Tendances des réunions et événements en 2018 : une hausse globale des coûts

Publié ce 7 septembre par CWT Meetings & Events (CWT M&E), la division événementielle de Carlson Wagonlit Travel, le rapport 2018 de CWT sur les futures tendances des réunions et événements détaille les différences régionales, les projections de coûts ainsi que les dernières tendances de l'industrie et les principales destinations. "Globalement, les coûts sont en hausse sur les principaux marchés des réunions et événements", explique Cindy Fisher, Senior Vice President & Global Head de CWT M&E. "Avec une augmentation de 3,5 % des tarifs aériens et de 3,7% des tarifs hôteliers prévue pour l'année prochaine, cette tendance devrait se maintenir."

Ce phénomène, précise-t-elle, aura un impact conséquent sur un certain nombre de destinations clés dont Londres, São Paulo et Rio de Janeiro, qui pourront subir des baisses de fréquentation l'année prochaine.

Le transport aérien mondial devrait accroître ses capacités d'environ 7 % en 2017 et 6 % en 2018. La segmentation des tarifs aériens renforce leur attractivité auprès des voyageurs, qui peuvent choisir un tarif économique de base avec restrictions ou différents tarifs surclassés avec des options de services spécifiques. Dans le secteur hôtelier, les établissements cessent progressivement de proposer des prix fixes et négociés avec les acheteurs d'entreprise, pour évoluer vers une tarification dynamique.

Tendances et conseils pour améliorer les réunions et événements en 2018

Au-delà des statistiques, le rapport explique les fondamentaux de l'organisation de réunions et événements ainsi que les dernières tendances et recommandations dans le secteur, dont cinq en priorité, selon Cindy Fisher :

1. Focus sur le "pourquoi" ? - "Fixez des objectifs initiaux clairs qui serviront à définir votre budget. Insistez sur l'engagement des participants et mesurez les performances"

2. Budget - "Commencez toujours par évaluer le budget prévisionnel de l'événement. Il est impératif que le ROI soit évident pour tous afin de maintenir le niveau des investissements et de garantir la réussite des réunions"

3. Expérience du participant - "Simplifiez autant que possible l'ensemble du processus"

4. Technologie - "Utilisez la technologie pour faciliter les échanges et créer des expériences conviviales personnalisées"

5. Sécurité - "Lors de la planification, tenez compte du niveau de risque dans chaque situation pour garantir la sécurité physique et informatique, sans perturber les participants"

Europe, Moyen-Orient et Afrique

Le coût par participant des réunions et événements en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique a augmenté de 4 % cette année. Hors inflation et fluctuation de change, les coûts sont légèrement en hausse dans cette région où l'économie reste stable. En valeurs brutes, le coût des réunions et événements augmente graduellement, et la tendance devrait se poursuivre en 2018. "Cela dit, le Brexit pourrait changer la donne pour une grande partie des pays européens. Jusqu'ici, il a surtout permis d'attirer les gens au Royaume-Uni à cause de la livre sterling dévaluée, mais il est trop tôt pour tirer des conclusions définitives. Nous y verrons plus clair d'ici 2019, quand le Royaume-Uni quittera l'UE officiellement", commente Cindy Fisher.

Dans la zone EMEA, l'offre hôtelière n'est pas soumise aux mêmes pressions que sur le continent américain. Les vendeurs n'y sont pas nécessairement en position de force, et les hôtels dissocient les coûts. "On assiste à un abandon des programmes à tarifs négociés au bénéfice des seuils tarifaires, ainsi qu'à un passage du tarif journalier par participant au tarif basé sur la qualité de l'hébergement, de la restauration, des services audiovisuels, etc."

Selon les données de Cvent, les 10 premières destinations pour les réunions et événements dans la zone EMEA en 2017 sont :

1. Londres, Royaume-Uni
2. Barcelone, Espagne
3. Berlin, Allemagne
4. Amsterdam, Pays-Bas
5. Paris, France
6. Madrid, Espagne
7. Francfort, Allemagne
8. Rome, Italie
9. Munich, Allemagne
10. Prague, République Tchèque

Il est impossible d'ignorer l'impact de la sécurité sur le choix des lieux dans la zone EMEA, de nombreux pays étant difficilement accessibles. Les attaques terroristes de Barcelone, Berlin, Bruxelles, Londres, Manchester et Paris ont elles aussi un impact, au moins à court terme. Dans ce contexte, l'Italie et le Portugal tirent leur épingle du jeu grâce à des tarifs raisonnables. L'Allemagne et le Royaume-Uni sont plus populaires que jamais. Certaines villes, comme Berlin, Düsseldorf, Cologne et Vienne, suscitent un regain d'intérêt. "On observe également un essor de nouvelles destinations, surtout sur le marché des incentives, avec en tête de liste Bordeaux, Toulouse et Palma de Majorque. Ces villes développent de nouvelles structures et installations, et elles s'appuient sur des liaisons nouvelles ou existantes et des tarifs bas."

Amérique du Nord

En Amérique du Nord, le coût journalier par participant a augmenté de 3 % en 2017, la croissance de l'offre nouvelle étant légèrement supérieure à la demande. Aux États-Unis, les tarifs de l'hôtel et du transport aérien devraient croître de 2,5 % en 2018. En effet, l'offre et la demande devraient enregistrer des hausses relativement parallèles. "Nous prévoyons, commente Cindy Fischer, "une augmentation des tarifs hôteliers en 2018. De plus, les voyages intérieurs de loisirs sont eux aussi en plein essor, et donc certains établissements risquent de limiter les réservations de groupes pendant les périodes de pointe."

D'après les données de réservation de CWT, les 10 premières destinations pour les réunions et événements en Amérique du Nord sont, pour l'année 2017 :

1. New York, USA
2. Toronto, Canada
3. Cupertino/San Jose, USA
4. Chicago, USA
5. Indianapolis, USA
6. San Francisco, USA
7. Austin, USA
8. Houston, USA
9. Orlando, USA
10. Las Vegas, USA

Hawaï, Washington DC, New York et la région viticole de Californie restent des endroits très prisés des organisateurs de réunions et événements. "Nous nous attendons également au fait que plusieurs lieux situés en Arizona seront davantage recherchés en raison de la création de nouveaux hôtels en 2018. Néanmoins, tant que la demande sera supérieure à l'offre, la probabilité de grands bouleversements par rapport à 2017 restera faible".

Amérique latine

Le coût par participant par jour pour les réunions et événements a augmenté de 1 % en 2017. En 2018, les tarifs d'hôtels et de transport aérien devraient croître légèrement dans toute la région, avec des variations locales significatives.

En particulier en Argentine, les organisateurs d'événements ont tendance à délaisser les chambres de luxe au profit d'une flexibilité accrue et de services de restauration et wi-fi de meilleure qualité. Ce phénomène conduit à un renforcement de la demande d'hôtels de moyenne gamme dans toute la zone. "Nous estimons que le coût des lieux devrait augmenter de 3 à 5 % sur les marchés populaires tels que la Colombie et le Mexique, alors que la hausse globale dans la région se limitera à 2 %."

D'après les données de réservation de CWT, les 5* premières destinations pour les réunions et événements en Amérique latine sont, pour l'année 2017 (Seulement 5 destinations ont été sélectionnées car il y a une baisse significative des visites des autres destinations après Buenos Aires):

1. São Paulo, Brésil
2. Rio de Janeiro, Brésil
3. Mexico City, Mexique
4. Bogota, Colombie
5. Buenos Aires, Argentine

L'économie brésilienne affichant une santé moins éclatante, la taille des groupes devrait baisser de 20 % en 2018. En effet, les clients au budget réduit s'orientent vers des événements nationaux. Grâce à des hôtels et des sites neufs, construits pour les Jeux olympiques de l'été dernier, Rio de Janeiro devrait accueillir de nombreuses manifestations. Cependant, la ville peine à développer son attractivité pour l'organisation d'événements à cause d'importants problèmes de sécurité.

En Colombie, la construction et la rénovation à grande échelle du parc hôtelier en font une destination séduisante pour le marché américain des réunions et événements. Par exemple, l'offre d'hôtels et de centres de congrès s'améliore considérablement à Medellin. Le Triangle du café est une destination de plus en plus intéressante en raison de son caractère atypique et des tarifs modestes qui y sont pratiqués. D'autres destinations moins connues ont maintenant le vent en poupe dans la région, y compris l'exotique - mais accessible - désert d'Atacama, au Chili, ainsi que les chutes d'Iguazú à la frontière entre le Brésil et l'Argentine.

Asie-Pacifique

Dans cette zone, le coût journalier par participant pour les réunions et événements a augmenté de 5 % en 2017. Les tarifs restent relativement stables pour l'hôtel et le transport aérien, avec des hausses respectives de 3,5 % et 2,8 %.

Les hôtels restent largement des lieux de choix pour les organisateurs d'événements dans la plupart des régions et en particulier en Chine, où de nouveaux hôtels s'ouvrent chaque semaine. L'Australie et la Nouvelle-Zélande détonnent dans ce panorama, car elles ont connu peu de constructions d'hôtels récemment, de sorte que la demande de lieux uniques est plus forte. Malgré l'expansion permanente du parc hôtelier en Chine, les tarifs devraient continuer à augmenter en raison de l'intérêt des voyageurs d'affaires et de loisirs.

Selon les données de Cvent, les 10 principales destinations pour les réunions et événements dans la zone Asie-Pacifique en 2017 sont :

1. Singapour
2. Sydney, Australie
3. Bangkok, Thaïlande
4. Kuala Lumpur, Malaisie
5. Hong Kong
6. Shanghai, Chine
7. Melbourne, Australie
8. Tokyo, Japon
9. Mumbai, Inde
10. Séoul, Corée du Sud

Globalement, dans la zone APAC, la sécurité est un frein au voyage à cause des tensions géopolitiques en Indonésie, en Malaisie, aux Philippines et en Thaïlande. Malgré les menaces, le gouvernement thaïlandais ne ménage pas ses efforts pour continuer à attirer les voyageurs. Et le nombre croissant de visiteurs montre combien les autorités locales peuvent avoir un impact significatif.

Fort d'une multitude de chaînes et de prestataires, le marché hôtelier chinois se distingue à la fois par son esprit d'innovation et son appétit commercial. La politique des autorités chinoises qui consiste à ne choisir que des établissements locaux a encore réduit les prix. Associée à une relative absence de problèmes de sécurité, elle fait de la Chine une destination privilégiée pour les réunions et événements.

Grâce à une large palette de structures adaptées et à une excellente desserte aérienne, Singapour demeure un lieu central pour les réunions. La Corée du Sud et le Vietnam sont de plus en plus attractifs, d'autant que Pyeongchang (Corée du Sud) accueillera les Jeux olympiques d'hiver en 2018.

À Taïwan aussi l'affluence est en hausse, bien que la nécessité pour les citoyens chinois de posséder une autorisation d'accès spéciale leur complique la tâche. Cette restriction contraint les tarifs hôteliers à la stabilité, malgré l'ouverture de nouveaux établissements, ce qui constitue toujours un moteur.

En dépit de la qualité de ses liaisons aériennes, Tokyo affiche des coûts plus élevés que les autres régions du Japon. Kyoto, Okinawa et Osaka sont de plus en plus populaires, surtout pour les personnes venues de la zone APAC qui bénéficient de vols directs.