Le rôle des achats dans la maîtrise des délais de paiement

Dans quelle mesure les achats sont-ils partie prenante dans le processus de maîtrise des délais de paiement? Quelles sont les actions que l'on peut mettre en place et pour quels impacts pour les directions achats et finance? Telles étaient les questions auxquelles les derniers Jeudis de l'expertise achats du CNA ont tenté de répondre. Encore une fois, ce fut l'occasion de partager bonnes pratiques et retours d'expérience, notamment grâce aux témoignages de François-Xavier Tesson, responsable comptabilité et fiscalité de la caisse régionale de Crédit Agricole centre-est, et Emmanuel Spinat, sous-directeur de la comptabilité à la Mairie de Paris. Il en ressort que quel que soit le secteur d'activité, privé ou public, les principaux chantiers à travailler pour maîtriser et améliorer ses délais de paiement tiennent en trois mots : dématérialisation, centralisation et automatisation.

Dans le cas du Crédit Agricole, trois raisons ont poussé la caisse régionale à travailler la problématique des délais de paiement : "malgré un volume d'achats relativement faible (152 M€ en 2017 pour environ 20 000 factures par an) nous avons voulu améliorer nos délais de paiement d'abord pour répondre à nos engagements RSE, en tant que banquier il est important pour nous de tenir nos engagements sur ce point. Ensuite dans une logique de performance améliorée grâce à un processus de gestion plus transverse. Enfin dans l'objectif de contribuer au développement économique de nos territoires", explique François-XavierTesson.

Depuis 2016, le service comptabilité et fiscalité de la caisse régionale du Crédit Agricole centre-est a travaillé à dématérialiser le circuit de validation des factures notamment par la mise en place d'une plateforme digitale d'approvisionnement avec un système de lecture automatique des factures. Ce qui a contribué à simplifier les circuits de validation pour la caisse régionale qui a 50 délégataires différents répartis sur 12 directions. De cette expérience François-Xavier Tesson a retenu deux enseignements : "dans un projet de transformation comme celui-là mieux vaut revoir le processus de fond en comble et ne pas chercher à calquer le nouveau sur l'ancien". L'autre point à ne pas négliger est l'accompagnement des collaborateurs. "C'est indispensable. Nous avons mis en place des réunions tous les lundis matin pour exposer les problèmes et tenter d'y répondre. En 2017, nous avons accentué le suivi sur les délais de paiement en faisant du Name & Shame et du Name & Fame en interne pour challenger les directions entre elles."

Et cela a plutôt bien marché. Résultat : en deux ans les délais de paiement ont été diminué de 6 jours. L'objectif pour 2018 d'industrialiser le traitement des factures. "Nous souhaitons développer un dépose facture en extranet et misons sur un déploiement progressif. De même nous allons creuser la question des blocages de factures dans le SI achat. Nous avons commencé à travailler sur le sujet avec nos fournisseurs sur les achats immobiliers et déjà défini trois situations intermédiaires."