MICE: l'efficacité passe par l'interne

De plus en plus de travel managers se voient confier le MICE (pour Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions, soit l'événementiel). Un nouveau segment qu'il ne s'agit pas de traiter comme une activité secondaire. En effet, comme l'a rappelé Loïc Passemard, cofondateur de la plateforme Bizmeeting, à l'occasion de la Masterclass 2019 de GBTA France : "Le marché du MICE est compris entre 8 et 10 milliards d'euros, ce qui représente 1/3 du business travel". On comprend donc aisément que de plus en plus d'entreprises souhaitent contrôler ce poste de dépenses. Mais il n'est pas simple à appréhender : très large (il comprend aussi bien la location d'une salle pour une réunion de 10 personnes que l'organisation d'une convention de 1 000 personnes à l'autre bout du monde), il fait appel à des prestataires très différents (pour chaque typologie d'événement, il existe un acteur spécifique), mais aussi à l'affect des gens (qui ont une préférence pour tel hôtel ou tel restaurant). La direction des achats est donc souvent décontenancée face à cette branche.

Se baser sur la data

"Mettre en place une politique MICE permet d'avoir de la visibilité, de faire des économies en obtenant de meilleures conditions, de gagner du temps, de cadrer son nombre de fournisseurs, etc.", énumère Loïc Passemard (Bizmeeting). En effet, de nombreux arguments plaident en la faveur de l'instauration d'un cadre pour le MICE. Charlotte Kilfiger, acheteur travel et MICE chez Thalès, qui intervenait lors d'une Masterclass de GBTA France, a approuvé : "Quand j'ai repris cette famille d'achats, j'avais l'impression d'être un pompier : mon rôle consistait à payer un acompte en urgence, à négocier des conditions d'annulation au dernier moment. Il fallait cadrer cette dépense." Mais comment faire ? Le conseil de Charlotte Kilfiger : se baser sur la data avant toute chose. "Je suis allée creuser dans les demandes d'achats et j'ai réalisé du data crunching : cela a permis de faire émerger des montants moyens, les lieux et agences utilisés, les raisons des dépenses, etc."

Bien sûr, pas de recette magique en termes de politique MICE. Le manque de données précises, tout d'abord, peut rendre difficile ce travail d'analyse des données. Mais d'autres écueils peuvent aussi se dresser sur la route des responsables MICE ; par exemple, des particularités propres à son entreprise peuvent ne pas être adaptées à une politique de MICE efficace. Charlotte Kilfiger a, par exemple, rapporté que le process de Thalès ne permet pas de payer des acomptes. Ce qui peut être problématique pour obtenir des conditions intéressantes ou même accéder à certains fournisseurs. "J'ai aussi réalisé qu'il y avait une problématique de compétitivité des achats sur ce segment du MICE : seuls les prix étaient négociés et pas les conditions", a-t-elle raconté. Charlotte Kilfiger s'est également attelée à réduire le nombre de fournisseurs - Comme il n'y avait pas de cadre, un nouveau fournisseur était choisi à chaque fois -, à optimiser la qualité et à appliquer la politique RSE au MICE. Il s'agit donc, avant toute chose, de réaliser un diagnostic interne, pour savoir quel cadre donner à sa politique.

Même si ce n'est pas toujours possible. La difficulté principale relevée par les acheteurs présents à la Masterclass de GBTA France est la définition d'un budget d'achats, tant les événements organisés sont différents de par leur taille, mais aussi leur teneur (certains sont plus luxueux que d'autres). Par ailleurs, les prix des prestataires varient grandement d'une période de l'année à l'autre. Il faut attendre au minimum un an pour avoir de la visibilité sur ses propres dépenses. Surtout, en matière de MICE, la flexibilité est de mise.

À noter, un prestataire peut être utile pour optimiser sa politique MICE. Une plateforme peut permettre de gagner du temps sur les réservations ou de récupérer la TVA de manière automatique. Un intermédiaire peut aussi aider à gérer les problèmes d'acompte en offrant la possibilité de payer à 30/60 jours, comme l'exige la politique de certaines entreprises. Reste à trouver le bon prestataire en menant des projets pilotes.