Comment évaluer la qualité de l'organisation et la maturité des achats dans votre entreprise ?

Pour évaluer la qualité de l'organisation et la maturité des achats dans votre entreprise, vous devez analyser les différentes dimensions qui caractérisent votre service achats :

La dimension stratégique du service achats

Cette dimension fait référence au positionnement du service achats par rapport à la stratégie globale de l'entreprise, à sa participation aux décisions stratégiques et aux projets transversaux, ainsi qu'à sa vision prospective des marchés et des opportunités.

Pour évaluer la dimension stratégique, vous devez réaliser une analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces) de votre service achats. Voici quelques exemples de questions à se poser pour chaque élément du SWOT :

• Forces : Quels sont les points forts de mon service achats ? Quels sont ses atouts par rapport à la concurrence ? Quels sont les outils, les méthodes, les compétences dont il dispose ?
• Faiblesses : Quels sont les points faibles de mon service achats ? Quels sont ses axes d'amélioration ? Quels sont les problèmes ou les difficultés qu'il rencontre ?
• Opportunités : Quelles sont les opportunités externes pour le service achats ? Quelles sont les évolutions ou les innovations du marché fournisseur ?
• Menaces : Quelles sont les menaces externes pour le service achats ? Quels sont les risques ou les contraintes liés à l'environnement économique, juridique, technologique, concurrentiel, etc. ?

La dimension organisationnelle du service achats

Cette dimension englobe la structure du service achats, sa répartition en pôles ou en catégories d'achats, son mode de fonctionnement (centralisé, décentralisé ou mixte), son niveau d'autonomie et de responsabilité, son articulation avec les autres fonctions de l'entreprise.

Pour évaluer la dimension organisationnelle de votre service achats, vous devez établir un organigramme. Cet outil doit vous permettre de visualiser son fonctionnement (centralisé, décentralisé ou mixte), ainsi que son degré d'autonomie et de responsabilité par rapport aux autres directions de l'entreprise.

Notez bien qu'une structure claire et bien définie favorise la coordination, la communication et la prise de décision.

La dimension processuelle du service achats

Elle concerne le processus achats mis en place pour gérer le cycle de vie des achats, depuis l'expression du besoin jusqu'à la fin du contrat, en passant par le sourcing, la consultation, la négociation, le suivi et le contrôle. Elle concerne également les outils utilisés pour faciliter et optimiser ces processus (système d'information achats, e-procurement, e-sourcing, etc.).

Pour évaluer la dimension processuelle de votre service achats, vous devez prendre en compte les éléments suivants :

• Cycle de vie des achats : Analysez le processus mis en place au sein de ce service, depuis l'expression du besoin jusqu'à la signature du contrat. Évaluez la clarté et la formalisation de ce processus (documentation, conformité aux réglementations et politiques internes, etc.), ainsi que son alignement avec les meilleures pratiques de gestion des achats.
• Redondances : Évaluez si ce processus est efficace et optimisé pour garantir une gestion efficiente des achats. Il s'agit notamment de déterminer s'il existe des étapes inutiles, des redondances ou des goulets d'étranglement.
• Utilisation d'outils : Évaluez si les outils (SI achats, solutions d'e-procurement, etc.) utilisés pour faciliter et optimiser le processus achats sont, d'une part, réellement adaptés aux besoins de votre entreprise et, d'autre part, pleinement exploités par le service achats.

La dimension compétencielle

Elle fait référence aux compétences du personnel chargé des achats, tant techniques (connaissance des marchés, des produits, des fournisseurs, des techniques d'achat) que relationnelles (communication, négociation, gestion des conflits) et transversales (gestion de projet, analyse financière, innovation, RSE, etc.).

Pour effectuer un bilan de compétences, vous devez :

• Définir des critères d'évaluation communs en fonction des objectifs et des besoins de l'entreprise
• Mener des entretiens individuels ou collectifs avec les collaborateurs pour identifier leurs compétences actuelles et leurs besoins de formation
• Mettre en place une évaluation à 360° : cela consiste à recueillir les feedbacks de différents interlocuteurs (managers, pairs, clients internes ou externes, etc.) sur les compétences des collaborateurs
• Adopter un outil de gestion des compétences qui facilite le suivi et l'analyse des résultats de l'évaluation.

La dimension relationnelle

Cette dimension fait référence à la capacité du service achats à :

• Identifier et à satisfaire les besoins et les attentes des clients internes
• Instaurer une relation de confiance et de collaboration avec les clients internes
• Gérer la relation fournisseur dans une logique de partenariat et de co-innovation
• Intégrer les dimensions éthiques et environnementales dans ses pratiques achats.

Pour évaluer la composante relationnelle de votre service achats, vous devez réaliser une enquête de satisfaction auprès de vos fournisseurs et de vos clients internes. Cela vous permettra, entre autres, de :

• Mesurer leur niveau de satisfaction et d'engagement
• Identifier leurs besoins et leurs attentes
• Recueillir leurs suggestions d'amélioration.

Pour en savoir plus, lisez également :

• https://www.decision-achats.fr/Thematique/strategie-achats-1236/conseils-2257/Breves/L-analyse-de-maturite-fondement-du-developpement-continu-de-la-379631.htm