[Tribune] Treize leviers d'action pour les achats

Pour faire face aux enjeux qui se présentent à elles, les directions des achats doivent adapter leur mode de fonctionnement. Au-delà des pratiques incontournables, en particulier les choix de stratégie et d'organisation, de nouvelles approches se développent pour gagner en vélocité et en efficacité opérationnelle, en exploitant au maximum les possibilités offertes par les technologies de l'information.

Formaliser une stratégie, définir des plans d'action

La maturité d'une direction des achats se mesure souvent à sa capacité à structurer et à formaliser une stratégie métier. Alignée sur la stratégie d'entreprise et validée par le management, elle doit d'abord conduire à la définition d'orientations, d'un plan d'actions à moyen et long terme et d'une organisation optimale pour les mettre en oeuvre. Elle se décline ensuite en une série d'opérations pilotées en mode projet. Le pilotage de ces actions en lien avec les objectifs ciblés sera facilité par le support d'une solution informatique de gestion de projet spécifique aux achats.

Cartographier les dépenses et les analyser

Première étape indispensable pour décider des orientations à prendre et des actions à engager, l'analyse des dépenses permet de dresser un état des lieux et de définir des priorités. Il s'agit d'abord de définir les axes d'étude : qui dépense dans l'entreprise, quelles familles de produits, dans quels volumes, avec quels fournisseurs, dans quels pays, etc. Puis de mettre en oeuvre des systèmes pour extraire et nettoyer les données issues des différentes sources, et enfin de les consolider au sein d'un référentiel unique.

Créer des référentiels de bonnes pratiques et de données

Au-delà des seules dépenses, la mise en place de référentiels communs de pratiques et de données favorise la transversalité et améliore l'efficience de l'organisation. Les référentiels fournisseurs, produits, contrats et tarifs, etc. permettent à tous les acteurs de travailler sur base des mêmes informations suivant une taxonomie commune. En termes de pratiques, l'informatisation facilite le déploiement des modes de fonctionnement définis en central, sécurise les opérations et canalise les flux d'informations. Elle permet aussi de définir des indicateurs de suivi de performance.

Clarifier les besoins et contribuer au cahier des charges

Pour créer un maximum de valeur, les acheteurs savent qu'ils doivent se positionner le plus en amont possible du cycle d'achat, et idéalement accompagner les futurs utilisateurs des produits ou services pour l'élaboration du cahier des charges. Pendant longtemps, en effet, les clients internes ont contacté l'acheteur lorsque le cahier des charges, voire le fournisseur lui-même étaient " verrouillés ", pour négocier avec le fournisseur qu'ils avaient préalablement identifié en réduisant le rôle de l'acheteur à celui de négociateur.

Etendre la couverture achats et déployer les contrats

Traditionnellement, certaines familles d'achats ne sont pas couvertes par la direction des achats, en raison de leur complexité, de la mainmise de certaines directions opérationnelles. Ou du manque de ressources. Pour créer le maximum de valeur pour l'organisation, le premier travail consiste à identifier les familles d'achats non couvertes par des contrats et, pour les autres, à détecter les achats sauvages. Pour les catégories difficiles, la mise en place et le déploiement de contrats cadres avec quelques fournisseurs bien choisis seront grandement facilités par la mise à disposition de catalogues électroniques.

Contrôler et optimiser les consommations

Maîtriser la consommation est un axe important de la mission des achats, car la maîtrise des coûts passe inévitablement par la collaboration avec les clients internes pour acheter le juste besoin. Pour un meilleur contrôle des dépenses, et une standardisation de la demande, et surtout pour faciliter le déploiement des contrats négociés par les achats, les catalogues électroniques constituent le meilleur atout pour les acheteurs, notamment pour les achats indirects. Ils orientent la demande vers les contrats actifs, accélérant la mise en conformité et massifiant les volumes sur les fournisseurs référencés.

Réduire les coûts de passation de commande

Les coûts administratifs liés au processus d'approvisionnement restent souvent sous-estimés. Ils peuvent fortement varier en fonction des volumes (nombre de transactions, quantité de produit, etc.) et des processus et outils mis en oeuvre. La dématérialisation des demandes d'achat, des contrôles et validation et des commandes, mais aussi des factures est une réponse efficace à cette problématique. Elle libère les acheteurs de ce travail fastidieux et à faible valeur ajoutée, simplifie les procédures en accélérant les traitements administratifs, sécurise le processus et assure la traçabilité du circuit de validation.

Gérer les contrats et assurer leur mise en application

Indispensable pour développer la couverture achats, la gestion du cycle de vie des contrats est un levier incontournable pour optimiser la performance de la fonction achats. D'abord parce que leur mise en application permet de respecter les conditions négociées avec les fournisseurs et de sécuriser le processus vis-à-vis des aléas opérationnels. Mais surtout une bonne gestion des contrats (exhaustivité, mise à jour, échéances) et leur large déploiement sont clés pour réduire les risques. La mise en place d'une contrathèque facilite grandement l'atteinte de ces objectifs.

Maîtriser et gérer le risque fournisseurs

Dans le contexte actuel, la gestion du risque fournisseurs n'est plus une option. Elle passe généralement par une analyse et un audit qui visent à identifier et hiérarchiser les risques en tenant compte de deux éléments : la probabilité d'occurrence d'une part, et l'importance de l'impact sur l'activité de l'entreprise d'autre part. De nombreuses bases de données d'entreprises (financières, juridiques, environnementales, sociétales etc.) facilitent le travail d'évaluation. Une veille active, élargie à des sources d'informations moins structurées, permet d'anticiper les évolutions de marché et les menaces.

Mesurer la performance et piloter la fonction

Sachant qu'on ne peut optimiser durablement que ce qui est mesuré, l'amélioration de la performance achats implique de disposer d'un dispositif d'évaluation robuste et précis. La première étape consiste à définir des indicateurs pertinents qui, sur la base des objectifs en lien avec la stratégie achats, pourront porter sur différents aspects : optimisation des coûts complets, innovation, risques, politique environnementale, etc. Il s'agit ensuite de mettre en place des campagnes d'évaluation auprès des clients internes, directions et prescripteurs opérationnels, voire fournisseurs.

Contribuer à l'innovation et à la compétitivité de l'entreprise

Pour amplifier la création de valeur des achats, de nombreuses industries ont adapté leur organisation pour impliquer les achats dans les processus de recherche et de collecte d'innovation. Afin d'intervenir en amont et intégrer l'équipe projet, les achats se doivent d'être proactifs et force de proposition, et de mettre en place des modes de gestion collaboratifs entre les équipes internes et les fournisseurs. Plus globalement, cette approche nécessite d'adapter l'organisation des achats afin d'intégrer la démarche à plusieurs niveaux : indicateurs, outils de gestion de projet, sessions de travail spécifiques, etc.

Promouvoir et valoriser la direction des achats

Dans une logique de service, informer les clients internes et les autres directions du rôle et des objectifs des achats, et surtout des résultats obtenus, permet de valoriser et de mieux " vendre " la fonction, tout en améliorant sa visibilité. Cela favorise également la diffusion des règles et des bonnes pratiques. La première étape, après l'identification des cibles de communication, consiste à collecter et à structurer des informations pertinentes et accessibles. En dehors d'un intranet, la stratégie de communication peut s'appuyer sur des techniques classiques telles qu'une newsletter, un journal interne d'entreprise, des événements, etc.

Faire entrer de nouvelles compétences

Les nouveaux enjeux et la professionnalisation des achats requièrent l'intégration de nouvelles compétences, en commençant par des acheteurs spécialisés dans les techniques et marchés constitutifs des achats stratégiques de l'entreprise. L'alignement des objectifs de performance des achats avec les objectifs de performance financière de l'entreprise et, parallèlement, le rapprochement achats-finance, conduisent aussi la fonction à se doter de contrôleurs de gestion dédiés. Afin d'accompagner sa montée en maturité, la direction des achats muscle également ses propres fonctions supports : communication, systèmes d'information, ressources humaines, etc.

Par

Bertrand Gabriel, directeur de Acxias, et

Thierry Parisot, analyste marché & solutions-

Acxias est un cabinet de conseil spécialisé dans la digitalisation des achats, des approvisionnements et de la comptabilité fournisseurs.

(*) Cette tribune s'appuie sur "La Digitalisation des Achats - Enjeux, bonnes pratiques et référentiel des solutions", ouvrage publié fin 2016 par Acxias. Plus d'informations sur cet ouvrage, cliquer ici

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