[Rencontres Travel 17] Assurer la sûreté du voyageur d'affaires: un défi pour les entreprises

Outre le dispositif à mettre en oeuvre et les outils à piloter, le premier défi du travel manager et du responsable sûreté est d'obtenir l'adhésion du top management et du voyageur aux mesures mises en place. Garantir la sécurité et la sûreté des collaborateurs nécessite un dispositif bien balisé mais aussi et surtout l'implication de tous à commencer par le voyageur lui-même.

Faire comprendre au voyageur l'importance d'assurer sa sûreté avant d'assurer son confort n'est pas simple. Arriver à gérer rapidement les impondérables comme les risques importants (manifestation houleuse, attaque terroriste, problème de santé, catastrophe naturelle...) alors qu'ils se déroulent à des centaines voire des milliers de kilomètres nécessite bien sûr un dispositif important et un pilotage au millimètre. Mais sans l'adhésion de l'ensemble des acteurs cela devient mission impossible.

Lors des rencontres Travel Management organisées par Décision Achats le 20 juin dernier Claude Lelièvre, travel et mobility manager, et Victoire Patin O'Coohoon, travel security manager de TechnipFMC ont partagé leur expérience et leurs best practices en la matière.

"La sûreté est l'affaire de tous! affirme Victoire Patin O'Coohoon. Il est important que travel manager, responsable sûreté, acheteur, assureur, DRH... chacun, avec ses compétences propres, travaille vers un même objectif : la sûreté du voyageur d'affaires. Il faut développer un réflexe sûreté au sein de l'entreprise."

Bien entendu la démarche implique la mise en place d'un dispositif précis : classification des pays par niveau de risque et établissements des mesures adéquates au regard du risque, choix des compagnies aériennes et plus largement du mode de transport le plus sûr, mise à jour des profils voyageurs pour avoir une traçabilité et pouvoir les contacter en cas de problème, etc. "Les outils de paramétrages, d'analytic et de localisation sont là pour nous aider mais en support. Ce qui compte avant tout c'est la communication et le travail d'équipe en interne", souligne Victoire Patin O'Coohoon. "En effet, avoir des correspondants terrain, des filières sur place pour confirmer la validation d'un hôtel dans le cas d'une demande particulière de voyageur est essentiel pour rester agile", ajoute Claude Lelièvre.

Communiquer pour assurer l'adhésion. Pour que le dispositif soit accepté et non vécu comme contraignant ou invasif il est important de passer par beaucoup de communication. "Il ne faut pas hésiter à multiplier les réunions auprès du top management pour que l'outil de tracking soit compris comme une nécessité pour assurer la sûreté et la prise en charge médicale s'il le faut des voyageurs. Il ne s'agit pas de pister les voyageurs", indique Victoire Patin O'Coohoon. "La gestion des données est colossale et les problématiques de traçabilité par le mail ou le téléphone deviennent vite ingérables lorsqu'on est face à des téléphones partagés, des données personnelles manquantes ou mal renseignées", souligne Claude Lelièvre.

Pour l'entreprise l'important est d'assurer la sûreté du voyageur parfois même avant son confort. "Pour sensibiliser le voyageur et l'assistante à ses enjeux il est important de mener un travail de préparation en amont par le biais de formations et de mises en situation. Moi je recommande des exercices tous les 3 mois pour les pays à risques comme l'Iraq. Cela permet de développer les bons réflexes", estime Victoire Patin O'Coohoon.