tardive et d'ailleurs peu en vogue", souligne Mark Watkins, président de Coach Omnium. De fait, la part des sociétés qui mettent en place moins de 3 séminaires par an ne cesse de progresser: de 8% en 2004, elle est passée à 21% en 2008, puis 37% en 2013, pour atteindre 57% en 2016.

La durée des événements tend également à se réduire: l'étude MICE 2017 confirme le recours des entreprises au format journée d'études, au détriment du séminaire résidentiel. Mais sans restrictions budgétaire: "La fourchette pour une journée oscille de 60 à plus de 160€ par participant", précise Mark Watkins. Ces journées d'études présentent l'avantage de limiter les frais d'hébergement, de transport et de restauration, tout en maintenant les rencontres. Elles permettent aussi de mobiliser les participants moins longtemps. Plus courtes, les manifestations réunissent également moins de participants et deviennent moins ludiques: les activités périphériques connaissent en effet une très nette baisse depuis 2010.

Côté équipements, les entreprises utilisent de plus en plus leurs propres salles de réunion, au détriment des hôtels: l'étude révèle que ces derniers sont nettement moins demandés depuis 4 ans. Alors qu'en 2005, 91% des entreprises interrogées étaient intéressées par l'hôtellerie, elles ne sont plus que 57% en 2016.

Le marché des séminaires d'entreprise a beaucoup évolué au cours des dernières années: loin des coûteux teams building des années 2000, la tendance est aujourd'hui à l'économie.

13 Découvrez les différentes familles d'achats

Panorama des achats dans les services généraux

Panorama des achats dans l'équipement des bureaux

Panorama des achats dans l'automobile

Panorama des achats immatériels

Pour découvrir plus en détail les différentes familles d'achats, voici le sommaire de nos dossiers thématiques consacrés à chaque secteur.