TPE : achetez malin pour réduire vos coûts

Quand on est une TPE, difficile parfois de se concentrer sur ses achats. Pourtant, une bonne politique d'achat peut faciliter et même améliorer la gestion de l'entreprise. "Les achats représentent une part non négligeable des coûts d'une TPE, atteignant dans certains cas jusqu'à 50 % de son chiffre d'affaires", alerte Stéphane Sandillon, associé-expert au sein du cabinet Sérénia. L'enjeu est donc d'optimiser sa politique d'achats pour s'équiper mieux et au meilleur prix. Pour cela, l'organisation est de mise.

Première étape, il faut savoir distinguer différentes typologies d'achats. Les experts parlent de catégorie A, B ou C. La première correspond aux achats dit stratégiques, qui vont permettre de générer de la valeur et du chiffre d'affaires. Ce sont, par exemple, des matières premières comme le béton ou la peinture. Dans la catégorie B, sont regroupés les achats récurrents et stratégiques, mais hors production. Enfin, la catégorie C représente les achats non-stratégiques et non-récurrents : c'est en quelque sorte le tout-venant qui permet de gérer son entreprise et de travailler au quotidien (comme les équipements de la personne, par exemple).

A vous de définir votre stratégie d'achat par type de dépense. A savoir, pour les achats de la catégorie A, souvent plus onéreux mais indispensables au business, il est essentiel d'avoir un stock le plus intelligent possible, c'est-à-dire juste nécessaire pour répondre aux besoins de ses clients. Il faut faire attention à ne pas avoir trop de produits coûteux en stock, qui "bloquent" une somme d'argent et peuvent donc être préjudiciables à la santé financière de l'entreprise (ce ne sera pas le cas des achats de catégorie C). Mais il faut également veiller à ne pas se retrouver en rupture de stock.

Définir le juste besoin, c'est aussi prendre un standard de qualité en référence, qui correspond à votre activité. "La question à se poser, c'est est-ce que j'achète un produit qui répond à mes besoins ?, commente Aurélien Dassonville, dirigeant-associé au sein du cabinet de conseils CPO Solutions. Sans prendre le temps de la réflexion, le professionnel court le risque de commander quelque chose de surdimensionné en termes de qualité, qu'il paiera plus cher." Commencez donc par définir un cahier des charges : que prévoyez-vous d'acheter ? Pour quel usage ? Pour quel budget ? L'achat représente-t-il une valeur ajoutée à votre entreprise ? Est-ce préjudiciable pour votre activité s'il venait à manquer ? Le projet d'achat en tête, attelez-vous à comparer les différentes offres.

Mettre les fournisseurs en compétition

Étudiez le panel des fournisseurs pour acheter selon vos moyens, vos besoins et au plus simple. Lister les solutions de différents fournisseurs permet de les mettre en compétition. De plus, en consultant un minimum de trois fournisseurs, vous obtiendrez une vision globale du marché. "Si l'artisan ne maitrise pas ses achats, il aura du mal à faire des économies. C'est pourquoi il est important de respecter des enjeux de massification et de simplification. Acheter chez plusieurs fournisseurs, oui, mais à condition de les avoir bien choisis au préalable", affirme Stéphane Sandillon. De manière générale, mieux vaut ne pas dépendre d'un seul fournisseur.

Avoir plusieurs fournisseurs permet d'être plus libre au niveau des prix, des délais de livraison, des conditions de vente ou de paiement et des négociations. "Il ne faut pas hésiter à négocier tout ce qu'on achète, que ce soit du prix ou du service. Pour cela, il faut mettre en avant différents arguments comme des volumes importants ou des opportunités de travail futures avec le fournisseur", propose Aurélien Dassonville. De même, pour négocier, n'hésitez pas à jouer sur les offres des autres.

"Il faut avoir un rapport équilibré entre acheteurs et fournisseurs pour ne pas se trouver dans une situation où le fournisseur possède un monopole, car l'artisan perdrait alors en compétitivité, souligne Arnaud Lemoine, directeur associé du cabinet Lemoine Conseil. Le prix est une chose mais il n'y a pas que ça à prendre en compte." Sélectionnez donc les fournisseurs qui vous semblent les plus pertinents pour répondre au mieux à vos besoins. Ils doivent rester transparents sur leurs délais de livraison et proposer des facilités de paiement intéressantes.

Enfin, interrogez-vous sur la pérennité de la source : imaginez que votre fournisseur unique de peinture mette la clé sous la porte alors que plusieurs chantiers sont commandés...

Économiser 12% des dépenses

Enfin, améliorer sa gestion des achats, c'est aussi s'interroger sur la maitrise générale des dépenses au sein de l'entreprise. "Même quand on est artisan et qu'on a plusieurs salariés, on peut faire en sorte de déployer une procédure achat, qui évitera que tout le monde achète n'importe quoi n'importe où. Avec un bon workflow, on peut gagner jusqu'à 12% de ses dépenses", assure Stéphane Sandillon. Les workflows fournissent en effet un certain nombre de règles d'achat.

Par exemple, même en tant que dirigeant de TPE, vous pouvez décider qui est en mesure d'engager les commandes et jusqu'à quel montant. En termes de contrôle, cela vous permettra, en plus, de créer des tableaux de bord et, toujours, de mieux rationaliser vos achats. Vous pouvez aussi envisager d'externaliser vos fournitures de catégorie C, peu conséquentes sur le business de l'entreprise, et les confier à des concentrateurs ou groupements d'achats. En parallèle, l'aide ponctuelle d'un conseiller pour cartographier vos achats vous guidera dans votre démarche globale. C'est certes un petit investissement, mais sur le moyen terme, il peut se révéler payant.