La GED au coeur de la transition numérique
Le levier de la convergence documentaire
Un nombre croissant d'acteurs proposent de faire tomber les barrières existantes naturellement entre les solutions de capture documentaire d'une part et les systèmes de gestion d'autre part. Kofax met ainsi à disposition une plateforme polyvalente intitulée TotalAgility visant à connecter un large éventail de services, allant de l'intégration accélérée de nouveaux clients à l'optimisation de la collaboration tout au long du cycle de vie des opérations. Concrètement, au stade de la capture, elle propose une intégration multicanale en veillant aux respects des règles métiers et à la normalisation des documents. Ceux-ci sont ensuite intégrés automatiquement en vue de transformations et de collaborations en toute simplicité, en situation de mobilité ou non. L'outil propose également la validation des transactions, avec une signature électronique par simple clic, incluant les vérifications qui s'imposent dans ces cas de figure. A noter que des instruments d'analyse offrent une visibilité complète et pertinente (présentations visuelles des éléments, vues par couloir d'activité...).
Pour s'assurer d'une convergence réussie et bénéficier d'un maximum de souplesse, les offres globales sont souvent privilégiées. ELO Digital Office fait également partie des acteurs présents à 360 degrés sur la question de la GED. "Notre intervention commence avec l'acquisition du document, notamment en terme d'automatisation de l'extraction et de classification des documents, ce que d'autres acteurs font généralement par le biais d'alliances avec des partenaires. Nous proposons un package répondant à des besoins verticalisés, comme la gestion des factures entrantes, à la gestion de contrats qui offrent des workflows, des formulaires web préparamétrés, des systèmes de gestion de droits préparamétrés, ce qui a l'avantage de gagner en rapidité sur la mise en place de process", indique Aymeric Martin.
La relation clients - fournisseurs est également au coeur des enjeux. "Dans le secteur télécoms médias sur lequel nous sommes très présents, on voit que toute la chaîne se numérise, des publicitaires aux canaux de diffusion, avec des applications permettant de contracter l'ensemble des échanges en standardisant ces derniers. Un autre de nos clients, dans l'industrie agroalimentaire, utilise Nuxeo pour raccourcir le temps entre les fournisseurs alimentaires et les clients en mettant à disposition des plateformes pour échanger des informations sur des produits de façon totalement digitalisée. On voit là concrètement l'apparition du besoin d'avoir des standards d'échange d'informations, comme en son temps la solution EDI s'était avérée nécessaire pour l'échange d'informations de factures", détaille Alain Escaffre. Ces éléments se situent au centre des activités de Product Information Management, mais celles-ci sont aujourd'hui très liées à la GED. "De plus en plus, les tarifs des fournisseurs sont exposés en ligne, et ce sont des machines qui viennent les étudier, les comparer, dans le but de voir dans quelle mesure ils sont adaptés, s'il est possible de négocier. Tout ceci de façon transparente sans intervention humaine", poursuit-il.
Les factures, nerf de la guerre
Selon le baromètre Canon, elles sont considérées comme les documents les plus chronophages pour une majorité absolue de répondants. Les factures fournisseurs arrivent en tête des éléments cités comme nécessitant le plus d'intervention (55 %), devant les factures clients (49 %). Le traitement des factures entrantes obéit toujours au même processus : entrée de facture, contrôle formel, validation de paiement, pré-imputation et transfert au système de l'ERP. ELO Digital Office, éditeur de solutions GED, fait partie des acteurs qui répondent aux attentes d'optimisation des entreprises en accord avec ce processus standard.
L'utilisateur peut adapter la solution à ses exigences individuelles, des éléments pré-configurés permettant d'ajuster l'interface en quelques clics. La solution couvre ainsi l'intégralité du processus facture, depuis l'extraction automatique des données jusqu'à l'intégration avec l'ERP, en passant par le rapprochement commandes. "Les factures représentent le premier flux que les entreprises cherchent à dématérialiser, avant d'étendre la pratique à d'autres services. C'est dans ce cas intéressant d'être en relation avec un acteur permettant de traiter la question de la dématérialisation à une large échelle", confie Aymeric Martin, consultant senior au sein de la société.
Frédéric Durand ajoute que "ce marché évolue désormais à très grande vitesse. Dans les 5 ans à venir, nous aurons fait un grand bond à ce niveau là, avec une grande majorité de factures numérisées et automatisées de bout en bout." La France n'est pas particulièrement en avance sur ce plan, selon les dires des spécialistes. Mais le coup de fouet apporté par le gouvernement avec le portail Chorus ainsi que certains volets de la loi El Khomri arrive à un point nommé. En Italie, le taux de pénétration sur le marché de la facture électronique est trois fois plus élevé qu'en France. Les pays nordiques sont également avant-gardistes dans ce domaine.
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