La GED au coeur de la transition numérique

"Un employé passe en moyenne une heure par jour à chercher des documents. C'est considérable. Avec une GED, cette durée est bien évidemment fortement diminuée", résumait Clément Kévin, responsable marketing au sein de la société Spigraph, spécialiste de la dématérialisation documentaire, à l'occasion du récent salon Documation à Paris en mars dernier. Pourtant, 66 % des entreprises ne sont pas encore équipées d'un tel système de gestion, selon le baromètre Canon 2016 portant sur transformation numérique des organisations. Dans le même temps, elles sont 68 % à déplorer une perte de productivité liée à la saisie manuelle des factures.

L'intérêt de gérer électroniquement l'ensemble de ses documents ne fait plus de doute, même s'il reste beaucoup à faire en matière de convergence et d'intégration de ces derniers. Dans un contexte où 60 % du temps est consacré par les employés à l'utilisation des documents, l'agilité et la souplesse de fonctionnement deviennent des critères différenciants. Mais une solution GED ne permet pas uniquement des traitements meilleurs et plus rapides. Il s'agit bel et bien d'un enjeu de valorisation des documents et de la donnée, transformant l'outil en un véritable tremplin aux avantages multiples et jusque là insoupçonnés.

De vastes projets en déploiement

Le numérique révolutionne les métiers et accélère le déploiement de nouveaux systèmes dans les entreprises. Plusieurs acteurs de renom négocient actuellement un virage majeur dans leur organisation pour se doter d'une solution intelligente de gestion documentaire. La société CRMA, filiale d'Air France KLM spécialisée dans la réparation de matériel aéronautique, a choisi Sollan pour l'accompagner dans la mise en place d'une solution de GED. Le but est de garantir la disponibilité de la bonne information technique aux 200 opérateurs techniciens sur le terrain et d'assurer une mise à jour régulière de la documentation.

L'entreprise Sollan a également été choisie par SNCF Voyageurs pour mener le projet de migration et de déploiement documentaire de l'entreprise sur la plateforme de gestion de contenus Nuxeo. Un projet qui concerne 5 000 utilisateurs initiaux et qui se destine à s'ouvrir à l'ensemble de la branche Voyageurs. Avec ses 75 000 collaborateurs, SNCF Voyageurs utilise de nombreux documents pour son activité opérationnelle, en particulier dans le cadre de référentiels projets (documents projets, d'organisation, modèles documentaires...). Ses besoins sont centralisés autour de fonctionnalités de gestion collaborative pour la coproduction, la gestion des historiques de versions, ou encore le partage, ainsi qu'autour des règles de sécurité avancées.

"Nous menons beaucoup de projets, avec des axes très différents. Ce domaine couvre une multitude de réalités variées. Plutôt que de parler de projets de GED, il est préférable de parler d'objectifs dans la réorganisation de son entreprise. Un travail important doit être fait au préalable pour segmenter et comprendre le besoin exprimé", rappelle Paul Terray, Consulting Manager GED / Archivage chez Sollan. Le référentiel documentaire est un des grands axes qui motivent la mise en place de ces projets. "Les employés veulent pouvoir retrouver le bon document contenant la bonne information au bon moment, qu'il s'agisse d'une note de services, d'un contrat, d'une convention. C'est un élément important dans le cas de CRMA et, de façon générale, un point devenu clé pour les entreprises et qui est très souvent demandé", poursuit-il.

Au-delà de la numérisation des documents, il s'agit de disposer des outils pour les gérer, les mettre à disposition dans les meilleures conditions. Sollan travaille beaucoup aux côtés des conseils départementaux où "les mêmes pièces sont souvent utilisées dans le cadre de tâches différentes comme la gestion d'un marché, d'une commande, d'une facture. Il est alors précieux d'unifier et de centraliser les pièces documentaires permettant l'instruction des cas métiers."