Mobilité : cap sur les "full SBT"

S'il existe un outil dont les travel managers ne peuvent plus se passer, c'est sans aucun doute les self booking tools (SBT). En effet, d'après une étude Epsa / HRS réalisée en 2013, pas moins de 96 % des sociétés du CAC 40 recourent à une telle solution en ligne pour optimiser leur poste voyage. " Les avantages générés par ces outils web de réservation sont largement connus ", rappelle Christophe Drezet, consultant au sein du cabinet Epsa, spécialisé dans l'optimisation des achats hors production. " Ils permettent un gain financier de taille, pour les entreprises, grâce à une réduction de un à quatre points des frais d'agence, induite par le recours aux transactions on line. À ce gain financier s'ajoute un meilleur contrôle des coûts via un paramétrage des règles de la politique voyage : plafonds de dépenses autorisés, application des tarifs négociés, optimisation du workflow de validation, etc. ".

Mais encore faut-il motiver les voyageurs à recourir, en amont, à de tels outils. " Grâce aux politiques incitatives mises en oeuvre par les travel managers, le taux d'adoption peut atteindre 85 %, développe Christophe Drezet. Les arguments pour convaincre les salariés de franchir un tel cap sont nombreux : un gain de temps grâce à un process de réservation plus fluide et automatisé, une plus grande autonomie dans la gestion des déplacements, etc. "

Géolocalisation des voyageurs

Les SBT se sont imposés d'autant plus vite dans les entreprises que leurs fonctionnalités ont largement été étoffées au cours des dernières années : gestion des différents profils utilisateurs, géolocalisation des voyageurs, reporting efficace des dépenses... De quoi faire évoluer ces outils de réservation stricto sensu en véritables "full SBT", intégrant à la fois l'ordre de mission, les notes de frais, etc. Malgré tous ces atouts, les SBT ne peuvent, cependant, pas tout faire, tant s'en faut.

Reste, notamment, un domaine où leur marge de progression est notable : la gestion des voyages dits "complexes". " En cas de déplacement circulaire multisegment nécessitant plus de quatre ou cinq vols, la compétence des agents de voyages reste souvent plus appropriée ", assure Jordy Staelen, directeur général de l'agence 3Mundi. Un constat partagé par Christophe Drezet : " Les algorithmes sur lesquels s'appuient les SBT ne permettent pas encore de faire remonter les meilleurs tarifs sur les déplacements complexes ".

Si les SBT restent donc toujours cantonnés aux voyages simples et répétitifs comprenant un aller-retour, ils sont, depuis quelques années, déjà, capables de globaliser 100 % des réservations de l'entreprise, y compris celles réalisées en off line auprès de l'agence. " L'outil s'impose, en effet, comme le point d'entrée unique pour toutes les réservations, même pour celles qu'il n'est pas en mesure de tarifer, précise Jordy Staelen. Ainsi, chaque mission saisie dans le système est orientée automatiquement vers un traitement "on" ou "off" selon son degré de complexité. " Et Olivier Mindren, vice-président marketing chez Traveldoo, de renchérir : " Tout le défi consiste à fusionner et synchroniser au maximum les canaux de réservation on line et off line pour rapatrier dans l'outil les préconisations de l'agence afin de centraliser le suivi de tous les ordres de mission et faciliter le reporting on line des voyages complexes. Une technologie de synchronisation que nous avons améliorée, par exemple, avec le lancement de Traveldoo Assisted Booking ".

Gestion à distance des notes de frais

À l'heure de la mobilité connectée, les SBT surfent également sur le "multi-écran", en proposant aux voyageurs d'affaires de réserver leurs billets par smartphone ou tablette. " En temps réel, le voyageur consulte les dernières mises à jour sur le déroulement de son voyage - horaires de vol, terminal d'embarquement, heure limite d'enregistrement -, mais aussi l'ensemble des prestations associées - hôtels, location de voitures... ", explique Bertrand Flory, responsable commercial corporate d'Amadeus France.

Mieux, encore, l'hébergement sur smartphone pour gérer à distance des notes de frais " et surtout la numérisation des justificatifs fournisseurs via le terminal mobile, grâce à la fonction OCR, reconnaissance optique de caractères ", indique Pierre-Emmanuel Tetaz, vice-président de Concur France, en rappelant qu'avec la généralisation, à terme, de la reconnaissance vocale sur smartphone, l'enregistrement automatique des dépenses sans aucune saisie manuelle sera possible. C'est dire si les SBT s'orientent vers une gestion 100 % instantanée, intuitive, et de bout en bout des déplacements pro ! " En effet, les entreprises sont de plus en plus friandes de solutions en temps réel aussi fluides que celles prévalant dans l'univers du B to C. Ces interfaces existent, certes, pour estimer le coût complet d'une mission, mais surtout pour simplifier la vie des voyageurs d'affaires ", poursuit Jordy Staelen.

Une révolution technologique de taille qui suppose, toutefois, de franchir une dernière étape et pas des moindres : celle du door-to-door. " Autrement dit, de traiter les déplacements de porte à porte, avec un système de réservation qui intègre tous les éléments composant un voyage d'affaires, voire, à terme, les meetings, la visioconférence, etc. ", indique Sébastien Parent, presales director Southern Europ de KDS.

Cartographier un déplacement de A à Z

Un parti adopté par l'éditeur qui a lancé, en 2012, KDS Neo, plateforme novatrice qui propose, d'ores et déjà, de réserver, sur un itinéraire spécifique, le taxi, l'avion, le train, la voiture de location et l'hôtel. "L'intérêt d'une telle solution est de calculer, dès le départ, la totalité des dépenses relatives à une mission en affichant l'ensemble des services réservables sur une même page. Une réservation complète du déplacement en un clic, et ce, sur tous types de terminaux", souligne Sébastien Parent, en rappelant que pas moins de 100 000 utilisateurs recourent désormais à l'outil.

Même créneau chez Traveldoo, avec le lancement de Traveldoo Itinerary, un service de recherche d'itinéraire multimodal intégré à la plate-forme de réservation de l'éditeur. " Ce service s'inscrit dans une démarche de simplification de l'expérience utilisateur, en cartographiant de A à Z un déplacement tout en facilitant le travail de réservation ", commente Olivier Mindren. Preuve que les SBT ne sont plus de simples outils de réservation, " tant leur vocation finale est de fournir des conseils plus personnalisés pour préparer un déplacement, même complexe, en rassemblant sur une même interface tous les partenaires répondant aux besoins des voyageurs ", analyse-t-il.

Une réflexion sur laquelle planchent désormais tous les éditeurs, à l'instar d'Amadeus. " Notre objectif est de centraliser, dans notre SBT, le maximum d'agrégateurs de contenus au-delà du seul GDS (global distribution system). Par exemple, sur l'hôtellerie, nous avons intégré plusieurs centrales de réservation, telles que HRS ou Albatros, afin de proposer une offre de 350 000 établissements faisant la part belle aux hôtels indépendants souvent peu présents dans les GDS ", développe Bertrand Flory, en précisant que d'autres partenariats ont été conclus, en 2013, avec des compagnies de taxis (Cabforce) et des loueurs LCD, tandis que les restaurants et parkings sont encore à l'étude.

Faire le choix de l'open data

Chez Concur, les nouvelles intégrations technologiques avec des partenaires de premier plan - Airbnb, Avis, Intercontinental Hotel Group, Marriott Hotels... - sont aussi de rigueur. " Fin 2014, nous avons intégré dans notre plateforme les Taxis G7 ! En étendant notre SBT aux taxis, nous rendons maîtrisable une donnée voyage auparavant invisible, et ce, au plus grand bénéfice des travel managers ", affirme Pierre-Emmanuel Tetaz. Signe que le door-to-door s'impose comme une réalité incontournable, certains éditeurs, à l'instar de KDS, réfléchissent déjà à l'intégration de l'offre d'acteurs de VTC (voitures avec chauffeur) dans leur système.

Si l'avenir des déplacements pro comme perso " passe effectivement par le porte-à-porte ", Christophe Drezet nuance, toutefois, l'effet immédiat d'un tel phénomène. " Le door-to-door en est au même stade que Google Maps il y a dix ans. Autrement dit, les solutions existantes sont loin d'être 100 % optimales, même si elles sont prometteuses. " En effet, si les SBT s'appuient sur les web services de Google pour construire des itinéraires en temps réel, tels que Google Transit, lancé récemment par le géant américain, la technicité de ces systèmes doit être renforcée pour gagner en fiabilité. " Pour ce faire, encore faut-il que tous les acteurs du voyage, transporteurs en tête, ouvrent leurs bases de données aux intégrateurs pour fluidifier le routage et la réservation de tous types de déplacements, y compris les plus complexes ", précise le consultant. Une voie déjà privilégiée par la RATP, qui a fait récemment le choix de l'open data pour rendre ses données publiques accessibles et utilisables par tous. Le premier pas d'un long parcours...

Le témoignage d'Hélène Billon, directrice facilities & mobility management, Orange

"?Grâce aux nouvelles fonctionnalités de notre self booking tool, le taux d'adoption atteint 93?%?!?"

Améliorer la vie de ses voyageurs d'affaires en misant sur un SBT flambant neuf?: c'est le parti adopté par le groupe Orange, qui s'est doté, en juillet dernier, de l'outil KDS Neo. Simple, rapide et intuitif, l'outil se distingue, notamment, du précédent par sa compatibilité tablettes et smartphones. "?Une grande première, pour les collaborateurs du Groupe, qui peuvent désormais effectuer leurs réservations à distance avec, en prime, la gestion des notes de frais via une fonction scan, pour numériser en temps réel les justificatifs?", indique Hélène Billon, directrice facilities & mobility management chez Orange. Plus, encore, l'outil est désormais indexé à une plate-forme de réservation hôtelière, pour gérer en ligne, outre l'aérien et le train, le poste hôtellerie, et ce, en faisant remonter automatiquement un large choix d'hôtels à des tarifs négociés. "?Autant d'innovations qui ont fait gonfler le taux d'adoption de 85?% à 93?%?!?", se réjouit l'intéressée.

Quid de la réservation de taxi ou la location de voiture courte durée via le SBT?? "?L'outil est techniquement capable de gérer d'autres segments de voyages. Une gestion de bout en bout sur laquelle nous allons certainement plancher, à l'avenir. La gageure consistera, déjà, à nous organiser en interne pour identifier les fournisseurs capables de s'interfacer à notre système?", anticipe la directrice.