[Tribune] "Pour plus de 70% des décideurs achats, les relations avec la direction juridique ne sont pas optimales"

Les relations entre acheteurs et juristes restent un sujet sensible... En effet, entre la rigidité des modèles de contrats et le manque de disponibilité des juristes, les acheteurs peinent à trouver leur place et à construire une relation efficace. Kurt Salmon, en partenariat avec le cabinet +Avocats, a sondé une centaine de décideurs achats, principalement issus de grands groupes français. Leurs réponses dressent un état des lieux critique des relations entre direction achats et direction juridiques.

Outils, environnement et disponibilités : trois facteurs limitants des relations acheteurs/juristes

Plus de 70% des décideurs achats s'accordent à dire que leur relation avec la direction juridique n'est pas optimale. Trois raisons principales sont citées :

- Tout d'abord, la collaboration avec les juristes est rendue difficile par leur manque de disponibilités et intervient de facto trop tard dans le processus d'achat.

- Par ailleurs, la moitié des décideurs achats considère que les priorités des deux directions divergent et qualifient la fonction juridique "éloignée du business".

- Enfin, pour un tiers des directions achats, l'absence ou l'inadéquation des outils (contrathèque, gestion des contrats types, etc.) à disposition des acheteurs et des juristes constituent un frein à leur bonne collaboration.

Des contrats types mal adaptés à la relation donneur d'ordre/fournisseur

Plus d'un tiers des directeurs achats considère que les modèles de contrats proposés par les juristes ne sont pas adaptés à leurs pratiques en matière d'achats et de négociation.

La principale raison évoquée est la lourdeur juridique ainsi que le manque de flexibilité des contrats types qui sont déconnectés de la réalité économique et peuvent être des freins à la relation fournisseur. Par exemple, les juristes ont tendance à faire reposer la totalité des responsabilités sur les fournisseurs limitant ainsi les possibilités d'une relation saine avec les fournisseurs.

Des organisations en difficulté pour gérer les risques RSE, pénaux et les litiges fournisseurs

Les problèmes de relation entre les deux directions peuvent impliquer d'importants risques pour les organisations. En tête de ces derniers, les problématiques RSE. En effet, 54% des sondés considèrent que leur organisation n'est pas apte à gérer correctement les risques sociaux, environnementaux, et sociétaux.

Viennent ensuite les risques pénaux sur lesquels près d'un tiers des décideurs achats ne se sentent pas correctement couverts. Les litiges fournisseurs représentent un réel risque financier. Dans plus de 10% des cas ces derniers ont coûté plus d'un demi-million d'euros sur les 36 derniers mois. Aussi, 20% des décideurs achats déclarent ne pas mesurer l'impact financier des litiges fournisseurs.

Autre enjeu de taille, plus de 70% des directions achats déclarent ne jamais avoir évalué l'impact de l'absence ou du défaut de gestion de leurs contrats (négociation, suivi exécution, vie des contrats). Pourtant, sur les 30% restant, certains estiment que les impacts financiers ont pu dépasser les 10 millions d'euros par an.

Conscientes des risques, les directions achats mettent en place des actions correctrices

Plusieurs pistes d'amélioration de la gestion des risques juridiques sont explorées par les décisionnaires achats.

L'une d'entre elles est de favoriser la proximité et le dialogue entre acheteurs et juristes en positionnant la direction juridique comme un réel "business partner" : former des binômes, réaliser des négociations fournisseurs en présence de juristes, voire intégrer des juristes dans les équipes d'acheteurs.

D'autres optent pour la formation : 63% des organisations ont déjà dispensé des formations spécifiques sur le thème juridique aux acheteurs. Pourtant, moins de 10% des organisations interrogées estiment que les acheteurs doivent monter en compétence juridique afin de gérer les négociations contractuelles de bout en bout et en toute autonomie.

Des enjeux nécessitant des transformation d'organisation, de processus et d'outils

La complexité du lien acheteurs / juristes est bien connue puisque 71% des décideurs achats déclarent que leur management est sensibilisé au sujet.

Les grands enjeux de demain se divisent en deux catégories. Les premiers sont de permettre à ces directions de travailler ensemble et d'avoir une vision commune. Cela passe nécessairement par une meilleure communication, une simplification et une fluidification des process et des échanges.

Ensuite, la fonction achats exprime des besoins clairs d'optimisation de la maîtrise de ses risques règlementaires, RSE et pénaux. En plus d'une professionnalisation et d'une montée en maturité des acheteurs sur le sujet, les directions juridiques doivent se positionner en partenaires clés pour gérer ces risques.

La réponse à ces problématiques passe par des transformations fortes en termes d'organisation (intégration des équipes d'acheteurs et de juristes, professionnalisation des acheteurs et meilleure compréhension des problématiques de relation fournisseur par les juristes...), de processus (définition des règles de sollicitations des juristes, seuils, délais de contractualisation...) et d'outils (refonte des contrats types, contrathèque...)