[Tribune] Le reporting, véritable dash board du travel manager

Dans bien des cas le reporting est encore utilisé de manière standard, peu approfondie et n'est pas jugé à sa juste valeur. Plutôt perçu comme étant une usine à gaz avec un manque d'hétérogénéité et une consolidation souvent complexe associée à un scope parfois incertain (entités incluses, fournisseurs, O&D...). Finalement sans grand intérêt, il est trop souvent délaissé malgré le gisement d'information qu'il constitue.

Cependant il faut garder à l'esprit que le reporting est un outil, qui permet aux utilisateurs, principalement les travel managers et les directions générales, d'anticiper l'avenir... C'est tout du moins l'attente qu'ont les utilisateurs en 2016. Tout le monde est à la recherche d'une solution offrant de multiples fonctionnalités allant bien au-delà de l'analyse classique d'une extraction et qui demande à être retravaillée et nettoyée avant exploitation. Pour rappel, le reporting doit permettre aux utilisateurs de maîtriser et piloter les programmes aussi variés soient-ils : aériens, hôtels, LCD... tout en se basant sur des informations réelles, puisque son contenu correspond à l'activité de l'entreprise retracée au travers d'un document.

Si nous nous penchons sur les outils qui sont proposés par les TMC sur ce périmètre, nous devons saluer les efforts réalisés ces dernières années car les progrès sont nombreux et ils répondent maintenant (presque) aux attentes du marché.

Ils sont intuitifs, personnalisables et mettent à disposition de l'utilisateur les informations souhaitées en seulement quelques clics : benchmark par rapport aux concurrents, dépense par compagnies aériennes, top destinations, performance économique, émissions de CO_² liées aux voyages d'affaires. Ils proposent également un large choix en termes de période puisqu'ils offrent de la visibilité en temps réel ou sur des périodes à définir.

Il est vrai que l'innovation a transformé notre reporting qui se positionne dorénavant en tant que véritable dash board, rendu facile d'utilisation et plus efficient notamment grâce aux NTIC. A l'heure du Big data, les outils proposés vont bien au-delà des "simples" extractions qui ont longtemps eu la préférence des travel managers.

Maintenant, les reportings apportent visibilité et flexibilité aux utilisateurs :

- Avant le déplacement, en permettant par exemple au voyageur de s'informer sur le niveau de risque dans le pays de destination, ce qui est indispensable du fait du contexte actuel et de la responsabilité engagée de l'entreprise ;

- Il permettent également, post déplacement, d'identifier les tendances des programmes, d'avoir de la visibilité sur les habitudes et comportements des voyageurs : hôtels fréquentés, compagnies préférées tout en maitrisant la compliance avec la politique de voyages et de frais. Il est également possible de suivre les dépenses et les savings réalisés voire même, à contrario, les économies manquées...

Ainsi la traçabilité, la visibilité et l'analyse couvrent tous les axes, du global au local :

- L'analyse de la dépense : évolutions du prix moyen du billet, répartitions des dépenses, identification des enjeux...

- La compliance avec la politique voyages : analyse des points clés (taux d'adoption, classes de services, anticipation...) Mise en évidence des achats hors politique voyages par voyageur, ...

- Le pilotage des fournisseurs : analyse des dépenses par fournisseurs, pilotage des parts de marchés et taux de préconisation, identification des leviers de négociation et des challengers sur le marché...

- Le benchmark : il donne accès aux données du marché, en se basant sur les résultats d'autres entreprises clientes réparties dans le monde.

Malheureusement ces solutions ont encore des limites... En effet, toujours en version test pour la majorité d'entre elles, le fonctionnement n'est pas encore parfaitement fonctionnel et automatisé car généralement derrière les reportings se cachent des équipes opérationnelles traitant les demandes des clients tels que des consultants ou business analyst...

Gardons malgré tout à l'esprit que quelques années ont suffi à nous faire passer d'un reporting traditionnel lourd, à un outil amélioré et plus performant. Attendons le reporting de demain...

Par Christophe Drezet, consultant associé Epsa