[Avis d'expert] Comment optimiser vos réunions à distance

Angoissé(e) par la technicité de la visioconférence ? Dévasté(e) par le manque d'impact de vos derniers webinars ? Afin que cette période imprévisible n'impacte pas démesurément les plannings et l'avancée des projets, nous devons apprendre à optimiser les réunions de travail en ligne.

1) Bien préparer sa réunion en ligne

Pour une réunion virtuelle efficace, anticipez le lieu le plus adapté pour la faire. L'idéal ? Un lieu calme, avec une bonne connexion internet et une lumière agréable, bien utile si vous optez pour l'option vidéo. N'oubliez pas de vérifier l'arrière-plan. Certains outils de visioconférence permettent de le flouter, ce qui évite que les autres voient l'étendoir à linge qui trône derrière vous ! Vérifiez aussi le bon fonctionnement de votre matériel (webcam, micro). La planification de la réunion à distance présente un avantage : les participants peuvent se mettre d'accord plus facilement dans la mesure où elle peut se tenir quel que soit l'endroit où ils se trouvent. Seul bémol : vérifier la faisabilité dans le cas de fuseaux horaires différents.

Préparez et communiquez le contenu

Comme toute réunion, la préparation est la clé, mais les séances à distances sont plus difficiles à animer.

· Préparez une liste des sujets à aborder et envoyez-là aux participants. Cette trame permet de rester concentré sur son sujet et de n'oublier aucun point.

· Partagez en amont vos fichiers avec les participants sur un serveur cloud, un drive, ou dans un mail avec le lien de connexion à la réunion. Un support visuel aidera à optimiser les échanges et la compréhension de chacun pendant la réunion. Par contre, inutile de s'attendre à ce que chacun ait pris connaissance des documents avant la réunion. Mieux vaut prévoir le temps pour les commenter ensemble pendant la réunion

· Si ce n'est vous, désignez une personne en charge du compte-rendu.

2) Adoptez une attitude dynamique pour animer une réunion en ligne

Passons à la réunion en elle-même maintenant... Pour optimiser et animer efficacement une réunion à distance, il faut absolument endosser une attitude dynamique, même lorsqu'on est en ligne chacun chez soi.

En tant qu'animateur, vous devez déployer plus d'énergie pour capter suffisamment l'attention. Il faut éviter que les clients et collaborateurs soient déconcentrés par l'environnement dans lequel ils sont. Encore plus que dans les réunions physiques, vous devez :

· Offrir à chacun un temps d'accueil personnalisé, l'équivalent du café d'entrée préalable à une réunion physique par exemple

· Prévoir au besoin un temps de présentation individuel,

· Accorder des temps de parole à chacun (si possible égal),

· Choisir des supports visuels favorisant la compréhension et l'attention, quitte à les modifier pour les besoins de la visioconférence,

· Impliquer les participants en posant un maximum de questions, et ainsi accroître la concentration de chacun.

Un ton de voix dynamique, le rythme d'enchainement des sujets, la participation de chacun, apportera de l'élan et augmentera l'implication des participants.

3) Comment choisir un outil de réunion en ligne ?

Si la réunion à distance est bien utile, elle peut néanmoins être un peu stressante pour un novice, notamment dans l'utilisation des outils. Il en existe une multitude, permettant de faire des visio-conférences, mais aussi des classes virtuelles pour des formations en ligne.

· Pour choisir l'outil le plus pertinent et adapté à la situation, commencez par vous poser les bonnes questions : combien de personnes participent à la réunion ? Quelle est sa durée estimée ? Quel est son objectif ?

Vous pourrez ensuite choisir en fonction de critères d'ordre plutôt techniques :

· Les fonctionnalités : nombre de participants, option chat, audio et/ou vidéo, possibilité de partager et commenter des documents en simultané, système de sondage en ligne et fonction de vote à distance, fonctionnalité whiteboard virtuel, espace collaboratif, tableau de bord et statistiques... chaque outil de réunion à distance propose des fonctionnalités et des options distinctes. Il est important de s'y référer pour choisir une solution adaptée.

· La facilité d'utilisation : une interface attractive et un mode de fonctionnement intuitif sont à privilégier, d'autant plus avec des participants peu habitués aux technologies numériques.

· La sécurité des données : la grande majorité des outils de réunion à distance proposent des systèmes de sécurité de nature à assurer la confidentialité des données et l'absence de " fuites " d'informations. Pour un cryptage renforcé, veillez à privilégier ce critère pour bien choisir votre outil de réunion en ligne. N'hésitez pas à solliciter les équipes techniques, ils sauront vous aiguiller sur les bonnes pratiques à suivre, et vous indiqueront sûrement les outils qu'ils préconiseraient eux, au vu des activités et de l'organisation de l'entreprise.

Cinq logiciels gratuits et répandus qui répondent à ces critères

Des éditeurs de logiciels proposent des licences gratuites et adaptent leurs plans payants pour pouvoir travailler à distance pendant la crise sanitaire. Une tendance du marché assez forte : le besoin de collaborer encore plus avec un niveau d'exigence élevé côté simplicité. Bref, des outils-plateformes qui unifient les usages et s'intègrent à la façon de travailler.

1. Google Meet permet aux entreprises d'organiser des vidéoconférences facilement, jusqu'à 250 participants par appel. Le plus : vous pouvez enregistrer vos réunions sur Google Drive, pratique pour les services qui ont déjà l'habitude d'y partager leurs fichiers.

2. Cisco Webex a vu son offre gratuite moins limitée depuis la crise. Il permet d'organiser un webinar ou une réunion en ligne sans limite de temps et jusqu'à 100 participants, ce qui était réservé aux offres payantes avant la crise Coronavirus.

3. Zoom propose des réunions en ligne, des webinaires et une plateforme de messagerie instantanée. Il propose une version gratuite limitée à 100 participants et 40 minutes par conférence. Les plus : une qualité voix et vidéo HD, un affichage automatique de l'intervenant actif, le partage d'écran, l'arrière-plan virtuel...

4. Véritable réseau social d'entreprise, Microsoft Teams offre une multitude de fonctionnalités pratiques : des conversations et des recherches illimitées, des appels vidéo, le stockage de fichiers ou encore le travail collaboratif en temps réel avec la suite Office 365. La version premium de Microsoft Teams est proposée gratuitement pour une durée de 6 mois. La limite du nombre d'utilisateurs a également été supprimée pour répondre aux besoins actuels.

5. L'alternative française, Livestorm, a l'avantage de ne pas être une application à télécharger, mais être intégré dans le navigateur web de l'utilisateur. Les échanges y sont par conséquent encryptés par défaut. Vous pouvez y animer des webinars et y organiser vos réunions en ligne. En version gratuite, les inscrits sont limités à 10 avec une durée maximale de 20 minutes de live.

4) Ne pas négliger "l'après" réunion à distance

Enfin, notre dernier conseil pour une réunion à distance réussie est de ne pas sous-estimer "l'après réunion".

À la différence d'une réunion classique, il est moins facile de débriefer de vive voix à la fin. C'est pour cette raison que nous vous évoquions en préparation de prévoir qui fera le compte-rendu pour récapituler les points principaux abordés (le plus souvent l'organisateur).

Le compte-rendu est un bon moyen pour s'assurer que tout le monde ait bien compris les grandes lignes de la réunion, et les retienne ! Mieux encore : une trace écrite permet aux participants de s'y référer à tout moment et d'éviter ainsi toute confusion, incompréhension ou perte d'information !

Après la réunion, vous pouvez faire un point sur les outils que vous utilisez. Si l'expérience montre que l'un d'eux n'était pas adapté (bugs, connexion laborieuse...) ou si l'organisation n'est pas idéale (trop de hors-sujet, de points oubliés...), réfléchissez à d'autres méthodes pour votre prochaine réunion à distance.

Une réunion à distance demande une très grande rigueur : bonne organisation en amont, sujets clairement définis impliquant les participants, maîtrise des technologies et reporting adapté sont les piliers d'une réunion à distance efficace ! Si vous gardez ces 4 conseils en tête, votre réunion virtuelle a toutes les chances d'être aussi, voire plus, efficace qu'une réunion classique.

Pour en savoir plus

Nicolas Dugay est un expert en préparation mentale et performance commerciale pour Booster Academy, auteur de nombreux livres sur le sujet.