Les entreprises peuvent faire du voyage d'affaires un facteur de bien-être au travail en redonnant la parole au voyageur

"Dans une économie globalisée, les déplacements professionnels font partie intégrante du quotidien des salariés. Pour autant, de vraies marges d'optimisation économique et d'amélioration du bien-être au travail existent encore. Pour y parvenir, il faut mettre fin aux approches en silos : en matière de politique "voyages", les fonctions ressources humaines, finance et achats doivent se coordonner davantage et remettre le voyageur au coeur de la réflexion", explique Marc Sailly, président d'Axys Consultants. Et pour mieux comprendre l'impact des conditions de voyage sur la motivation des salariés, Axys Consultants a commandé une étude sur le sujet à Opinionway. Laquelle démontre que "les voyages d'affaires pourraient être plus économiques, tout en devenant moins stressants pour les salariés, si les entreprises modifiaient quelques-unes de leurs pratiques. Il est possible, assure Axys, de faire du voyageur un allié de l'optimisation des prestations de déplacement et de l'application de la politique voyages."

Cette étude en deux volets (quantitatif avec focus qualitatif), conduite auprès d'un échantillon de 500 salariés représentatifs des entreprises françaises de 1 000 salariés et plus, a permis de tirer au moins quatre enseignements:

1. Bien que récurrents, les voyages d'affaires demeurent stressants pour nombre de salariés

Dans un contexte de globalisation, le business trip n'est plus rare dans la vie d'un salarié. Ainsi, les personnes interrogées déclarent avoir effectué a minima quatre déplacements professionnels au cours des 12 derniers mois (formations, réunions de travail, salons, séminaires, etc.), de 2 à 4 jours dans 60 % des cas et principalement en France (67 %). Récurrent, le voyage d'affaires reste pourtant vécu comme une contrainte pour un quart des professionnels interrogés.

Il est également jugé comme une source de stress "élevé", voire "très élevé" pour un tiers de l'échantillon. Parmi les causes les plus fréquemment avancées : la crainte du retard pour 61 % des personnes interrogées, l'inutilité du déplacement pour 52 %, l'impossibilité de s'organiser suffisamment à l'avance pour 32 %, mais aussi le manque d'informations pratiques (28 %), le dépassement des dépenses (25 %) ou encore la crainte de perdre ses bagages (22 %). Il apparaît également que ce niveau de stress est directement corrélé aux fonctions occupées par les salariés ainsi qu'au contexte économique de leur entreprise. Les premiers sujets à ce stress sont les cadres dirigeants et les commerciaux, plus enclins à voyager pour des raisons professionnelles. Un effet de stress paradoxalement accentué pour les salariés des entreprises en croissance.

2. De manière objective, les salariés jugent que l'accompagnement des business trip est satisfaisant

Un examen plus approfondi nous apprend que les conditions de voyages sont très largement considérées comme satisfaisantes. Ainsi, 97 % des salariés jugent les délais d'organisation de leurs voyages d'affaires comme "suffisants" ou "acceptables", délai qui dans les faits est supérieur à une semaine dans près de ¾ des cas. Le confort du business trip importe également : plus d'un tiers des salariés déclarent se déplacer professionnellement dans de meilleures conditions que pour leurs voyages personnels. 86 % des salariés jugent qu'ils voyagent professionnellement dans un niveau de confort au moins équivalent à meilleur que pour leurs déplacements privés.

Autre fait intéressant, les salariés qui ont été augmentés au cours des 12 derniers mois se déclarent plus satisfaits de leurs conditions de voyage (81 % de notes de satisfaction comprises entre 7 et 10, contre 69 % pour ceux non augmentés). La perception des conditions de voyage est donc pour la fonction RH également un signal faible d'une insatisfaction plus générale.

3. Les 18-34 ans révèlent un rapport au voyage d'affaires différent de celui de leurs aînés

L'autre raison qui justifie une coordination renforcée des fonctions RH, finance et achats sur les politiques voyages est la différence d'approche de la nouvelle génération (18-34 ans). Celle-ci se déclare mieux disposée à l'égard des nouveaux services offerts par le marché comme Uber, Airbnb, ou le covoiturage (25 % contre 18 % pour l'ensemble de l'échantillon). Elle trouve davantage de plaisir au voyage d'affaires (50 % contre 34 % pour les plus de 35 ans). Elle est aussi plus sensible aux conditions de voyage, potentiellement en lien avec son besoin accru de reconnaissance. Elle est enfin plus critique quant à la formalisation de la politique voyages, la jugeant plus souvent complexe ou inexistante par rapport à ses aînés.

4. Trois axes d'améliorations pour faire du voyage d'affaires un facteur d'économies pour l'entreprise et de bien-être au travail pour l'ensemble des voyageurs

Ce sondage révèle enfin que s'agissant des voyages d'affaires, bien-être au travail et réductions des coûts ne s'opposent pas. En effet, trois axes d'améliorations se distinguent dans cette enquête.

D'abord, préciser les conditions et les modalités des politiques voyages. À tort ou à raison, celles-ci apparaissent encore comme obsolètes pour 16 % des voyageurs interrogés et avec un confort restreint pour 18 %. En outre, 2 personnes sur 5 déclarent que la politique voyages de leurs entreprises n'évolue pas assez vite par rapport à leurs besoins. Les sources d'économies restent enfin significatives : 74 % des professionnels estiment que tout ou partie de leurs déplacements pourraient être traités différemment (visioconférence, conférence téléphonique), d'autant plus facilement que ces alternatives existent massivement en entreprises (80 % des sondés déclarent que leur entreprise est équipée en visioconférence).

Ensuite, cette clarification peut être l'occasion d'une implication accrue des salariés dans la politique voyages. 49 % des sondés déclarent faire part de leurs suggestions à leur direction (hôtels, moyens de transport, traitement des notes de frais, moyens de réservation, moyens de paiement, locations de véhicules de courte durée) : si ces retours sont globalement pris en compte, ils rappellent l'intérêt de donner la parole aux salariés, mais aussi la nécessité de leur faire un feed-back sur leurs suggestions.

Enfin, le dernier point d'amélioration porte sur l'impact des déplacements professionnels sur les dépenses des salariés. Ceux-ci se voient contraints d'effectuer une avance de trésorerie dans 37 % des cas et 40 % d'entre eux jugent que leur société ne facilite pas le paiement des frais de voyage. En réponse, la carte corporate est plébiscitée comme une solution pertinente par 78 % de ses utilisateurs.