[Chronique achats] Les 5 fois où il est primordial pour un acheteur de dire NON!

Dire "OUI", que l'on soit dans les achats ou dans un autre service d'ailleurs, c'est du positif, c'est un signe qui montre que vous là pour aider et surtout, cela montre que vous êtes le genre d'acheteur sur lequel on peut compter. Cela est d'autant plus vrai quand on est acheteur junior et que l'on veut faire ses preuves (oui, oui, c'est du vécu). Et plus vous cumulerez de OUI, plus on parlera de vous en bien dans l'entreprise, ce qui sera bénéfique pour vous en tant qu'individu, mais aussi pour l'image que l'on veut donner des achats et la fonction. Si vous cherchez encore des arguments, je ne peux que vous conseiller le film Yes Man, avec le très grand Jim Carey.

Du moins, c'est ce que l'on croit.

Mais le OUI, c'est aussi un engagement. Il représente le moment où vous vous engagez à faire quelque chose pour quelqu'un. Et là, plus moyen de faire machine arrière...

Il y a aussi des moments où dire OUI peut se retourner contre vous, et j'irais même jusqu'à dire qu'il sera dangereux. Cela peut paraître contre-intuitif, et peut-être un peu désagréable, surtout quand on n'a pas l'habitude de froisser les autres.

Si vous pensez que le OUI est une arme redoutable, vous n'imaginez pas la puissance du NON. C'est à la fois un symbole fort et une preuve de respect envers vous-même. Voyons ensemble comment utiliser ce NON dans les achats, sans passer pour un méchant.

1. Quand la mission proposée n'est pas de votre ressort

Nous avons une fonction très jeune et beaucoup de "Moldus des achats" ne comprennent pas la moitié de nos missions. Pour beaucoup d'entre eux, quand ils ne savent pas à qui déléguer une mission, ils se déchargent sur les achats (mais on ne peut pas leur en vouloir, peut-être que nous ne communiquons pas assez). L'idée n'est pas de critiquer, loin de là, mais simplement de comprendre l'intérêt de répondre un beau "NON", dans ce cas.

Imaginez un collègue qui vient vous voir comme une furie dans votre bureau en vous parlant du marché des cerfs-volants d'Australie (bon, j'invente un peu) et que votre secteur est plutôt les pièces usinées... Vous voyez la difficulté.

Solution : lui expliquer que ce n'est pas du tout votre secteur et que malheureusement, vous allez perdre du temps tous les deux. Temps que vous pourriez investir dans quelque chose que vous maîtrisez davantage.

2. Quand vous n'avez pas le temps

Le sourcing, la réduction des coûts, l'analyse du besoin, la gestion des risques, le marketing achats, les réunions de projets, les audits (et j'en passe) ne sont qu'une liste non-exhaustive de nos missions d'acheteurs. Je sais ce que vous vous dites "cela fait beaucoup !", et vous avez raison. Même si la mission est ultra-intéressante, vous ne pouvez plus rien ajouter à votre To Do List.

Solution : proposer à la personne qui voudrait vous confier une mission complémentaire de revenir dans deux jours (par exemple).

3. Quand vous savez que vous ne pourrez pas tenir vos engagements

Pourquoi vous engager, alors que vous n'allez pas pouvoir respecter les délais ? Pour faire plaisir aux prescripteurs ou aux fournisseurs ? Spoiler alerte : fausse bonne idée.

Vous voulez prouver votre valeur ? Montrez que vous connaissez vos limites et que peu importe ce à quoi vous vous engagez, vous respecterez votre promesse ! Et c'est grâce à ces petites actions que vous deviendrez un véritable Business Partner !

Solution : jouer la franchise. Montrez que vous connaissez votre capacité et démontrez que mener à bien cette mission est impossible.

4. Quand ce que l'on vous demande est impossible

Vous le reconnaissez non ? Le mouton à 5 pattes ! C'est une légende au sein de la fonction achats. Une légende car tout le monde en parle, mais personne ne l'a jamais vu.

Bon revenons à nos moutons (ahahah).

La grande partie des projets achats sont engendrés par des créatifs, que l'on parle des bureaux de R&D, du marketing ou même de la direction. Et vous le savez aussi bien que moi, le cerveau droit des créatifs va dans tous les sens. Alors oui, c'est très utile quand il faut sortir du cadre pour créer de la valeur. Mais ceci est très souvent contre-productif.

Vous allez vous retrouver face à des demandes d'achats presque impossibles et qui vous feront perdre votre temps. Le NON s'impose.

Solution : proposez une analyse du besoin simple et efficace, quitte à tout reprendre depuis le début. Il n'est pas exclu de faire intervenir vos fournisseurs partenaires dans cette démarche, qui pourrons accompagner les créatifs de votre entreprise.

5. Quand cela est contre vos valeurs

Imaginez-vous faire quelque chose contre vos principes, qui vous empêcheraient de vous endormir ou de vous regarder dans la glace le matin ? Non pas vraiment...

Et pourtant, imaginez un peu les acheteurs qui se sont retrouvé impliqués dans des scandales liés au travail des enfants dans les pays pauvres ou encore l'achat de produits défectueux, pour gagner 10 %, qui à provoqué des accidents...

En tant qu'acheteur, vous avez non pas le droit, mais le devoir de dire NON à ce genre de principes. On parle ici de cas très rares et presque improbables, mais vous pouvez aussi refuser des pratiques de cost killer. Et comme le dirait l'oncle de Peter Parker : "De grands pouvoirs impliquent de grandes responsabilités". Car si nous n'incarnons pas le changement, qui le fera ?

Solution : partagez toutes ces valeurs qui vous sont chères en interne, montrez qu'il est possible d'acheter autrement !

"C'est bien joli tout cela Quentin, mais comment fait-on pour dire NON" ?

Vous avez raison, regardons ensemble quelques petites techniques.

Quelques conseils pour apprendre à dire NON !

Le premier conseil que je vous propose, qui est selon moi le plus important, est de faire attention à la manière d'exprimer votre refus. Mon propos n'est pas de se justifier avec minutie, surtout si cela ne relate pas de votre supérieur, mais de placer les bons mots aux bons endroits. Vous pouvez commencer par proposer la "bande-annonce" du pourquoi :

- Car je n'ai pas le temps ;

- Car je n'ai pas les compétences ;

- Car j'ai déjà trois dossiers urgents ...

L'idée est de ne pas rentrer dans les détails. Vous pouvez également proposer à la personne une alternative :

- Lui proposer d'en parler à votre supérieur ;

- Lui proposer de revenir dans deux jours si cela n'est pas urgent...

Vous pouvez lui montrer que vous êtes de bonne foi.

Dernier petit conseil pour la route : n'exprimez pas un NON trop rapidement. Vous devez dans un premier temps écouter les revendications de votre interlocuteur et ensuite lui dire NON, quitte à lui dire "Laisse-moi le temps d'y réfléchir - je te donne ma réponse dans 2 heures".

Bilan du "NON challenge"

Il existe encore de nombreuses raisons de dire NON dans un service achats. Le non est un signe de force et de confiance en vous. Contrairement aux idées reçues, personne ne vous en voudra de refuser une mission ou de vous embarquer dans un nouveau projet. En revanche, on vous en voudra de dire OUI et de ne pas aller au bout de votre engagement.

Gardez dans un coin de votre tête que vous êtes acheteurs ! Vous êtes au sein d'une fonction stratégique et vous n'êtes pas là pour faire joli. Vous avez vos propres missions et votre propre VALEUR. Ne vous laissez pas faire !