La GED au coeur de la transition numérique

A chacun sa GED

Plusieurs offres existantes s'avèrent particulièrement adaptées aux besoins de l'industrie qui concentre un grand nombre de projets. La solution Isoflex, proposée par le spécialiste de la transformation numérique Visiativ, permet aux entreprises industrielles de gérer et de maîtriser l'ensemble des documents de l'entreprise en lien avec leur ERP et d'assurer ainsi une liaison entre les pôles de conception et de fabrication. Il est possible d'accéder directement au coffre-fort Isoflex depuis Word, Excel et Outlook. Selon son profil, chaque utilisateur dispose d'un accès rapide et fiable aux fiches clients, fournisseurs et articles directement depuis l'ERP. "Dans beaucoup d'ateliers de fabrication, le document à l'état numérique reste encore totalement absent. On travaille sur du papier sur lequel on schématise les interventions et opérations à venir. La documentation technique relative à la fabrication d'un produit se retrouve alors déconnectée des éléments existants dans l'ERP, des bons de commandes, des emails qui concernent pourtant directement le produit. La solution Isoflex est née de ce constat", souligne Guillaume Lecuyer, directeur Marketing Produits chez Visiativ.

D'autres offres du prestataire comme la solution Novaxel sont plus adaptées aux métiers des services. Elle offre un accès multi-canal aux dossiers de travail, quels que soient la nature et l'origine des documents qui les composent. Elle permet une consultation en local, à distance, en mode web, sur tablette ou smartphone. Novaxel se décline aussi en modules personnalisables, adaptés aux métiers ou aux différentes fonctions présentes dans l'entreprise. "Pour un cabinet d'expertise comptable par exemple, c'est un choix tout à fait adapté", estime Guillaume Lecuyer.

Une meilleure expérience Collaborateurs

L'amélioration des échanges entre employés est plus que jamais d'actualité et au coeur des objectifs affichés. Les entreprises souhaitent que leurs employés puissent travailler, échanger de façon constructive par le biais de la GED. "Dans le cas de la SNCF par exemple, nous avons mis en place un espace collaboratif de ce type. C'est l'équivalent de la salle de réunion en quelque sorte, mais en mode virtuel. Si une fonctionnalité n'est pas disponible, elle sera systématiquement utilisée à l'extérieur par l'intermédiaire de Dropbox par exemple pour l'échange de fichiers, d'où l'intérêt de proposer une offre complète sur ce plan", constate Paul Terray.

Ce volet concernant le travail collaboratif est poussé par l'entrée en vigueur au 1er janvier dernier de la loi El Khomri "qui fait que les demandes en matière de bulletins de paie dématérialisés explosent littéralement, en raison de l'incitation à de telles initiatives via le compte personnel d'activité", remarque Frédéric Durand, Information Management Product Manager chez Canon. "De multiples projets ont vu le jour en matière de démarche de dématérialisation du bulletin de salaire, allant même parfois bien au-delà, depuis le début d'année 2017." Le bulletin de paie n'est qu'une petite partie d'une transformation numérique souvent bien plus vaste qui s'exerce dans le domaine RH. Les directions financières, Achats, administratives sont également à l'origine de mutations fortes à ce niveau-là. Le portail de facturations des collectivités Chorus, lancé à l'initiative de l'Etat, incite là aussi à accélérer les déploiements.

Cette nouvelle donne impulsée par l'Etat est conforme à la tendance globale qui est à la définition de standards de formats de factures électroniques. Chaque émetteur pourra bientôt envoyer un fichier à son client selon un format commun aux deux acteurs. "Celui-ci pourra l'interpréter directement et l'absorber dans l'outil de comptabilité, sans avoir à passer par une solution de lecture automatique de documents avec toute l'imprécision que celle-ci peut comporter. C'est un important gisement de productivité dans les entreprises. Aujourd'hui, la saisie documentaire reste une activité importante dans de nombreux secteurs, parfois alors même que ces données existaient déjà en format numérique à l'origine", constate Guillaume Lecuyer.

Par ailleurs, l'aspect collaboratif est particulièrement intéressant pour les intervenants en possession de l'image de l'entreprise, comme les designers, les publicitaires qui vont produire, échanger des contenus. Il s'agit là d'une collaboration pour créer de la valeur. Pour certains aspects, il est souvent préférable d'intégrer des outils existants plutôt que de créer des applications qui n'auront jamais le même niveau de performance. "Au sein de Nuxeo, il est ainsi possible de référencer des documents gérés chez Google, Office, ou Dropbox. On pourra utiliser leur capacité d'édition en ligne, de notification, de commentaires avancés et faire participer ces documents à la solution Nuxeo en workflow collaboratif pour confier des taches à des personnes, les rendre disponibles pour des recherches. Puisque désormais le poste bureautique se déplace vers le Cloud, il faut trouver le moyen d'interfacer la GED avec le Cloud, d'où cette possibilité que nous avons souhaitée mettre en place", décrit Alain Escaffre, directeur Produits chez le fournisseur de solutions de GED Nuxeo.