Quand les achats trouvent 20 millions d'économie

La 20e conférence de l'ONU sur le changement climatique (COP 20) aura lieu à Lima, au Pérou, du 4 au 12 décembre prochain. 12 000 participants y sont attendus. Les structures temporaires destinées à les accueillir, intégrant tous les aménagements intérieurs, vont être érigées de toute pièces par une entreprise française : GL events. Ce groupe, spécialisé dans l'ingénierie globale de l'événement, a remporté le marché pour 50 millions d'euros. Initialement, le projet présenté tablait sur un budget de 70 millions d'euros. Retoqué. "Ce sont les achats qui ont réalisé une part significative du travail pour arriver au budget de 50 millions", précise Stéphane Vissac, en charge des achats du Groupe GL events.

Installer une ville éphémère de 80 000 m² dans le quartier général de l'armée péruvienne

GL events est chargé d'installer une ville éphémère de 80 000 m² dans l'enceinte du quartier général de l'armée péruvienne. Un marché à la mesure de ce global provider. "Nous sommes plus forts lorsque nous répondons de façon globale car nous sommes multimétier et donc multi-expertise, ce que recherche très souvent nos clients. C'est notre force." Pour parvenir à faire baisser les coûts et enlever ce marché, les acheteurs ont joué sur deux leviers: "Nous avons fait un travail très important sur le redimensionnement du besoin client et la recherche de solutions, sans dégrader la qualité, et avec les fournisseurs locaux pour trouver des adaptations techniques", raconte Stéphane Vissac.

"Pour répondre de façon optimisée, nous avons tissé des partenariats avec des fournisseurs à la fois locaux et internationaux." GL events a néanmoins fait en sorte d'optimiser la part d'utilisation de son propre matériel. La société envoie l'équivalent de 300 semi-remorques de matériel sur ce projet. "Sur 55 000m² de structure à monter, les 2/3 viennent de chez nous".

"Nous livrons, sur ce dossier des métiers très techniques (datacenter, vidéoconference, wifi, distribution hydraulique, ...) qui ne sont pas nécessairement dans le core business de l'entreprise et sur lesquels le rôle des achats a été fondamental pour capter de l'information et tirer la performance", explique Romain Favre, le directeur des achats Amérique du Sud, basé au Brésil.

Un sourcing compliqué

Pour trouver des fournisseurs locaux sur des catégories d'achats très spécifiques (installateurs de structures temporaires, installateurs de climatisation, distribution électrique, mobilier par exemple), la direction achats s'est appuyée sur des contacts locaux (client ONU, consulat, partenaire commercial, etc) qui ont permis d'identifier des pistes suffisamment fortes. Elle a travaillé avec une équipe d'acheteurs trilingues capable de s'adapter rapidement et disposant déjà au Brésil d'une expérience forte des grands projets internationaux (RIO+20, Journées Mondiales de la Jeunesse, Coupe des Confédérations FIFA 2013, Coupe du Monde FIFA 2014, etc).

Les acheteurs et chefs de projets ont aussi fait des recherches sur des plateformes dédiés et se sont rendus sur place pour qualifier les prestataires. "Au départ", raconte Stéphane Vissac, "nous nous sommes tournés vers des fournisseurs américains ou brésiliens parce qu'il nous était plus facile de les sourcer". Pour des raisons économiques, GL events a finalement cherché plus proche. "Il a alors fallu jouer avec les sensibilités culturelles locales et notamment la rivalité ancienne entre Chili et Pérou qui a permis de challenger des fournisseurs péruviens et gagner en compétitivité via les efforts accrus qu'ils ont fourni pour ne pas manquer de participer à l'événement".

Enfin, GL events a monté un partenariat avec une agence événementielle péruvienne pour pouvoir répondre à ce projet. Elle apportait sa connaissance du marché local et nous, notre expertise sur ce type de grands événements. "C'est ensemble que nous avons répondu à ce dossier", raconte Stéphane Vissac.

Les procédures contractuelles ont été allégées

Les prestataires devaient être opérationnels de suite. "Sur ce type de projets, nous n'avons pas le temps de former nos fournisseurs pour les faire monter en compétences. Dans ce type d'exercice, entre le moment où l'appel d'offres sort et le dépôt des dossiers, nous avons entre un et deux mois pour travailler. C'est très court." Une fois les fournisseurs trouvés et les acheteurs sûrs de leur capacité à répondre au marché, GL events a mis en place des accords, tout en allégeant les procédures contractuelles afin de s'adapter au marché local mais "avec une attention particulière concernant la responsabilité sociale et environnementale des sous-traitants sélectionnés", souligne Stéphane Vissac.

Fidéliser ses fournisseurs ? Pas toujours !

Contrairement à d'autres directions achats, celle de GL events ne se préoccupe pas toujours, et surtout pour ce type de projet, de fidéliser ses fournisseurs car elle travaille beaucoup en "one shot", avec peu de récurrences. Du coup, "nous n'évaluons pas systématiquement tous nos fournisseurs", reconnait le responsable achats.

Cependant, et grâce à ce projet, GL events a pour objectif de développer sa présence à moyen et long terme au Pérou comme dans d'autres pays d'Amérique du Sud (Brésil, Chili, etc), et se doit de créer une base fournisseurs forte et compétitive pour répondre aux besoins récurrents en grands évènements jusqu'à 2020. "Nous utilisons cette magnifique opportunité qu'est le projet du COP 20 pour avoir une connaissance accrue des marchés chilien et péruvien, développer ces nouveaux fournisseurs et les former aux exigences des grands événements dans la perspective de retravailler ensemble dès 2015 sur d'autres dossiers", précise Romain Favre.

Et pour mesurer la performance achats...

Et pour mesurer la performance du service sur des achats spécifiques -sur ce projet comme sur les autres -, GL events fonctionne avec "une pré-rentabilité (budget) définie sur ses dossiers. Tout au long du projet, les achats suivent cette pré-rentabilité et font en sorte d'optimiser les coûts des différents postes de dépenses. Au final, "on mesure la performance achat en fonctions des gains réalisés sur chaque poste et sur l'optimisation de la MCV (marge sur coûts variables)", explique Stéphane Vissac. "Ainsi, je pense que l'on évalue et valorise bien de cette façon le travail de la fonction achat, tout en utilisant un "langage" compréhensible pour la finance et le commerce", conclut-il.

GL events, groupe intégré des métiers de l'événement, se développe sur trois grands segments : l'organisation d'événements, la gestion d'espaces événementiels et les services pour salons, congrès et événements.