Réduire les prix : les spécifications

"Nous avons déjà négocié les prix ! Comment voulez-vous que l'on fasse mieux ?" Dans la première partie de dossier, nous avons donc abordé les trucs et astuces pour être plus efficace en négociation. Réduire les prix est l'une des missions historiques des services achats. Les capacités de négociation et de marchandage étaient les principales qualités attendues des acheteurs. Les acheteurs ont pu compter sur des outils pour accélérer les négociations et en améliorer l'efficacité (enchères, outils d'e-sourcing dopés à l'IA, places de marché...). Pendant des années, les prix ont été négociés, renégociés, réduisant ainsi le potentiel de négociations supplémentaires.

Que les férus de négociation se rassurent ! Il existe d'autres leviers pour réduire les coûts et contribuer à la performance de l'entreprise. Le choix du type de spécification peut permettre aux acheteurs de passer de la négociation de prix à l'optimisation des coûts, pouvant même aller jusqu'à la maximisation de la création de valeur.

Pour réduire les coûts d'une entreprise, deux questions peuvent se poser :

A) Ai-je vraiment besoin du produit que j'achète ?

B) Le produit acheté correspond-il à mes besoins ?

Ai-je vraiment besoin du produit que j'achète ?

Dans ce chapitre, nous ne nous attarderons pas trop sur cette première question ; elle sera revue dans le détail dans la dernière partie de notre livre blanc.

Cette question est primordiale : certains achats sont pérennes alors que les usages et outils évoluent, les rendant parfois obsolètes et inutiles. Dans ce cas, l'analyse des spécifications est superflue ! Elle sera remplacée par la conduite du changement. La complexité viendra de faire prendre la décision de ne plus acheter et d'obtenir l'adhésion des utilisateurs.

Si la réponse à cette question vous paraît évidente, je vous invite à m'aider à répondre à cette question : pourquoi dispose-t-on encore de téléphones fixes dans les entreprises ?

A l'heure où la téléphonie mobile s'est démocratisée, où les applications permettent les appels à l'international sans surcoût, où les données sont facilement accessibles (roaming, wifi, utilisation de plusieurs cartes sim...), où la convergence des outils est une réalité (pc/mobile) [...], les téléphones fixes sont toujours présents et représentent toujours un coût, avec un rapport coût/bénéfice très discutable...

Les crises sont souvent des accélérateurs d'évolution. Cette première question permet de ne pas attendre des contextes exceptionnels et difficiles pour améliorer l'existant. Ne rien acheter coûte toujours moins qu'acheter moins cher... Heureusement, si les besoins disparaissent, le plus souvent, ils évoluent. Le business regorge de besoins pérennes qui doivent être satisfaits. Nous pouvons donc passer à notre 2e question !

Le produit acheté correspond-il à mes besoins ?

Pour exprimer ses besoins et garantir la conformité des produits et services achetés, une entreprise peut s'appuyer sur deux types de spécifications : technique et fonctionnelle.

Pour être pragmatique, la différence entre les deux questions peut se résumer par :

- "Voilà ce que je veux" -> spécification technique / fermée

- "Que pouvez-vous me proposer ?" -> spécification fonctionnelle / ouverte

L'utilisation de telle ou telle spécification résulte souvent des usages au sein de l'entreprise.

La spécification technique est plus directive. Les spécifications fonctionnelles (ou cahiers des charges fonctionnels) sont plus ouvertes, intègrent une partie technique tout en élargissant le champ des possibles, dans l'intérêt de l'ensemble des parties prenantes.

Rentrons dans les détails :