(Tribune) "Travel & Expense" : trouver son modèle et faire des choix éclairés

Les outils "Travel & Expense" ont su évoluer depuis plusieurs années afin de couvrir les besoins des entreprises en termes de reporting, de sécurité et de services. Pour autant, face à une multiplicité des offres, il peut s'avérer difficile pour les acheteurs de démontrer les nombreux bénéfices qu'apportent ces solutions technologiques.

Les trois grandes questions auxquelles il faut réfléchir pour couvrir le sujet à 360°sont les suivantes : - Passer de la réservation "offline" à la réservation "online": quels sont les bénéfices ? Quelles économies peuvent être attendues et comment les optimiser ? - Comment trouver son modèle et de faire des choix éclairés ? Quid de l'intégration de l' "Expense" à l'outil de réservation en ligne ? - Comment obtenir l'adhésion des voyageurs et des "bookers" ?

-Passer de la réservation "offline" à la réservation "online" : quels sont les bénéfices ? Quelles économies peuvent être attendues et comment les optimiser ?

La réservation en ligne apporte des bénéfices à chacune des parties au sein de l'entreprise : voyageurs (plus de simplicité), gestionnaires de budget (meilleur contrôle et meilleure visibilité sur les dépenses) et travel managers/acheteurs travel (optimisation du programme voyage). Afin d'accompagner le développement de la réservation "online", le paramétrage est la clé. Bien calibrer son outil permet d'apporter de nombreux bénéfices, à condition de le piloter de façon professionnelle. De plus, en adoptant les meilleures pratiques, les économies réalisées sur les frais de réservation en passant d'un mode de réservation "offline" à un mode en ligne peuvent dépasser 50 % (la part des frais de réservation dans le budget voyages de l'entreprise va de 3 à 5%). En moyenne, 20% d'économies sont réalisables sur les dépenses aériennes et jusqu'à 25% sur les dépenses hôtelières.