Optimiser ses frais d'hôtellerie grâce aux HBT : l'exemple de Aigle International

Contenir la hausse de son budget hôtel en bénéficiant d'une visibilité complète sur ses réservations hôtelières partout dans le monde : c'est le challenge relevé par la société Aigle International, enseigne française de prêt à porter, en s'appuyant, depuis 2011, sur la plateforme de réservation hôtelière HCorpo. "Les tarifs proposés par HCorpo sont, la plupart du temps, moins élevés que ceux dont nous disposions jusqu'alors, voire plus attractifs que nos propres tarifs négociés avec certains hôtels. Dès la première année, nous avons réalisé 30 % d'économies sur ce poste !", explique Brigitte Deslogis, travel manager au sein de la société.

Mais l'outil a une autre valeur ajoutée : "Nous profitons désormais d'une entière centralisation de la réservation, souligne la travel manager, sans oublier la fourniture, par le prestataire, d'un reporting analytique sur mesure avec un niveau de données détaillé pour l'ensemble de nos déplacements." Cette expérience montre l'intérêt croissant des acheteurs voyages pour les HBT, Hotel Booking Tools. Et pour cause: "Le volet aérien a, depuis longtemps, été rationalisé dans les grands comptes, rappelle Moncef Khanfir, CEO de iAlbatros, un des acteurs du marché, mais l'hôtellerie, qui constitue le deuxième poids lourd des achats travel, est encore, lui, hors contrôle. D'où l'intérêt de recourir à un HBT, pour s'atteler à un tel chantier d'optimisation."

Priorité aux hôtels indépendants !

D'autant que le marché de l'hôtellerie, atomisé, s'avère complexe à appréhender pour les travel managers. "Les entreprises doivent composer avec une offre plus large et hétérogène que dans l'aérien, analyse Stéphane de Laforcade, président de HCorpo. Or, la plupart des Self Booking Tool classiques sur lesquels s'appuient les travel managers ne sont pas exhaustifs. Notamment parce que ces outils s'adossent sur des GDS, Global Distribution Systems, qui ne référencent pas nombre d'hôtels indépendants."

Cet écueil affecte beaucoup les entreprises dont les collaborateurs sillonnent la France, un marché regorgeant davantage d'hôtels indépendants (60 %) que de chaînes (40 %). Et c'est justement pour profiter d'une offre hôtelière complète qu'Aigle International a décidé de s'appuyer sur HCorpo. "Nous accédons désormais à 250 000 hôtels négociés disponibles en temps réel dans un seul outil."

Last but not least, ces plateformes hôtelières intuitives - fonctionnant de manière autonome ou en interface avec un SBT - se distinguent par leur aptitude à prendre en charge la réservation, du paiement à la facturation. "C'est notre axe de différenciation, confirme Moncef Khanfir. Nous proposons de dédouaner nos clients d'un tel processus comptable ­chronophage, puisqu'une fois les réservations effectuées par les voyageurs, nous assumons le paiement de chaque prestation. À la fin du mois, nous envoyons la facture globale au client."

Les travel managers, qui n'ont plus qu'un seul fournisseur à piloter, s'évitent aussi la gestion de factures multiples ou des cartes corporate. "Nos collaborateurs n'ont plus d'avance à faire sur les frais d'hébergement, confirme la travel manager d'Aigle International. Ils ont simplement besoin de se présenter à l'hôtel munis de leurs confirmations de réservation sans se préoccuper ni du règlement, sauf extras, ni de récupérer la facture, la prestation étant prise en charge par l'éditeur."

Reporting détaillé

Plus encore, en optant pour un mode de règlement par carte logée pour les dépenses liées aux déplacements professionnels, Aigle International bénéficie d'une remontée automatique des données comptables qui s'implémentent dans son système d'information. " Les prestations de voyages sont centralisées, avec un traitement automatisé des factures, et nous disposons de tableaux de bord précis sur les déplacements des collaborateurs, un levier essentiel pour maîtriser les coûts ", précise Brigitte Deslogis.

En effet, l'autre valeur ajoutée des HBT, induite par le paiement et la facturation centralisés, est d'offrir au client une traçabilité complète des réservations, en favorisant un reporting de toutes les données clés : date du check in et check out, nom commercial de l'hôtel fréquenté, sa classification et géolocalisation, montant total dépensé, nature de la mission, etc. " Le contrôle de la data constitue un enjeu essentiel en matière d'hôtellerie et ce, pour permettre le tracking des coûts, confirme Stéphane de Laforcade. L'avantage de notre outil est précisément de fournir un reporting détaillé au moment du paiement, et non de la réservation, favorisant ainsi la remontée des dépenses réellement effectuées par le voyageur lors de son déplacement. "

Un créneau sur lequel surfe également HRS, autre acteur majeur du secteur : " Nous avons créé, il y a deux ans, une offre "business intelligence" dédiée à l'analyse des données voyages pour le compte de nos clients, indique Emmanuel Ebray, managing director de HRS France. Notre offre est de restituer, décortiquer, consolider et benchmarker, via des outils de tracking, toutes les informations utiles afin d'aider les entreprises à avoir une meilleure visibilité et, finalement, de maîtriser ce poste de dépenses. "

Grâce à cette finesse d'analyse, l'éditeur peut ainsi produire des rapports statistiques aussi pointus que personnalisés. " Par exemple, nous sommes capables d'analyser sur demande les économies manquées par tel client sur telle destination, au regard du coût moyen de la nuitée ou en privilégiant tel hôtel à tel autre ", poursuit Emmanuel Ebray. Autre analyse possible, cette fois dans une logique de "compliance" : " Décrypter les comportements de réservation des voyageurs pour mieux ­évaluer le respect de la politique voyage en interne, en termes d'anticipation, d'adoption des outils en ligne, de recours aux fournisseurs privilégiés, etc. ", poursuit Emmanuel Ebray, en rappelant que de tels diagnostics peuvent aussi faire la part belle au web analytics. " En passant au crible tous les processus de réservation, on peut dresser une photographie précise des pratiques de consommation en matière d'hôtellerie : les destinations les plus prisées, les hôtels les plus appréciés par les salariés, les établissements les plus disponibles lors de tel ou tel salon, etc. ", développe le managing director. Un moyen de reprendre la main sur des données stratégiques d'autant plus essentielles pour bien calibrer son programme hôtel. " En effet, sans de tels reportings, impossible pour le travel manager d'évaluer les besoins de son entreprise, et ainsi, de renégocier de manière ad hoc les tarifs auprès de ses fournisseurs d'une année sur l'autre ", conclut Emmanuel Ebray. De quoi convaincre plus d'un travel manager à passer en mode HBT.