DossierLa gestion des risques dans la fonction achats

5 - [Méthodologie] Les bonnes pratiques dans la gestion risque fournisseur

Pour vous aider dans la sélection d vos fournisseurs, le p-dg de Buy Made Easy vous propose 6 bonnes pratiques en matière de maîtrise du risque fournisseur. [Article paru en avril 2015]

Une analyse des risques "sert à déterminer les maux du marché et les techniques efficaces pour les éviter ou les corriger'', a expliqué Olivier Audino, directeur de Buy Made Easy, conseil en stratégie et organisation achats, lors d'un webinar sur le thème de l'analyse des risques fournisseurs proposé mi-avril. "En trouvant ce qui pourrait tourner mal, à travers l'identification des risques, nous sommes en avance sur la loi de Murphy*". On entend par risque fournisseur la mesure et la diminution des risques potentiels liés à la supply chain amont de l'entreprise.

"Les fournisseurs importants ont de nombreux avantages mais présentent également des risques non négligeables en termes d'approvisionnement", a commenté Olivier Audino. "Résoudre les problèmes avec un fournisseur important peut s'avérer plus délicat qu'avec un plus petit. Trouver le bon interlocuteur, capable de gérer un problème et obtenir de lui qu'il le traite en priorité peut s'avérer très fastidieux ! Malheureusement, les acheteurs découvrent bien souvent cela après s'être engagé avec le fournisseur en question." Alors, voici les bonnes pratiques à mettre en oeuvre par les directions achats pour exceller sur la maîtrise des risques fournisseurs, selon Olivier Audino :

Règle n°1 : Cartographier tous les niveaux de votre base d'approvisionnement

Comme le scandale de la viande de cheval l'a démontré, la visibilité de la chaîne d'approvisionnement, à travers plusieurs niveaux, est maintenant absolument essentielle pour protéger une entreprise. Avoir confiance dans les produits et services qu'offre une entreprise va de plus en plus passer par la cartographie des risques et l'évaluation de la base d'approvisionnement ; cela permet de comprendre les relations qui existent entre les différents niveaux de fournisseurs. Les industries doivent travailler en collaboration pour identifier où leurs chaînes d'approvisionnement sont interdépendantes, afin qu'elles puissent identifier de manière proactive et faire face aux risques potentiels.

Règle n°2 : Connaître son périmètre d'action

Comme les chaînes d'approvisionnement deviennent plus globales, avec des composants provenant de plusieurs pays, l'un des plus grands défis pour les organisations d'achat est de s'assurer de :

-La conformité aux lois et règlements spécifiques à chaque pays autour de l'éthique

-La responsabilité sociale des entreprises

-La santé et la sécurité financière

-L'implication des fournisseurs vis-à-vis de leur propre supply chain

-La vérification des informations et de leur mise à jour

Les organisations doivent centraliser les informations des fournisseurs et mettre en place des processus qui créent de la cohérence entre les données de toutes les entreprises, dans le monde entier.

Règle n°3 : Vérifier les informations internes

L'objectif des entreprises est de réduire les risques fournisseurs concernant les exigences anti-corruption, la santé et de la sécurité, la couverture d'assurance, les pratiques en matière de RSE, la stabilité financière... Ces organisations d'achat doivent vérifier et contrôler toutes les informations reçues des fournisseurs.

L'information doit être soigneusement vérifiée, les certificats examinés et les données financières analysées à l'aide d'un service de crédit de bonne réputation. Pour les fournisseurs à risque élevé, un audit professionnel sur le site est essentiel.

Des outils et des processus pour identifier et classer les risques fournisseurs devraient être utilisés pour comprendre et gérer les risques de manière contrôlée. Travailler dans une communauté collaborative sur les informations de fournisseurs apporte économies et efficacité dans la gestion de ce processus.

Règle n°4 : Restez à jour sur la législation de l'Union Européenne

Les acheteurs doivent s'assurer que leurs procédures et contrats sont étanches et en conformité avec les exigences légales actuelles. Les conflits potentiels avec un fournisseur peu scrupuleux peuvent prendre des mois à être réglés et coûter des centaines de milliers d'euros en compensation ou de règlement à l'amiable.

Règle n°5 : Travailler en collaboration pour réduire la complexité

La collecte d'informations à travers le monde sur les fournisseurs d'une manière coordonnée, garantissant l'intégrité des données et la vérification des documents soumis par les fournisseurs, est un processus complexe et coûteux. Les acheteurs doivent travailler dans des communautés collaboratives adaptées à leur industrie pour créer de la visibilité sur des fournisseurs communs et une baisse des coûts sur la gestion et la vérification des données des fournisseurs.

Règle n°6 : Établir un plan de risques

La partie finale de la stratégie d'analyse des risques, c'est le plan de risques. "Le plan de risques comprend les mesures nécessaires afin d'éviter le risque ou d'atténuer les retombées du risque si jamais cela arrive", a indiqué Olivier Audino. L'utilisation d'un plan de risque peut aider le service achats à démontrer sa valeur à l'organisation. Car "la plupart des clients internes ne comprennent pas pourquoi le département achat doit suivre à la lettre toutes les mesures énoncées par l'entreprise. Et pour eux, ce n'est pas important" , a-t-il relaté. Ainsi, l'utilisation d'un plan de risque devient un outil pédagogique. Il enseigne aux clients internes les répercussions que cela pourrait avoir si les étapes de l'analyse du panel fournisseurs ne sont pas respectées.

En résumé? "Identifiez les risques, attribuez des niveaux à ces risques, déterminez les mesures pour éviter ou atténuer ceux-ci, et partagez le plan d'action avec les parties prenantes. Bien que chaque projet achat comporte des risques, passer par ces différentes phases peut vous aider à évaluer les risques liés à la sélection d'un fournisseur important, et ainsi vous guider dans cette étape de la plus haute importance."

* La loi de Murphy est un adage qui s'énonce de cette manière : "Tout ce qui peut mal tourner, va mal tourner" d'après E.A. Murphy.