DossierL'efficience achats passe par l'agilité fonctionnelle

5 - Analyser et pallier les pertes d'efficacite?...

"Osons le changement" véritable "fil rouge de l'année 2011" pour le groupe King jouet qui grâce à cette initiative a pu gagner en efficacité.

La première étape du DMAIC m'a permis de me rendre compte qu'au sein de mon équipe, on perdait énormément d'efficacité et d'efficience en effectuant des tâches répétitives avec très peu de réelle valeur ajoutée.

Chaque année, on crée et recrée manuellement, pour les trois entités du groupe, environ 800 contrats-cadres d'achats pour 200 fournisseurs actifs y compris les contrats de CGA (conditions générales d'achat). La création manuelle de ces contrats représente plus de trois mois de travail effectifs de cinq assistantes achats !

Par ailleurs, sur ces documents récemment créés, ne figurent pas les nouvelles conditions d'achats négociées avec les fournisseurs pour l'année en cours... En mesurant la performance actuelle, des zones de progrès ont été rapidement identifiées.

Nous avons créé un nouveau contrat d'achats groupe en réunissant les conditions de différentes entités existantes dans le but d'une simplification juridique en interne, mais également en externe. Un outil d'automatisation a été développé pour créer des contrats-cadres, désormais uniques pour chaque fournisseur. Les parties juridique et commerciale contenant les nouvelles conditions achats renégociées chaque année ont été séparées.

Puis, l'analyse et la recherche des causes et de la perte d'efficacité ont suivi. Selon nos observations, cette perte d'efficacité vient, d'une part, de la méthode de travail appliquée depuis fort longtemps, et d'autre part, du manque d'outils à disposition du service achats dans le groupe.

Le "fil rouge de l'année 2011" représente un véritable accélérateur du changement. Il ne suffit pas juste d'observer, d'analyser et de critiquer, il faut enfin oser changer et innover.

Les trois chantiers sont donc lancés en parallèle:

la partie contrat cadre en collaboration avec le service juridique du groupe, mais aussi avec un cabinet indépendant, le développement de l'outil d'automatisation avec un cahier des charges élaboré et transmis au service informatique et, enfin, la création d'un nouveau plan d'affaires regroupant toutes les nouvelles conditions d'achats groupe.