La bonne conduite des entretiens annuels

Nous allons ici vous donner les clés pour comprendre les objectifs de ces rendez-vous et les clés pour préparer et conduire ces entretiens afin qu'ils soient profitables à la fois au manager, au collaborateur et à toute l'équipe.

L'entretien annuel : un point d'étape non obligatoire mais pourtant essentiel !

Rappelons tout d'abord que l'entretien annuel n'a rien d'obligatoire, contrairement à l'entretien professionnel qui doit avoir lieu tous les deux ans. Si les objectifs peuvent paraître proches, à savoir principalement envisager les perspectives d'évolution professionnelle du salarié et les formations à lui proposer pour qu'il puisse mener à bien son projet, l'entretien annuel doit être davantage perçu comme un point d'étape dans la relation entre le collaborateur et son N+1, un moment de communication privilégié entre les deux interlocuteurs.

Pour le manager, c'est l'occasion de faire le bilan de l'année écoulée, d'évaluer les compétences du salarié, de définir les objectifs de l'année à venir... C'est surtout un moment de dialogue entre le collaborateur et son responsable hiérarchique. En réalité, l'entretien annuel est bien un outil de management idéal pour gérer l'activité d'un service car il permettra, s'il est bien mené, de mettre en perspective les objectifs, l'individuel et le collectif. Cet échange peut être un formidable outil de gestion RH qui entamera un dialogue sur les compétences et l'évolution de carrière du collaborateur.

A l'heure où la motivation de chacun est parfois mise à mal, à l'heure où l'on se questionne davantage sur ses choix de vie professionnelle, à l'heure où les salariés ont besoin de feedbacks plus réguliers pour avancer, ce rendez-vous non obligatoire devrait être perçu comme capital.

Les étapes clés d'un entretien annuel réussi

Certes, l'entretien annuel est facultatif. Mais si l'on prend le temps de le mettre en place, autant le faire correctement pour qu'il soit utile au collaborateur et à son manager. Pour cela, il est important de respecter quelques étapes en commençant par rappeler en début d'entretien le cadre de la discussion, l'état d'esprit de l'entretien annuel (mesurer, corriger, valider et non juger ou condamner...) et les grandes étapes de la discussion, à savoir :

1. Un rappel du poste, de ses attributions et missions principales

Pour évoquer la suite du parcours en entreprise du collaborateur, il est essentiel de valider régulièrement avec lui les missions et tâches qui lui sont confiées. Ce point sur le travail effectué pendant l'année permet de rester dans un cadre de référence commun, partagé et consensuel mais aussi d'actualiser la description de poste du collaborateur.

2. Un bilan du travail effectué pendant l'année

La phase de " bilan " permet d'apprécier le travail effectué au regard de la fiche de poste initiale et des missions qui ont été confiées au salarié, d'apprécier également le positionnement du collaborateur par rapport aux exigences du poste et d'évaluer ainsi ses compétences déjà acquises et celles à développer. C'est aussi le moment pour échanger sur l'impact des formations suivies pendant l'année.

3. Une ouverture sur les perspectives de l'année à venir

Au vue de ce bilan, des retours du collaborateur (sur les missions menées au court de l'année et ses motivations), le manager pourra, avec lui, définir ses perspectives professionnelles au sein de l'équipe et de l'entreprise. Y'a-t-il des compétences à acquérir ou à renforcer ? A-t-il identifié une envie de mobilité professionnelle ? Si oui, quel est le gap entre le poste actuel et le poste ciblé ? Quelle formation sera la plus adéquate pour que le collaborateur puisse évoluer professionnellement et sereinement au sein de l'entreprise ? Démontre-t-il l'envie d'endosser plus de responsabilités ?

Si le manager suit ce schéma et laisse au salarié la possibilité de s'exprimer librement (en lui posant des questions ouvertes et non fermées par exemple), il aura toutes les chances de mener à bien son entretien. Ils pourront ainsi conclure l'échange en reformulant les points essentiels, les engagements de chacun sur l'année à venir, voire même fixer les prochaines étapes de l'année qui débute. On ne redémarre pas sur une page blanche mais on ouvre un nouveau chapitre pour le manager, son collaborateur et ses équipes plus globalement.

Vous l'aurez compris, si l'entretien annuel n'est pas obligatoire, les grandes entreprises (plus de 500 employés) ont quasiment toutes mis en place ces rendez-vous. En mars 2019, 7 salariés sur 10 déclaraient avoir mené un entretien annuel au cours des 12 derniers mois (Sondage BVA réalisé pour le Club Media RH) et la plupart d'entre eux jugeaient utile et intéressant l'exercice. Les managers doivent pouvoir utiliser ce type de rendez-vous réguliers pour faire progresser leurs équipes. Pour l'entreprise, c'est un des meilleurs moyens pour améliorer sa GEPP (Gestion des emplois et des parcours professionnels), mieux connaitre ses compétences disponibles et améliorer sa mobilité interne. Attention donc à ne pas les négliger...

Pour en savoir plus

Willy Enjolras est le fondateur d'Excellens Formation, organisme de formation créé il y a 13 ans. En 2019, il développe Présens-RH, méthode innovante de diagnostic QVT, RPS et TPS au sein des organisations. C'est en 2020 qu'il lance Skills For You, un catalogue de formations certifiantes et éligibles CPF.