Mobilité : cap sur les "full SBT"

S'il existe un outil dont les travel managers ne peuvent plus se passer, c'est sans aucun doute les self booking tools (SBT). En effet, d'après une étude Epsa / HRS réalisée en 2013, pas moins de 96 % des sociétés du CAC 40 recourent à une telle solution en ligne pour optimiser leur poste voyage. " Les avantages générés par ces outils web de réservation sont largement connus ", rappelle Christophe Drezet, consultant au sein du cabinet Epsa, spécialisé dans l'optimisation des achats hors production. " Ils permettent un gain financier de taille, pour les entreprises, grâce à une réduction de un à quatre points des frais d'agence, induite par le recours aux transactions on line. À ce gain financier s'ajoute un meilleur contrôle des coûts via un paramétrage des règles de la politique voyage : plafonds de dépenses autorisés, application des tarifs négociés, optimisation du workflow de validation, etc. ".

Mais encore faut-il motiver les voyageurs à recourir, en amont, à de tels outils. " Grâce aux politiques incitatives mises en oeuvre par les travel managers, le taux d'adoption peut atteindre 85 %, développe Christophe Drezet. Les arguments pour convaincre les salariés de franchir un tel cap sont nombreux : un gain de temps grâce à un process de réservation plus fluide et automatisé, une plus grande autonomie dans la gestion des déplacements, etc. "

Géolocalisation des voyageurs

Les SBT se sont imposés d'autant plus vite dans les entreprises que leurs fonctionnalités ont largement été étoffées au cours des dernières années : gestion des différents profils utilisateurs, géolocalisation des voyageurs, reporting efficace des dépenses... De quoi faire évoluer ces outils de réservation stricto sensu en véritables "full SBT", intégrant à la fois l'ordre de mission, les notes de frais, etc. Malgré tous ces atouts, les SBT ne peuvent, cependant, pas tout faire, tant s'en faut.

Reste, notamment, un domaine où leur marge de progression est notable : la gestion des voyages dits "complexes". " En cas de déplacement circulaire multisegment nécessitant plus de quatre ou cinq vols, la compétence des agents de voyages reste souvent plus appropriée ", assure Jordy Staelen, directeur général de l'agence 3Mundi. Un constat partagé par Christophe Drezet : " Les algorithmes sur lesquels s'appuient les SBT ne permettent pas encore de faire remonter les meilleurs tarifs sur les déplacements complexes ".

Si les SBT restent donc toujours cantonnés aux voyages simples et répétitifs comprenant un aller-retour, ils sont, depuis quelques années, déjà, capables de globaliser 100 % des réservations de l'entreprise, y compris celles réalisées en off line auprès de l'agence. " L'outil s'impose, en effet, comme le point d'entrée unique pour toutes les réservations, même pour celles qu'il n'est pas en mesure de tarifer, précise Jordy Staelen. Ainsi, chaque mission saisie dans le système est orientée automatiquement vers un traitement "on" ou "off" selon son degré de complexité. " Et Olivier Mindren, vice-président marketing chez Traveldoo, de renchérir : " Tout le défi consiste à fusionner et synchroniser au maximum les canaux de réservation on line et off line pour rapatrier dans l'outil les préconisations de l'agence afin de centraliser le suivi de tous les ordres de mission et faciliter le reporting on line des voyages complexes. Une technologie de synchronisation que nous avons améliorée, par exemple, avec le lancement de Traveldoo Assisted Booking ".