Les modes de paiements s'adaptent aux types d'achats

Des cartes virtuelles, des comptes logés pour des achats hors voyage. C'est la pratique qui tend à se répandre dans de nombreuses entreprises. Si ces moyens de paiement innovants sont courants en matière de dépenses relatives aux déplacements professionnels, il semble plus étonnant de les retrouver dans la gestion d'autres postes de coûts. Et pourtant. "En matière de tourisme d'affaires, bon nombre d'entreprises sont arrivées à une situation extrêmement optimisée en terme de processus interne, de contrôle des dépenses, et de pilotage de la donnée. Cette maturité propre aux budgets travel fait aujourd'hui des émules. Les organisations arrivées à une telle maturité relative aux dépenses voyages veulent pouvoir utiliser les mêmes méthodes sur d'autres catégories de dépenses. En conséquence, elles nous demandent des solutions allant dans ce sens", constate Julie Troussicot, directrice d'Airplus France, spécialiste des moyens de paiements. En réponse à cette demande grandissante, l'entreprise propose sa carte virtuelle Aida qui peut s'avérer tout à fait adaptée aux besoins des clients sur ce plan.

D'autres acteurs comme American Express remarquent eux aussi cette évolution.

Pierre-François Brézet

"Nous sommes depuis longtemps positionnés au centre de la relation entre les acheteurs et les fournisseurs, dans le souci de faire évoluer au mieux les modes de paiements pour les rendre conformes à leurs attentes. Des clients nous ont ainsi demandé d'étendre les moyens de paiements concernant les voyages à d'autres familles d'achats", confie Pierre-François Brézet, vice-président et General Manager France de la division Global Corporate Payments d'American Express.

A chaque règlement sa solution

Dans le cas de certaines entreprises, American Express propose une carte logée auprès de fournisseurs qui ne sont pas des prestataires de l'univers du voyage. Le spécialiste du paiement récupère alors un relevé répertoriant les achats concernés. "La carte virtuelle à usage unique est également utilisée dans de tels cas. Le fournisseur nous envoie alors un fichier associé à une transaction, ce qui s'avère utile lorsqu'on a besoin de données détaillées. En tant qu'acheteur, nous donnons ainsi cette carte à un fournisseur qui peut nous envoyer un fichier détaillé de facturation. Le client retrouve tous les éléments de la facture, et obtient par ce biais une meilleure visibilité sur son opération", poursuit Pierre-François Brézet.

On distingue généralement deux cas de figure. Le premier concerne les sociétés déjà organisées avec une plateforme d'e-procurement, ce qui n'est pas forcément le cas, y compris parmi les grandes entreprises. "Dans ce cas, nous pouvons nous connecter au système en place pour devenir la solution de paiement de la plateforme d'e-procurement, car la plateforme ne propose alors pas forcément de moyens de paiements. En plus d'un catalogue, on obtient ainsi une solution de facturation et de paiement centralisé intégré au même outil", explique Julie Troussicot.

Le second cas concerne les entreprises n'ayant pas de plateforme d'e-procurement. Ce type de solution peut aussi s'utiliser directement, via une interface adaptée permettant aux acheteurs d'aller générer directement des numéros de carte virtuelle pour régler des achats de production indirects plus ou moins importants en montant.

"Notre offre se positionne véritablement en complémentarité. Il est évident que nous n'avons pas vocation à devenir une plateforme d'e-procurement. Ce n'est pas notre métier. Notre métier est le paiement, et à ce titre il est capable de faciliter la vie des acheteurs professionnels", complète Julie Troussicot.

De manière générale, le travail temporaire, la téléphonie, les fournitures de bureau, l'informatique, la location de longue durée (LLD) sont des domaines d'intervention concernés par ce type d'achats. "Nous sommes positionnés sur deux typologies d'achats indirects : les grosses sources de dépenses comme la téléphonie, les fournitures de bureau, la location de longue durée, mais aussi les petits achats non récurrents complexes à gérer en terme de process. Il y a un vrai enjeu pour ce qui est des gains d'efficacité", indique Julie Troussicot.

Faire les choix les plus judicieux

Pour Pierre-François Brézès, "Le e-procurement ne permet en réalité qu'un type de règlement d'achats. A travers une plateforme BIP (Buyer Initiated Payments), il est possible de procéder à un règlement avec une carte qui n'est pas connu du fournisseur. Le paiement est initié par l'acheteur. On apporte par ce biais de l'optimisation des besoins de trésorerie. Un acheteur ne tient pas nécessairement à donner son numéro de carte au fournisseur. BIP est un moyen de tenir compte de cet aspect." Le but est en réalité de trouver le bon moyen de paiement pour le bon achat, et d'optimiser ainsi les processus de paiements.

"Les grandes entreprises, quelles qu'elles soient, ont toutes la problématique de payer les fournisseurs en temps et en heure" , rappelle Laurent Sautré, responsable des cartes commerciales chez BNP Paribas. Environ 3 à 5 % de leur volume d'achats ne passent pas par le processus de l'e-procurement. Il s'agit dans ce cas d'achats instantanés. "Une grande société qui répare des pompes à eau dans des systèmes industriels ne peut pas se tourner vers un outil d'e-procurement pour remplacer une pompe qui casse brutalement. L'urgence impose de se tourner rapidement vers un fournisseur, ce qui suppose un moyen de paiement alternatif pour dépenses de ce type qui sont non stratégiques" , illustre-t-il.

Un nombre non négligeable d'entreprises achète ponctuellement des éléments sur Internet, par exemple sur des sites comme Amazon. Laurent Sautré ajoute que "souvent, l'opération répond à un besoin à un instant donné, et le fournisseur en question ne sera plus sollicité à l'avenir. Il s'agit généralement dans ces cas de montants très faibles, de 150 euros voire moins." A noter aussi que, dans un ERP d'entreprise classique, créer un nouveau fournisseur est une opération très longue. ""l faut environ une semaine dans une grande société pour réaliser cette tâche. C'est donc un contexte qui peut être inadapté" , poursuit-il.

La question des modes de paiements devient toujours plus stratégique. "Il y a un métier qui se développe et qui n'existait pas dans notre organisation il y a quelques années : celui de Solution Design. Son but est d'accompagner l'entreprise cliente dans le choix des solutions de paiements les plus adaptées à ces types d'achats" , note Pierre-François Brézès.