Travel management : comment maîtriser TOUTES les dépenses ?

A la recherche des dépenses perdues. A mi chemin entre Marcel Proust et Indiana Jones, le titre de l'une des conférences programmées au salon Meedex - le rendez-vous des " meeting destination experts " qui s'est tenu la semaine dernière au Carrousel du Louvre avait de quoi river à leur fauteuil les acheteurs et travel managers, nombreux à s'être déplacés pour l'occasion dans l'espoir de trouver de nouvelles marges de progrès. Pour les guider, une unique feuille de route : l'Observatoire 2015 réalisé par Avexia Voyages sur la base de chiffres rapportés par le cabinet Concomitance Consulting. Une étude qui, pour sa 5ème édition, regarde par la lorgnette des achats un marché aux contours souvent mal définis. " Il ne s'agit pas d'analyser seulement les voyages d'affaires mais la mobilité des professionnels au sens large " a posé d'entrée de jeu François Xavier Izenic, en charge d'animer la conférence. Un cadrage " large " qui a pour objectif de ramener à la vigilance des entreprises des postes de dépenses qui sortent sinon de leur radar. "Les coûts sont maîtrisés jusqu'à peu avant le départ. C'est après que les choses se gâtent " a ainsi expliqué Julien Chambert, directeur ventes & conseil chez Avexia Voyages. Son " diagnostic " est entièrement confirmé par l'étude, laquelle identifie 4 grandes familles d'achats non-maîtrisées :

1 - La prévention :

Les assurances, les vaccins et, plus généralement, l'ensemble des prestations liées à la sécurité des voyageurs et de leurs biens en mobilité constituent autant de postes de dépenses " tellement mal optimisés ", a déploré Julien Chambert que l'étude d'Avexia n'a tout simplement pas de chiffres à leur associer. Une lacune qui a le mérite d'identifier un problème majeur : le flou quasi-total qui règne en la matière. Quelles prestations acheter pour quelles destinations ? Qui paye ? Autant de questions auxquelles il est essentiel à l'entreprise de trouver des réponses pour optimiser ses dépenses. Bonus non négligeable : cette démarche pourra lui épargner un passage par les tribunaux pour non acquittement de son obligation d'information vis-à-vis de ses employés...

2 - Les voitures

"Les entreprises se condamnent à une vision à postériori plutôt qu'à priori"

Frais de taxis, de parkings, de péages et autres indemnités kilométriques s'accumulent pour représenter de 28% à 50% des dépenses globales liées à la mobilité des entreprises. Une famille d'achats qui pose de multiples problèmes de gestion à ces dernières qui ont le tord, pour commencer, de ne pas se pencher assez sur cette manne d'économies potentielles. " Les entreprises préfèrent encore de nos jours demander à leurs employés de payer leurs courses taxi ou VTC avec leur propre carte bleue et de se faire rembourser en notes de frais plutôt que d'utiliser un compte digital corporate. Conséquence : elles se condamnent à une vision à postériori plutôt qu'à priori de leurs dépenses et perdent en traçabilité " a notamment regretté Nordine Iguedjtal, general manager de la société de VTC Navendis. Une façon de procéder qu'il dit héritée d'un traumatisme ancien : " la phobie du code taxi que tout le monde s'échange ". Rajoutez à cela les pratiques " scandaleuses " - dixit Xavier François Izenic - des gestionnaires de parking qui margent, à titre d'exemple, à 90% autour des aéroports de Paris ainsi que la malhonnêteté d'employés qui fraudent à hauteur de 10% sur le montant de leurs indemnités kilométriques, ainsi que le rapporte l'observatoire, et vous comprenez le casse-tête particulier que pose la mobilité en voiture à l'entreprise.

3 - Hôtellerie :

"Revenir au bon sens paysan"

S'il est grignoté par la popularité grandissante des voyages d'une journée, le budget hôtellerie des entreprises représente néanmoins 20% à 40% de leurs dépenses globales liées à la mobilité. Des chiffres gonflés par la multiplication des frais ancillaires que l'on pourrait définir comme le pendant " honnête " des frais cachés. Parmi les plus coûteux pour les entreprises : l'accès au wi-fi, qui fait souvent l'objet d'une tarification supplémentaire. Comment faire pour maîtriser son budget hôtellerie quand la facture finale ne ressemble pas à ce que l'on avait prévu lors de la réservation ? " Savoir ce que l'on achète " martèle Stéphane de Laforcade. Président de la plateforme HCorpo, il fait de cet impératif le garant " d'un bon sens paysan " - qu'il oppose à l'essor "d'un jargon technologique inutile " - seul en mesure d'aider les entreprises à maîtriser leurs dépenses. " Il faut pouvoir déchiffrer sa facture et savoir à quoi correspondent les prix " conclut-il.

4 - La restauration :

Sandwichs sur le pouce, déjeuners en solitaire ou bien repas plus copieux avec des clients ou prospects... Les frais de bouche en tout genre pèsent entre 2,5% et 10% dans l'enveloppe totale des frais de mobilité. Un budget non-négligeable qui n'est pourtant pas encore systématiquement intégré dans les dépenses planifiées par les entreprises, nombreuses à fonctionner aux notes de frais.

---> Programmes d'entreprise : la clé de la réussite est...

"Rien ne sert de mettre en place un programme d'entreprise s'il n'est pas respecté".

Plusieurs responsables achats présents à la conférence organisée par Avexia Voyages ont témoigné de démarches engagées pour prendre le contrôle de divers postes de dépenses non-maîtrisées citant, notamment, des partenariats exclusifs signés avec des prestataires pour uniformiser et prévoir les dépenses. Problème : des "irréductibles" quelque peu retords au changement sapent leurs efforts en préférant continuer à n'en faire qu'à leur tête et les taux d'adoption peinent à grimper. Une situation que les entreprises seraient en tord de tolérer d'après Julien Chambert qui souligne, logique : "Rien ne sert de mettre en place un programme (de voyages, d'hôtellerie etc) s'il n'est pas respecté". Pour convaincre les sceptiques, n'hésitez pas à miser sur l'accompagnement au changement. Son élément clé ? La communication !