Comment la RPA permet aux CPO et CFO de collaborer au service de la transformation des business models et de l'efficacité opérationnelle

En utilisant des logiciels "robots" pour accomplir les actions manuelles, répétitives et chronophages faites jusqu'alors par les humains, la RPA est en passe de modifier en profondeur l'organisation des entreprises. Les CPO et CFO qui gèrent de nombreuses tâches éligibles à la RPA sont donc en première ligne pour adopter cette technologie et accompagner la transformation digitale de leurs entreprises.

CPO-CFO, mêmes combats?

Les directeurs achats et les directeurs financiers mènent leurs actions en parallèle, sans jamais vraiment échanger sur leurs problématiques et leurs objectifs. Pourtant, ces deux fonctions partagent des ambitions très proches car elles sont directement concernées par les objectifs de performance des entreprises et de transformation de leurs business models.

Des enjeux communs

Depuis de nombreuses années, la réduction des coûts est devenue le Saint Graal des CPO et les CFO. De la rationalisation du portfolio de fournisseurs au traitement automatisé des factures, chacun a trouvé des leviers pour diminuer les dépenses, sécuriser le cash et contribuer à la santé financière de leurs entreprises.

Accroître l'efficacité opérationnelle - autrement dit faire plus avec moins - est un autre objectif commun. Le renforcement de la concurrence, le développement de nouveaux types de consommation, l'accélération des processus de supply chain ont contraint ces deux départements à s'engager sur la voie de la productivité, de la rationalisation et de l'optimisation. La mise en place de CSP finance et achats est une des réponses à cette recherche d'efficience.

Plus récemment, la gestion des risques, et en particulier la gestion du risque fournisseurs, a ouvert la voie de la collaboration entre les directions achats et finance. Les multiples cas de fraude, les manquements graves aux exigences RSE ou les défaillances non anticipées, renforcées par les exigences légales (comme la Loi Sapin 2), ont mis en lumière la nécessité de mettre en place un véritable système de gestion des risques lié aux tiers.

L'impact positif d'une étroite collaboration entre les CPO et les CFO sur la performance de l'entreprise n'est donc plus à démontrer. Elle sera d'autant plus déterminante dans les années à venir pour engager et accélérer la digitalisation des processus de back office.

Les défis de demain

Réinventer les business models

Les directions des achats et les directions financières ont un rôle majeur à jouer pour réinventer les business models. Chacune dans son domaine doit devenir le promoteur de l'innovation dans l'entreprise et accompagner la digitalisation des processus. Pour cela, elles doivent donc jouer pleinement leur rôle de business partner et se recentrer sur la création de valeur :

-La plateformisation des économies requière d'accélérer les cycles d'achats - pour au final, accélérer le time-to-market et les cycles d'innovation. Plus les cycles d'achats seront accélérés, plus le business sera en mesure de mettre sur le marché des produits innovants et d'être réactif par rapport aux comportements d'achat.

-L'impact de l'image sociale de l'entreprise renforce l'attention prêtée aux exigences éthiques des fournisseurs qui jouent sur l'appétence consommateur et, in fine, la valorisation de l'entreprise.

- Les analyses data et l'IoT permettent de joindre les besoins opérationnels avec la supply chain et la finance. Par exemple : dans une société industrielle du secteur de la métallurgie, des conteneurs connectés permettent d'identifier les besoins de maintenance, de ravitaillement lorsque ceux-ci se vident, mais aussi de faire le lien avec les prévisions d'achats et charges afférentes. La Digital Supply Chain est l'affaire de tous, des acheteurs comme des financiers, en passant par les opérationnels business.

Maîtriser et gouverner la donnée

La data constitue un autre défi de taille que devront relever les CPO et les CFO dans les années à venir. En effet, maîtriser les données - en particulier les données fournisseurs - génère à la fois des économies, en évitant les dépenses inutiles (comme les amendes pour retard de paiement ou la fraude), mais aussi des revenus additionnels provenant des remises pour paiements anticipés, de la renégociation de contrats ou de la gestion optimisée de la trésorerie. Pour les financiers et les acheteurs, la donnée est donc la matière première indispensable au pilotage de la performance.

Une prise de conscience est donc nécessaire pour faire de la qualité des données LE dossier prioritaire dans les organisations. D'ailleurs, la mauvaise qualité des données et le manque d'accessibilité de celles-ci constituent les principaux freins à la digitalisation des processus, ce que nous constatons pour une grande majorité de nos clients.

Anticiper les impacts RH

Enfin, il faut souligner qu'aucun de ces challenges externes ne pourra être réussi si les CPO et les CFO sous-estiment les impacts RH liés à la transformation digitale. Chacun d'eux est confronté à une double problématique :

-Anticiper et maîtriser les profondes mutations des métiers et des organisations ; ce qui implique de faire évoluer les compétences de leurs équipes, de redéfinir leurs missions et surtout d'accompagner ces changements pour conserver l'engagement de leurs collaborateurs.

- Faire face à la pénurie des talents en mettant en place très rapidement des actions pour attirer et surtout fidéliser les nouveaux collaborateurs qui seront le moteur de la transformation.

Les bénéfices de la RPA

Face à ces enjeux humains, la suppression des tâches manuelles et répétitives avec la robotisation se révèle être un véritable atout pour améliorer la satisfaction des collaborateurs et attirer de nouveaux talents, notamment ceux de la génération Millénials particulièrement sensibles à l'intérêt de leurs missions et au bien-être au travail.

Une force digitale au service des CPO-CFO

En confiant les actions chronophages à une plateforme de RPA, le CPO et CFO se dotent d'assistants digitaux disponibles 7 jours/7 et 24 heures/24 pour faire gagner du temps à leurs collaborateurs, les décharger de tâches fastidieuses et garantir une meilleure fiabilité et traçabilité des processus.

Automatiser les processus P2P

Les cas d'usage majeurs à la croisée des fonctions CPO et CFO tournent autour du processus P2P (Procure-To-Pay). Il est généralement considéré que la robotisation du P2P permet de gagner de l'ordre de 25 à 40% de productivité sur une année, selon les processus automatisés et l'ampleur de la transformation par rapport à des processus manuels.

Dans ce contexte, la RPA intervient à deux niveaux complémentaires pour, d'une part fluidifier les processus transactionnels :

- La gestion des contenus et notamment du catalogue de produits et services référencés.

- La rédaction des projets de contrats (reprenant des modèles existants préétablis à alimenter) ainsi que l'évaluation des fournisseurs et prestations afférentes.

- Les demandes d'achats, avec leurs flots de circuits d'approbation, de reports de référents fournisseurs / produits.

- La génération des bons de commandes et réception de ceux-ci puis rapprochement avec la facture.

Et d'autre part, faciliter l'analyse des données :

- Analyse des dépenses ("spend analysis") : consolidation de sources, enrichissement de données, reporting.

-Constitution et analyse des budgets achats, avec une série de reports à nouveau et de combinaison de sources de données à consolider et de variances à tirer.

Une technologie complémentaire aux solutions S2P

Pour pallier la lourdeur des ERP, bon nombre d'entreprises ont déjà digitalisé les processus que nous venons de décrire en mettant en place des solutions de S2P (Source-To-Pay) ou de P2P (Procure-To-Pay). Cependant, force est de constater qu'il existe encore de nombreuses tâches manuelles qui ne sont pas gérées par ces solutions. Ce qui explique sans aucun doute qu'un nombre croissant d'entreprises ait recours à la RPA ces dernières années et ce phénomène n'est pas près de s'arrêter. Selon le Gartner, les dépenses mondiales en logiciels de RPA qui ont bondi de 63% en 2018 connaîtront une croissance à deux chiffres dans les prochaines années.

Pour illustrer notre propos, voici trois exemples très concrets de processus automatisables pour simplifier la vie des achats et de la finance :

- Téléchargement des factures des entreprises publiques (EDF...) : connexion au portail du fournisseur, téléchargement et dépôt du document dans un répertoire, envoi d'un mail à l'acheteur de la catégorie et au comptable fournisseurs.

- Création d'un compte fournisseur : saisie des données dans l'ERP, connexion à un site web (e-attestation, societe.com...) pour trouver le Siret, le numéro de TVA Intracom, le numéro de téléphone du standard...ou toute autre information disponible. Re-saisie des données dans la solution e-achat et envoi d'un mail pour confirmer la création du compte.

- Analyse des dépenses : connexion au compte fournisseurs dans la comptabilité, saisie des historiques de paiement dans un fichier Excel, saisie dans ce même fichier des prévisions d'achat pour les mois à venir issue de la solution de prévisions budgétaire, création d'un graphique des données sur 1 an.

En conclusion, la RPA est une technologie qui va s'imposer rapidement aux CPO et CFO car elle répond parfaitement à leurs enjeux majeurs que sont l'efficacité opérationnelle, la sécurité, la réduction des coûts et la satisfaction des collaborateurs. De nombreuses entreprises ont déjà franchi le pas de la RPA et pas seulement les banques ou les grands groupes. D'ailleurs, les directions générales observent avec attention la célérité des CPO et des CFO à adopter cette technologie dans leurs services. La question n'est donc pas "Faut-il intégrer la RPA" mais plutôt "Quand et comment commencer ?".

C'est pourquoi le déploiement de cette solution se doit d'être correctement orchestré. Un démarrage réussi et une bonne gestion du projet au long cours sont donc clés. Dans notre prochain article, nous évoquerons les conseils pour la mise en oeuvre des premiers robots et les bonnes pratiques pour le passage à l'échelle.

Lire aussi:

La collaboration achats / finance peine à se généraliser

Directeurs achats et financiers : des business partners en mal de communication

[Tribune] Achats - finance : collaborer pour anticiper les défaillances de fournisseurs