Eviter que la gestion de la TVA sur les notes de frais ne vire au casse-tête

La gestion de la TVA liée aux frais professionnels vire souvent au casse-tête, voir au jeu de piste pour les entreprises. Le sujet est souvent jugé complexe, fastidieux et chronophage ! Malheureusement, en laissant ce sujet de côté, les entreprises abandonnent des sommes abyssales.

Chaque année, le montant abandonné par les entreprises françaises à l'administration fiscale se compte en milliards d'euros. Ce qui n'est pas surprenant quand on sait que les dépenses professionnelles (déplacements, repas d'affaire, etc..) représentent souvent le second pôle de dépenses au sein des entreprises. Pourtant en y regardant de plus près le sujet n'est pas si complexe. Il est même facile de faire des économies substantielles en mettant en place certaines règles et des outils adaptés.

De plus, les derniers arrêtés publiés sur la numérisation des justificatifs papiers, datant respectivement du 30 mars 2017 (droit fiscal) et du 23 mai 2019 (droit social) ont apporté des solutions innovantes de transformation et de simplification des processus des règles d'archivage des factures et notes de frais reçues au format papier.

Le justificatif de notes de frais, une facture comme une autre

Le traitement des factures liées au note de frais est régie par un nombre de règles assez limitées. Comme n'importe quelle facture, les justificatifs doivent contenir un certain nombre d'informations obligatoires comme le numéro fiscal du fournisseur ou le montant de la TVA pour ouvrir droit à la récupération de la TVA.

D'un point de vue fiscale/TVA en particulier, il est intéressant de rappeler que l'administration offre aujourd'hui une très grande souplesse aux entreprises pour adopter des solutions de facturation probantes fiscalement. Depuis le 1er janvier 2013, elle reconnaît trois voies :

1- les solutions d'EDI fiscal, définie par l'article 289 VII.3 du Code Général des Impôts (ci-après "CGI").

2- les solutions de facturation sécurisées au moyen d'une signature électronique qualifiée (ou de dispositif équivalent), définie par l'article 289VII.2 du CGI.

3- les autres solutions de facturation (EDI simple, PDF, papier, etc.), définies par l'article 289VII.1 du CGI ou communément appelées "voie de droit commun") couvert par l'obligation de piste d'audit fiable (PAF).

Les deux premières voies étant régies par un certain nombre de critères définis par un cahier des charges assez strict définit par le CGI. La dernière voie ou voie de droit commun offre quant à elle plusieurs possibilités, notamment s'agissant des méthodes de conservation/archivage des factures probantes au regard de la TVA, émises ou reçues originellement au format papier.

En effet, actuellement en cas de réception d'un justificatif "papier" l'entreprise à la possibilité de l'archiver au format papier ou de le numériser. Si elle opte pour cette seconde option, elle devra respecter un certain nombre de conditions issues des derniers arrêtés énoncés précédemment (procédure de numérisation, format de la facture, procédure, signature/cachet serveur ou empreinte numérique, horodatage, archivage). L'entreprise devra également documenter la procédure de numérisation et de contrôle de la facture ou du justificatif à travers l'établissement d'une piste d'audit fiable (PAF). Ce document est généralement constitué par les entreprises à travers l'établissement d'un "Evidence File" en prévision d'un audit de la solution lors d'un contrôle fiscal ou Urssaf à venir.

Si toutes ces conditions sont remplies et sous réserve d'un contrôle des conditions de récupération de la TVA des dépenses, la conservation des documents et justificatifs papier n'est plus nécessaire.

Bien entendu, il est rappelé que l'acte de suppression des originaux papier restant une décision de gestion importante pour les sociétés, il est fortement recommandé de sécuriser étape par étape la mise en oeuvre de tel projet de transformation. En effet, la refonte de ce processus peut rapidement virer au cauchemar si certains éléments ne sont pas en pris en compte dès la phase de conception (TVA, expatriés, candidats, écosystème technique, etc.).

La réussite passant généralement par trois éléments clefs, la définition d'un objectif clair, une configuration simple et une communication permanente autour du projet pour fédérer les collaborateurs. Désormais, Il ne vous reste plus qu'à lancer votre projet de transformation !

Par

Michael Rivas, Senior Associate Consulting - expert en projet de transformation, PwC

et Laurent Poigt - Partner Indirect Tax Technology, PwC