[Tribune] La pertinence d'un programme hôtelier face à une politique best buy intelligent

Business review, analyse de datas hétérogènes...Travel managers et acheteurs ne connaissent que trop bien ces tâches chronophages qui constituent la mise en place d'un programme hôtelier. Le temps consacré chaque année donne matière à réfléchir. Quels sont la pertinence et le ROI d'un tel exercice face à une politique de best buy qui tend à se développer ?

Beaucoup de travail pour (finalement) peu d'avantages

Certes, un programme hôtelier présente certains atouts indéniables, parmi lesquels une meilleure prévision de la dépense ou encore de bénéficier de "global discounts". Mais cela ne permet pas de faire pencher la balance face aux nombreux inconvénients qui y sont associés. Tour d'horizon.

* L'erreur la plus fréquente réalisée par les entreprises est de vouloir proposer l'offre la plus complète et compétitive possible à leurs voyageurs en intégrant au programme une pléiade d'hôtels. En procédant de la sorte, le tarif corporate ne sera que ponctuellement plus avantageux que le prix public. Et pour cause, il est très difficile - pour ne pas dire impossible - pour un acheteur de connaître les spécificités locales de chaque marché, que ce soit en termes de prix ou de quantité d'offres. Se focaliser sur des centaines d'hôtels répartis dans des dizaines de pays se fait toujours au détriment de la qualité.

* Pour que le programme hôtelier soit efficace, il est primordial de le piloter. Tout d'abord en paramétrant l'outil de réservation, en s'assurant que les tarifs négociés soient bien chargés et surtout par une communication interne régulière. Or, toutes ces actions mises bout à bout représentent un temps considérable que l'acheteur n'a que très rarement.

* Nombreuses sont les raisons qui conduisent au non-accès des tarifs corporate : black-out dates, un taux de remplissage élevé - le LRA qui permet de contrer cela n'est pas toujours respecté par les hôteliers - ou tout simplement une erreur de chargement. À moins de réaliser un long et coûteux audit de ­facturation, le contrôle de la bonne application des prix s'avère compliqué.

Une solution hybride

Face à ces problématiques, une solution alternative s'offre aux entreprises.

Il s'agit dans un premier temps de réaliser un programme hôtelier en ne s'intéressant qu'aux top hôtels, soit 10 à 20 maximum. De ce fait, l'acheteur aura un réel levier de négociation grâce aux volumes réalisés et ne perdra pas de temps avec des hôtels dont l'enjeu est moindre. Cerise sur le gâteau, ces tarifs négociés ne sont pas commissionnables.

La deuxième étape, qui laisse encore bien des entreprises perplexes, consiste tout simplement à adopter une stratégie de best buy intelligent au travers d'un HBT :

* En plus de l'absence de fee, un HBT permet de réaliser des économies car les éditeurs négocient des tarifs corporate avec des milliers d'hôtels, à des prix souvent hors de portée de ce que pourraient obtenir les acheteurs. En fonction du volume d'affaires réalisé dans ces établissements, l'entreprise peut également bénéficier d'une RFA.

* Adopter une stratégie de best buy ne rime pas avec liberté totale pour les voyageurs. Les entreprises peuvent configurer l'HBT comme elles l'entendent, afin que seuls les hôtels qui respectent leur politique voyage ne s'affichent.

Programme hôtels ou best buy intelligent ? La question peut être posée mais la réponse me paraît claire. La véritable question est de savoir si les entreprises seront moins frileuses à l'avenir. Réponse fin 2016, mais rien n'est moins sûr.

Par Christophe Drezet, consultant au sein du cabinet Epsa, spécialisé dans les achats hors production et notamment les voyages d'affaires.