[Tribune] MICE : l'ère du tout digital

Je le souligne souvent dans le cadre de ces chroniques, l'engouement des Français pour les nouvelles technologies est de plus en plus fort. On peut le mesurer aux succès des salons tels que le CES de Las Vegas ou encore le salon Vivatech à Paris. Selon une étude Deloitte de 2015, 70% des Français ont déjà fait le choix du smartphone, ce qui représente plus de 900 millions d'utilisations par jour. Et aujourd'hui, les mobiles ont pénétré le domaine du MICE avec de nouvelles applications. Ce qui bouleverse l'expérience des clients ou des participants en changeant de façon disruptive une communication jusqu'à alors majoritairement descendante.

Une large palette d'utilisations

Quelles sont les utilisations possibles et quels en sont les enjeux pour les entreprises ? Il en existe des dizaines telles que les quiz, social wall, vote, nuage de mots, les agendas personnalisés, le check-in on line... On distingue plusieurs temps d'utilisation de ces outils : avant, pendant et après l'événement. Il existe différentes utilisations des applications : recruter de nouveaux clients, mettre en place l'événement, enregistrer les participants, accueillir les participants, gérer des agendas personnalisés, donner de l'information pratique, animer la réunion, interagir avec sa cible ou son audience, mesurer la satisfaction des participants...

La simplicité et l'efficacité, plébiscitées

Les avantages de ces outils sont nombreux : faciliter l'organisation, améliorer sa visibilité, favoriser le networking, enrichir l'expérience du visiteur, fédérer une communauté par les réseaux sociaux, permettre de recueillir des impressions. L'outil peut engager les participants au-delà de l'événement. Les applications les plus plébiscitées par les organisateurs sont celles qui sont les plus simples et efficaces. Nul besoin de sophistication en la matière. Qu'elles soient natives, Web ou encore hybrides, ces applications nécessitent que les participants soient équipés de smartphones (iOS d'Apple ou Android en très large majorité). Ces outils peuvent être utilisés tels que définis par leur créateur ou personnalisés ; la plupart pouvant être utilisés en marque blanche et donc personnalisés totalement à votre événement.

Les modèles tarifaires sont variés mais on distingue quelques postes récurrents :

- la facturation au nombre de participants. Attention, certaines sociétés facturent au " participant enregistré " et d'autres au " participant confirmé " ;

- la facturation pour la mise en place de l'outil de base ;

- la facturation pour accompagnement (mise en place graphique, accompagnement le jour J) ; on pourra ensuite acheter des modules supplémentaires pour ajouter des fonctionnalités ;

- une licence annuelle ou ponctuelle.

La mise en place d'une infrastructure technique est nécessaire, notamment pour le wi-fi. L'organisateur devra en effet s'assurer de la capacité de la bande passante ; des bornes de renfort pourront être ajoutées si besoin. Il devra également s'assurer au travers de tests IT que la sécurité des données diffusées soit suffisante et maximale afin d'éviter le piratage. Enfin, l'utilisation ne sera maximale que si l'organisateur a, au préalable, adapté l'utilisation de ces outils à sa cible et prévu une communication adaptée. Il sera nécessaire d'anticiper l'intégration de ces outils dans son agenda et de prévoir du contenu adapté et pertinent. Le marché évoluant à toute allure, les fonctionnalités et utilisations sont en perpétuel renouvellement. À vous de trouver la plus adaptée et n'oubliez pas une règle d'or : le digital doit toujours être au service de votre discours et non l'inverse !

Par Christophe Drezet, consultant au sein du cabinet Epsa, spécialisé dans les achats hors production et notamment les voyages d'affaires.

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