[Tribune] Développer la collaboration client-fournisseur sur les marchés des dispositifs médicaux : vers une démarche MedAccred européenne?

Depuis bien longtemps, les "donneurs d'ordre" ont travaillé à améliorer la maîtrise de leurs fournisseurs. Au-delà des simples négociations commerciales, plusieurs secteurs aux fortes exigences, comme l'aéronautique, l'automobile ou le médical, ont eu besoin de mettre sous contrôle les process de leurs sous-traitants afin de sécuriser la pérennité de leurs activités industrielles et commerciale, mais aussi de protéger leur image. Ces 20 dernières années, chaque secteur a développé ses propres référentiels, essentiellement basés sur l'ISO9001 mais ajoutant des spécificités liées à leur marché. La pratique de l'audit s'est alors fortement développée et a même donné naissance à un véritable "nouveau métier", ni acheteur ni technicien, celui d'auditeur.

Cet outil a cependant trop souvent été considéré comme un simple outil de vérification de la conformité à un référentiel, et donc comme une fin en soi pour les donneurs d'ordre et une contrainte pour les fournisseurs qui redoutaient l'examen de passage. La fonction est donc encore traditionnellement rattachée le plus souvent à la Qualité ou au réglementaire pour les DM.

Bien au contraire, nous pensons que les audits doivent être abordés comme un véritable outil de progrès, pour le bénéfice mutuel des parties. Les achats ont tout à gagner à participer aux cycles d'audit de leurs fournisseurs, et ainsi alimenter un plan de développement fournisseur. Nous souhaitons dans cette optique souligner quelques clés pour tirer tous les bénéfices d'un audit réussi.

Les clés d'un audit gagnant-gagnant

La Motivation : Le client doit inciter le fournisseur à donner le meilleur de lui-même, en toute transparence. De plus en plus, les savoir-faire sont mieux maîtrisés par les fournisseurs que les donneurs d'ordre, il faut donc savoir donner en premier, pour mieux recevoir ensuite.

Un fournisseur convaincu qu'il tient une opportunité de progresser est la meilleure garantie d'un audit réussi, même s'il faudra parfois plusieurs années pour atteindre tous les objectifs.

La Préparation : il est primordial de bien choisir l'auditeur, qui doit être non seulement compétent sur les exigences spécifiques du marché et les principaux procédés impliqués, mais aussi savoir rester toujours bienveillant. Bien évidemment, il est nécessaire de partager le programme détaillé de l'audit largement en avance, pour permettre une bonne préparation par le fournisseur. Enfin, il ne faut pas hésiter à être original sur les points que l'on vérifie : des écarts peuvent apparaître même sur les éléments qui semblent les plus évidents.

La Priorisation : Les exigences des clients de "conformité à la commande" ne seront plus tenables. Les clients devront se concentrer sur l'essentiel (tout exiger n'est plus réaliste), et inciter les fournisseurs à progresser de manière autonome, et à développer eux-mêmes la maîtrise de leurs procédés de manière globale, et non pas produit par produit.

L'analyse des risques et le travail en commun client-fournisseur pour les maîtriser est une voie réelle de progrès, si ces analyses sont conduites avec pragmatisme : choisir ensemble ses priorités et s'y tenir.

L'Ethique : les échanges de conseils et de savoir-faire ne peuvent se faire que dans un contexte de confiance mutuelle. Il est donc primordial de respecter scrupuleusement la confidentialité avec chaque partenaire, mais aussi de veiller à un certain équilibre dans les exigences. Même si l'organisation n'a pas de charte éthique, il s'agit simplement de faire preuve de respect et d'honnêteté entre partenaire.

La Planification et le suivi : un audit ne sert à rien s'il ne débouche pas sur un plan d'action validé par les deux parties, avec des pilotes désignés pour chaque action et un objectif de planning. Celui-ci devra être régulièrement suivi par les partenaires afin de mesurer les progrès, replanifier ou ajuster les actions, et célébrer les succès.

Là encore, le rythme de progression est à adapter à la capacité de chaque fournisseur, que l'audit doit permettre d'évaluer également, mais si la motivation du partenaire est réelle, les objectifs seront atteints ...