DossierLa gestion des risques dans la fonction achats
7 - [Zoom] Comment gérer les données des fournisseurs pour anticiper le risque?
La gestion du risque fournisseur implique une mise à jour en temps réel des données fournisseurs. Une des façons le plus efficaces étant de demander aux fournisseurs de gérer leur profil d'informations eux-mêmes et d'automatiser les requêtes de mise à jour. [Article publié en février 2016]
La gestion du risque fournisseur (ou Supplier Information Management - SIM) est au coeur de la gestion des risques de toutes les entreprises. Avec plusieurs milliers de fournisseurs, le moindre défaut d'information ou de mise à jour de l'une des fiches fournisseurs peut vous faire courir des risques importants: amendes, problèmes d'images, de réputation, paiements sur un compte bancaire frauduleux. Cela peut venir de vos fournisseurs directs mais aussi des fournisseurs de vos fournisseurs qui eux mêmes pourraient ne pas respecter les règles que vous avez imposé vos fournisseurs. Les risques peuvent venir de partout et n'importe quand.
La gestion du risque fournisseur ne doit pas être vue comme un coût mais plutôt comme une occasion d'être plus compétitif. L'information fournisseur, précise en temps réel, permet d'être plus agile sur vos marchés. L'importance est de comprendre et d'expliquer à vos fournisseurs que leur participation est clé.
Pourquoi est-ce clé?
La plupart des solutions de gestion du risque fournisseur impose aux fournisseurs de participer financièrement freinant leur motivation. Ainsi, la conséquence est que, généralement, les informations fournisseurs doivent être mises à jour manuellement par vos équipes. Cette opération est lourde, manuelle et souvent faite au trimestre ou pire une fois par an. Considérant le temps nécessaire à l'envoi de courriers, d'e-mails, aux appels téléphoniques et aux relances pour récupérer ces informations, vous risquez de l'obtenir trop tard.
Si vous souhaitez prendre des décisions en temps réel sur votre chaîne de production / logistique ou sur vos achats, les données fournisseurs doivent être aussi être mises à jour en temps réel. Une des façons le plus efficaces est de demander aux fournisseurs de gérer leur profil d'informations eux mêmes et d'automatiser les requêtes de mise à jour. Après tout, ce sont bien eux qui ont l'information la plus à jour!
Néanmoins, externaliser la collecte des données amène aussi ses propres risques comme par exemple un faible taux de participation ou une mauvaise saisie. Il est donc nécessaire d'avoir un système de vérification complémentaire. Une des meilleures façons d'apporter cette sécurité complémentaire est de tirer bénéfice de l'effet réseau.
L'effet réseau
Les plateformes ouvertes et les réseaux sont précieux pour un certain nombre de raisons comme par exemple la collaboration, la facilité de mise à jour des produits. Mais celle qui est la plus importante est le partage de l'information dans un contexte de réseau. L'effet réseau est l'impact qu'a un utilisateur sur un autre membre de ce même réseau. Cet effet a tendance à croître avec le nombre d'utilisateurs et, dans le cas de suivi de l'information, à avoir un effet positif grâce à l'augmentation des points de contrôles...
Une des meilleures façons de générer un effet réseau positif est d'utiliser une plateforme ouverte. Un vrai modèle ouvert inclut des fonctionnalités comme les contrôles de formats simples, la participation de partenaires etc. Si de surcroît, les fournisseurs peuvent se joindre à la plateforme gratuitement alors les barrières tombent permettant à 100% de vos fournisseurs de vous rejoindre sur celle-ci.
En substance, grâce à l'effet réseau, il est probable que vous soyez informés d'un problème sur un fournisseur beaucoup plus tôt car vous bénéficierez de l'expérience des autres membres du réseau. Ainsi, si un fournisseur est signalé comme potentiellement à risque, vous le saurez en temps réel sans devoir attendre la mise à jour annuelle de votre base fournisseurs ou pire de vous apercevoir que vous ne serez jamais livré de ce que vous avez commandé.
En outre, grâce à une plateforme ouverte, des applications tierces permettent de suivre les risque inhérents à votre chaîne logistique en temps réel (Riskmethods) ou les indicateurs environnementaux de vos fournisseurs (Ecovadis). Néanmoins, l'effet réseau ne peut jouer à plein que si les fournisseurs sont motivés pour y participer.
Comment inciter les fournisseurs à participer?
Dans le passé les fournisseurs devaient saisir les informations dans chacun des portails de leur client. Mais avec l'effet réseau, une seule mise à jour est notifiée à l'ensemble de ses connexions (pensez à Linkedin). Dans le passé, les fournisseurs devaient mettre à jour ces informations sur un portail, utiliser une autre solution pour récupérer des bons de commandes et encore une autre pour envoyer des factures. Mais avec une plateforme ouverte et collaborative, l'ensemble de ces processus peut être centralisé sur un unique environnement mis à jour en temps réel.
Les solutions combinant un réseau BtoB et une plateforme ouverte sont donc les seules permettant l'amélioration du processus collaboratif entre entreprises en particulier sur la gestion du risque fournisseur et l'amélioration du processus Source to Finance.
Le SRM, un outil d'aide à la gestion du risque fournisseur
(Article de Floriane Salgues paru en octobre 2014)
Objectif principal de la mise en place d'un SRM (système de gestion du référentiel fournisseur)? "La maîtrise du risque fournisseurs", clament les professionnels achats questionnés par Ivalua. Plaidant pour sa paroisse, cet éditeur de solutions SRM e-Achats a récolté et analysé 283 réponses de la communauté achats internationale quant aux bénéfices d'un outil de gestion du référentiel fournisseurs ou aux challenges que le déploiement d'un SRM permet de relever, et publie l'enquête "Tendances Achats numéro 5 : le SRM, socle d'un SI achats performant". "L'étude va au-delà de notre base de clients, en termes de tailles ou de situation géographique", nuance Caroline Martinot, conceptrice de l'enquête.
Selon l'étude, le déploiement d'un outil de gestion du référentiel fournisseurs, dans un contexte d'incertitude économique liée à la crise et à des défaillances d'entreprises, permet donc, prioritairement, de maîtriser le risque fournisseurs (75 %), ainsi que de standardiser les processus au sein de leur entreprise (72 %), mais aussi d'améliorer la communication entre acheteurs et fournisseurs. "La première préoccupation des directeurs achats est de manager les risques fournisseurs, confirme Gérard Dahan, directeur général EMEA d'Ivalua, que ce soient des risques environnementaux, financiers, de dépendance, ou, encore, d'approvisionnement".
Ainsi, données administratives, indicateurs de santé financière, historiques des contrats, carnet d'adresses, chiffre d'affaires, évaluations, etc. : la multitude des informations en présence et la diversité de leurs sources rendent indispensable la mise en place d'un SRM centralisant, d'une part, les renseignements fiables sur les fournisseurs et donnant, d'autre part, un panorama complet de ceux-ci. Inclusion, sélection, consultation et évaluation des fournisseurs sont permises par le SRM.
Le principal challenge rencontré lors du déploiement d'un outil e-Achats SRM est pour 100% des répondants de "rationaliser les familles d'achats au niveau groupe", afin d'intégrer dans une nomenclature unique les diversités locales de chaque entité ou filiale. Retirer les doublons et les fournisseurs sans commandes ou résiliés fait partie des premières étapes. "Difficile de mener un appel d'offres, si l'on ne sait pas combien on dépense", relève le directeur général d'EMEA Ivalua.
Autre défi : "aligner la stratégie de l'entreprise sur la stratégie des achats", une mesure importante à très importante pour 92% des interrogés. "Développement à l'international, lancement de nouveaux produits, innovation, politique de réduction des coûts... sont autant d'axes stratégiques qui doivent impacter directement la stratégie achats (make or buy, sourcing dans les pays à bas coûts, achat local...) et la gestion des fournisseurs", relève l'étude.
Principal bénéfice obtenu à la suite de la mise en place d'un outil e-Achats : disposer d'un dossier fournisseur unique, pour 59% des interrogés. Suivent l'analyse de la défense et la création des tableaux de bord fournisseurs (53%), la gestion des documents légaux (45%) et l'automatisation de l'alimentation de données fournisseurs par des sources externes (40%).
Centralisée, mise à jour, l'information fournisseurs permet aux Directions Achats "une meilleure maîtrise des risques", poursuit l'enquête. Les avantages relevés: "un guichet unique d'information sur les fournisseurs, une vision commune du fournisseur partagée au sein de la communauté Achats, une richesse et une fiabilité accrues des informations fournisseurs collectées, une diminution significative de la saisie de données par les acheteurs".
Enquête menée de juin à septembre 2014, par email, auprès d'une base de données de professionnels Achats des grands groupes internationaux. 283 réponses ont été récoltées, issus des services Achats d'Amérique du Nord - États-Unis et Canada - (40%) et d'Europe (60%).
