La GED au coeur de la transition numérique
Vers une GED intelligente
La digitalisation dans les entreprises passe, au-delà de la mise en place d'une GED, par l'intégration de solutions applicatives intégrées permettant de répondre aux différentes taches à réaliser. Ces solutions conduisent à une information globale beaucoup mieux structurée dès sa naissance. Les GED sont ainsi amenés à évoluer pour mieux interopérer avec des systèmes de production, mieux capter les informations et être un meilleur réceptacle pour interpréter ces dernières, l'enrichir, en tirer une valeur plus grande. "Un outil de gestion documentaire a vocation à devenir un véritable outil intelligent capable d'aller recueillir des contenus sur des réseaux sociaux ou sur des objets embarqués comme on le voit parfois déjà. L'enjeu est d'interfacer le système avec une solution de machine learning, de type big data, pour rendre l'information exploitable", confirme Alain Escaffre.
L'objectif est par exemple d'acheminer la bonne information au bon employé au bon moment, de fournir des services supplémentaires comme des contenus structurés tels des images, des vidéos, des solutions de conversion de fichiers, de lecture de contenus enrichis. "On peut citer en exemple notre client Solocal, qui gère les Pages Jaunes. Pour chaque coiffeur ou électricien répertorié, on peut indiquer des photos relatives à l'adresse, la boutique, les vidéos publicitaires associées...", illustre-t-il. En allouant un index à chaque document quel qu'il soit, il est possible de générer des rapports graphiques ou textuels, des tableaux de bord permettant d'avoir une vision synthétique et significative de son champ d'action. Le temps gagné en productivité grâce à la GED peut ainsi être orienté vers des tâches synonymes de valeur ajoutée ou d'analyse des contenus.
"Il existe déjà des briques technologiques sur le marché pour analyser les réseaux sociaux. C'est une demande qui émerge dans certains services comme le marketing notamment. L'une des tendances d'avenir est par ailleurs l'interaction avec les solutions métiers, les CRM, les ERP. Dans certaines organisations, les employés ne voient jamais notre interface de GED. Le point d'entrée sera leur ERP. En un clic, il est ainsi possible de remonter aux pièces ou commandes", décrit Aymeric Martin. La GED peut ainsi être masqué, être présente en transverse dans l'entreprise sans pour autant être le point d'entrée à l'information. Dans le cas de l'accompagnement de CRMA par Sollan, la solution a été interfacée à l'ERP de l'entreprise. Elle permet aux opérateurs de consulter la documentation applicable pour chaque opération. Deux familles de support ont été déployées, une famille fixe et une solution mobile sur tablette industrielle. Le projet est aujourd'hui totalement déployé dans les ateliers.
Paul Terray ajoute "qu'au sein de la recherche d'un groupe comme L'Oréal par exemple, les documents stockés sont porteurs d'un grand nombre de connaissances scientifiques importantes. La question n'est alors pas tant de savoir où retrouver le document intéressant, mais de savoir où est l'information recherchée. Ce sont les outils d'extraction de connaissances, de type Google, qui seront alors les plus adaptés. Dans le secteur industriel en particulier, ces fonctionnalités d'avenir sont déjà très demandées."
Révolution dans l'impression
"D'un métier historique de fabricant de systèmes d'impression, nous sommes plutôt devenus un fournisseur de solutions d'impression au sens des solutions qui englobent l'acte d'impression en elle-même, ainsi que des services associés", indique Christophe Laurent, chef de marché Solutions au sein de Konica Minolta Business Solutions France. Une évolution qui résume le virage qu'adoptent bon nombre d'acteurs du domaine sous l'effet de la dématérialisation documentaire qui gagne du terrain à grande vitesse. Le Syndicat National des Entreprises de Solutions et Systèmes d'Information et d'Impression (SNESSII) assure que les fabricants d'imprimantes doivent aujourd'hui faire connaître leur place d'acteurs proposant des services globaux aux côtés des éditeurs de logiciels, des prestataires de services informatiques et de l'ensemble de l'industrie IT. Dans un récent livre blanc, le SNESSII souligne que "la dénomination "marché de la bureautique" est obsolète, tout comme la notion de "solutions et systèmes d'impression" est restrictive." Il estime que ses adhérents s'affirment comme véritables prestataires de services à forte valeur ajoutée, incluant les services relatifs à la dématérialisation et la GED.
"L'intégration des documents au sein des systèmes d'information et la gestion associée sont aujourd'hui au coeur de notre activité", confirme Christophe Laurent. "Nous proposons par exemple une automatisation en matière de numérisation documentaire : grâce à la reconnaissance de caractères, un document scanné peut être classé automatiquement dans le bon dossier en fonction du nom indiqué sur celui-ci. Des modules ont été développés pour interpréter les informations pertinentes d'un document selon les besoins, par exemple pour procéder à de la gestion de courrier entrant, de la gestion de factures et déclencher des processus avec des workflows de validation, du classement, de la sécurisation, du partage."
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