(Fiche pratique) Comment utiliser les données fournisseurs pour optimiser les décisions d'achat ?

Analyser les données de coût et de qualité des fournisseurs

Pour identifier les fournisseurs les plus compétitifs, il est indispensable d'analyser en profondeur les données historiques sur les coûts et la qualité des produits ou services fournis.

En ce qui concerne les coûts, l'objectif est de collecter des données précises sur les prix à long terme pratiqués par chaque fournisseur pour chaque produit/service. Ces données de prix doivent être complétées par des données sur les remises, les rabais et les conditions commerciales préférentielles obtenues auprès de chaque fournisseur.

En parallèle, des données objectives sur la qualité des produits/services de chaque fournisseur doivent être recueillies, qu'il s'agisse du taux de défauts, des retours clients, des niveaux de performance ou de la conformité aux cahiers des charges.

En croisant ces données de coût et de qualité pour chaque fournisseur, il est alors possible d'analyser précisément le rapport qualité/prix de chaque fournisseur et d'identifier les plus compétitifs selon les besoins de l'entreprise.

Évaluer la fiabilité et la capacité des fournisseurs

Au-delà des coûts et de la qualité, il est primordial d'évaluer les critères clés de fiabilité et de capacité des fournisseurs.

Côté fiabilité, des données précises doivent être collectées sur les délais de livraison réels par rapport aux délais convenus pour chaque fournisseur. Le taux de service, qui mesure le nombre de commandes livrées à temps et en totalité, doit également être calculé dans le temps pour chaque fournisseur.

Concernant la capacité, il s'agit de rassembler des données quantitatives sur la capacité de production, les capacités logistiques, les ressources humaines, etc. de chaque fournisseur. Ces données permettront de mesurer précisément leur capacité à répondre aux besoins de l'entreprise en termes de volumes, de délais et de ressources.

L'analyse croisée de ces indicateurs de fiabilité et de capacité doit permettre d'identifier les fournisseurs les plus à même de répondre durablement aux besoins de l'entreprise. Ceux présentant les meilleures performances sur ces critères clés seront favorisés.

Analyser les conditions commerciales des fournisseurs

L'analyse approfondie des conditions commerciales proposées par les différents fournisseurs est un levier majeur d'optimisation.

Il s'agit dans un premier temps de collecter de façon exhaustive l'ensemble des conditions négociables : rabais, remises sur volumes, ristournes, escomptes, conditions de paiement, avantages logistiques, participation à des opérations promotionnelles, etc.

Ces données doivent être compilées de manière structurée et comparable pour chaque fournisseur. Des outils analytiques permettent alors de simuler l'impact de chaque condition sur le coût d'achat global.

Sur cette base, une analyse fine identifie pour chaque type d'achat les fournisseurs offrant les conditions les plus avantageuses. Des négociations ciblées peuvent être engagées pour optimiser encore ces conditions commerciales.

Finalement, intégrer les meilleures conditions commerciales dans les décisions d'achat se traduit par des économies substantielles.

Mesurer la performance logistique des fournisseurs

L'efficacité logistique des fournisseurs influence directement la performance de la supply chain.

Il est donc essentiel d'évaluer des données logistiques clés pour chaque fournisseur : délais de livraison, délais de traitement des commandes, taux de service logistique, coûts de transport et d'entreposage, performance des systèmes d'information logistiques, procédures de dédouanement, etc.

Ces données doivent être collectées en routine et compilées dans des tableaux de bord logistiques par fournisseur. Les performances logistiques de chaque fournisseur sont ainsi mesurables et comparables.

En tenant compte de ces indicateurs logistiques dans le processus de décision d'achat, il est possible d'optimiser les coûts et délais logistiques globaux. Les fournisseurs les plus performants logistiquement doivent être favorisés pour améliorer l'efficacité de la supply chain.

Assurer un suivi continu des performances

Pour optimiser durablement ses décisions d'achat, l'analyse des données fournisseurs ne doit pas être une démarche ponctuelle, mais un processus continu.

Il est ainsi essentiel de mettre en place des procédures de collecte régulière des données permettant d'évaluer les fournisseurs : prix, qualité, délais, conditions commerciales, logistique, etc.

Ces données doivent être compilées de manière structurée dans des tableaux de bord fournisseurs, alimentés périodiquement par des remontées d'informations du terrain et des systèmes d'information.

L'analyse de ces tableaux de bord permettra de suivre précisément dans le temps la performance de chaque fournisseur sur tous les critères clés : évolution des prix, respect des délais, taux de service, etc.

Sur cette base, il sera possible d'optimiser de manière continue et réactive les décisions d'achat : accroître ou réduire les volumes auprès de certains fournisseurs, ouvrir des appels d'offres ciblés, renégocier des conditions, référencer de nouveaux fournisseurs, etc.

En instaurant ce processus vertueux de suivi des performances fournisseurs dans la durée, l'entreprise s'assure des prises de décision d'achat optimales à tout moment, améliorant sa compétitivité et sa rentabilité.

Pour en savoir plus, lisez également :

• https://www.decision-achats.fr/Thematique/rh-1234/Breves/Eramet-consolide-ses-donnees-fournisseurs-168841.htm
• https://www.decision-achats.fr/Thematique/strategie-achats-1236/Breves/Avis-expert-Maitrise-donnees-fournisseurs-preparez-vous-Predictive-Procurement-340158.htm