Achats publics : négociation et sourcing, des nouveaux outils à manier avec précaution

"Nous pratiquons le sourcing maintenant que la pratique est consacrée mais cependant il faut être extrêmement vigilant", explique Aude Boilley-Rayroles directrice achat centraux, hôteliers, alimentaires et technologiques au sein de l'AP-HP à l'occasion du colloque organisé par l'APASP. Ainsi,le sourcing est désormais autorisé d'après l'article 4 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016, deux ans après que le Conseil d'État en ait autorisé la pratique.

Le sourcing crée ainsi de nouvelles relations entre l'acheteur public et ses fournisseurs. Une évidence pour la directrice achats de l'AP-HP : "La fonction achat est créatrice de revenu si elle est partie prenante dans la relation fournisseur. Elle doit exister dans le dialogue c'est une nécessité".

Formaliser sa stratégie de sourcing

Pour elle, cette nouvelle opportunité de sourcing permet de "d'améliorer la performance et de mieux déterminer les besoins grâce à une meilleure identification du tissu économique". Et "faire du sourcing doit permettre une réingénierie du cahier des charges et de mieux structurer le process". Il ne doit pas se limiter "à vendre son cahier des charges auprès des fournisseurs", de l'avis d'Aude Boilley-Rayroles. Ainsi, "la stratégie de sourcing doit être formalisée en amont pour la partager et la consolider".

Enfin, le sourcing est aussi une "bonne façon de permettre à des entreprises de se faire connaître". Ainsi, le temps de sourcing doit être "un temps de rencontre de confrontation de deux entités".

Pour cela, elle conseille que les rencontres avec les fournisseurs aient lieu bien avant la publication du DCE soit "suffisamment en amont pour amener de la réflexion". Cela mobilise au moins 2 collaborateurs à l'AP-HP "pour éviter un huis-clos" et être préparé pour recueillir les informations attendues et "faire l'objet d'un compte-rendu écrit".

Pour les informer au mieux, la directrice achats suggère de savoir comment on se situe dans la stratégie fournisseurs des répondants au marché, leur expliquer les (nouvelles) règles de la commande publique (démat, ...), mais aussi sur le circuit d'achat et d'approvisionnement de sa structure. Elle conseille également de convier le titulaire du marché en cours et ses sous-traitants pour les besoins récurrents. Il s'agit aussi de rencontrer les fournisseurs avec l'aide des CCI.

Elle cite également le sourcing comme l'opportunité d'étayer la stratégie d'allotissement, tester les formes de prix et les formules de révision envisagées, étayer le choix des critères de jugement et leur pondération mais aussi mieux percevoir les contraintes liées aux pratiques de la collectivité ("savoir comment on est perçu par les fournisseurs"). Côté pratique, il s'agit aussi de savoir comment organiser au mieux le traitement des propositions spontanées des entreprises.

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Le colloque sur la réforme des marchés publics organisé par l'Association Pour l'Achat dans les Services Publics (APASP).